口座自動引落のものの決算期の処理について

質問

いつもお世話になっております。
３月決算の会社なのでもうすぐ決算書類等の作成に入ります。前任者からの引継ぎも100％ではないのでいろいろ処理の仕方で異なる点が発覚してきて、迷っていることがあります。
たとえば、毎月発生した費用でも自動的に翌月に引落としとなっている費用は結構皆さんの会社でもあると思うのですが、（例えば、新聞代や電気代、水道代、電話代など結構細かくあります。）これらもきっちり、決算月は未払いで計上しているものでしょうか？私自身としては、かえって煩雑になりそうなので、そういう処理はせずに毎月引き落とされたときに費用とする形にしたいのですが（従来３月末に引き落とされるものが土日で４月になった場合は未払い計上しますが）、間違ってますでしょうか。金額の大きさとかも関係するのでしょうか？
前任者はその辺はまちまちです。というのも、上記にあげたものはどうやら、そのまま引落のときに費用化しているようなのですが、その中のひとつに弊社は建設会社で工事の保証を申し込んだ際に保証料が発生しまして、これも翌月に自動引落になっているのですが、前任者はこれは期末は未払であげているようなんです。確かに毎月必ず発生するというものではないのですが（工事を請け負った際に発生するので、保証対象の請負工事が無い月は発生しません）、翌月の自動引落となっているので、前任者から引き継いで始めての決算では未払いでは私はあげておりませんでした。私としてはこれを未払いであげるのなら、他の翌月引落のものも未払いであげないといけないのか？となって混乱するといけないと思い未払いにはしなかったのですが、、、。アスクルの事務用品費なんかも同様です。皆さんはどうされてますでしょうか？何か基準等があるのでしょうか？
またそれを踏まえての今後なんですが、私が担当するようになってから初めての決算では、未払いにあげませんでしたので、今回（担当２回目）の決算でも、もうそれで継続していったほうがむしろいいのか、いや、前任者のやり方に戻すべきか迷っております（つまり今期に費用が多くなる。）。
（継続性からすると一旦変えたものをまた戻すのはあまりよくないような気もしますし）
金額的には保証料、アスクルともに５万円程度でした。（もちろん前期末がたまたまそうであって、月によって金額が変わりますので、毎期末それぐらいとは限らないのですが。まあ、さすがに月によって、この１０倍にもなるとかはないと思います。）。
引落とし時に処理していいのは、毎月必ず発生するものものとか、金額のある程度の一定性が要求されるのでしょうか？
アドバイスお願いいたします。

回答No.2

noname#77757 · ベストアンサー

大変ですが頑張ってください。御社のように建設会社は普通の会社と違うので企業会計原則などのルール通りにならない経理処理があると思いますので、何度でもたずねてください。

(1)契約書・保証料また請求書のようなもの・・・・負債計上をする。
(2)工事用電力量料金は請求書が来るはず・・・・・負債計上。
(3)事務所（詰め所）等の電気料は使用明細あり・・・・費用処理。
(4)アスクル（小額の必要品等と思います）契約も請求書も来ないまとめて買うから高額になる事かな？・・・・即費用処理でよいです。

※さて〆日と月末引き落としと期末を挟んだ処理に入ります。相手と自社の〆と締め日や支払い日等が違うのでなかなか思うようにならない。
（それから、〆＝帳簿等金額の場合。会社の経理関連等は締め切です）

質問者ｍａｉｄｅｎさんの〆は例えば３／３１日に帳簿の〆をして３／３１日に引き落としはできません。たぶん３・３１日〆を４月１０日に締め切る（つまり扱いなどを打ち切る）と言うことです。

Ａ・締め日が１０日で月末日で引き落とし・・・・問題ありません。
Ｂ・あなたの会社は例えば３月３１日〆の翌４月３０日締め日なら一ヶ月遅れの締め日に過ぎないのです。
Ｃ・Ａ・Ｂから考えると締め日を１０・２０・２５・月末にすれば取引相手が多数あっても処理出来ると思います。
Ｄ・月末でも期末でも請求書にも基づいて負債計上してください。
Ｅ・１日～１０日とか１１日～月末に分けない。先月分（１日～月末日）の請求書が当月の１０日に届いたら請求書の金額で先月分で計上してください。
（手書きでも電算処理でも月末日迄分を月末日に締め切り手続きや経理処理は出来ないと思います。普通は１０日までに先月末日付で処理をするはずです。）
Ｆ・この事から１０・２０・２５・月末と締め切り日があればたいていの取引は処理できます。
Ｇ・期末締め切りは翌期の最初の締め日（４月１０日）迄に（もし決算期が３月３１日なら）あわせて経理処理を行います。
※見ていないのでよく把握できないので一応参考で見てください。

お礼

回答ありがとうございます。とても丁寧に回答していただき恐縮です。
請求書が来るものに関してはわざわざ内容を日割りに分けたりする必要は無いようですね。
あとは、原則を把握した上で、重要性、継続性等を考慮して処理して行こうと思います。
ありがとうございました。

回答No.1

noname#77757

※これは会社によって異なるのであくまでも参考にしてください。この辺りを考慮して読解ください。また簿記の基本である(1)Ｐ／Ｌ(2)Ｂ／Ｓはなぜ作成するか理解していると言う前提で少し書いてみます。

※決算は一期というスパンで年計としている場合(1)と(2)の形で決算報告書を作成します。このことから祭日・休日がはさむ、とか、はさまない、とかは関係ありません。翌月自動引き落としなのでだとか、決算期に負債科目に計上が煩雑・面倒等々の考えは、簿記（仕訳経理処理）管理の意味がないことになります。

※建設会社なので前任者は保証債務を計上していたとの事ですが、正解です。自動引き落としを信じて、計上もしないで、間違いが発生した場合その処理は厄介なことになります。

※簿記とは何か取引とは何かを考えたとき、取引相手・どうして自動引き落としされたのかを確認するのが経理担当なのです。上の(1)と(2)はどうして必要か請求書・領収書は何故必要か再確認してください。

＞初歩的なアドバイス・・・・毎月発生する、やや決まった金額の電気料・ガス料・水道料・電話料・新聞料等々で小額のものは費用処理でいいでしょう。これら金額は上記(1)や(2)に波及することは少ないと思うので翌月。また決算期であっても費用処理でよいと思います。
最後の方の下から５～６行上に保証料５万円（金額に変動あり）と書いてありますが、このようなものは計上すべきです。

＞建設会社なので現場で使用する電気・水道・電話料等々は費用処理でなく負債科目に計上すことを確認してください。

＞実際に見ていないので、あくまでも推測でアドバイスしていますので参考にしてください。取引に関連するものは振替計上。小額な新聞他は費用処理と思って処理すれば、煩雑な仕事を省けると思います。ただ、経理は正しいくて当たり前ですから、そのつもりで頑張ってください。

お礼

回答ありがとうございます。
保証料については、前期は期末に費用化しなかったんです（うっかりしてたというのもあって）が、今期からはやはり未払い計上したほうがいいようですね。そのようにしたいと思います。
taisetu様にもう少しお聞きしたいのですが、例えば質問文中のアスクルなどは、電気料等と同じ考えでもいいものでしょうか？（金額的には５万円前後でほぼ毎月なんですが。）
未払いであげたほうが間違いないとは思うのですが、未払いであげる場合、次に考えるのが、〆日が１０日でその月の月末に引落としになってるんです。（弊社は月末〆）
そのような場合、期末の場合は４月に来る請求書から、残りの3/11～31購入分も費用化すべきなのか、もう次の請求分も一括費用化するのか（3/11～4/10）なんですが、、、。過去の帳簿をみても、日割りで費用を抜き出しているような形跡は無かったのですが、どう処理すればよろしいでしょうか？