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部門別に経費を計上したいのですが・・・
以前にも質問させていただいたものですが・・・ 前任者が急病で倒れ、わかる人が社内には誰もいないのです。 郵便切手を購入します、例えば80円切手を50枚とします。 通信費4,000/現金4,000と総勘定元帳に記帳しますよね。 通信費の欄なのですが、4,000の横にＡ部門1,600、Ｂ部門800Ｃ部門400Ｄ部門1,200と記載されているのです。 どうやって計算して部門別の数値をだしているのか謎で～ 購入した時点では、そんなふうにピッタリと郵便物を出していないし。 在庫枚数が少なくなった時点で、購入しているようなのですが、領収書が無い時や、購入した時点で、元帳に計上していなくて、日がずれている時もあります。 ヒントになるものは無いかと、資料をさがしていたら毎日、Ａ部門は80円切手を何枚使用したかというようなメモが出てきました。そのメモをもとに、購入枚数に使用枚数を充てて、もし使用枚数のほうが多い時は、次回購入した時に充てるようにしていたのかな？と すごく、古典的な方法にも思えるのですが、どなたか教えていただけませんか？ 部門別に計上するには、このような方法をとるのでしょうか？ 前任者は意識はありますが、脳の病気のため、後遺症で今は少し記憶に障害が出ているようなので聞ける状態ではりません。
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一ヶ月ごとに、購入総額を使用総枚数で除して使用枚数をもとに配賦していると思います。
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- wildcat
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部門別に経費を計上するのは、営業部門ごとに損益を出すためなのか、製造部門（直接）ごとに製造原価を出すのか、大雑把にいえばこの二つに分けられると思います。こういった場合は、部門の個別費用を出すには現金出納や預金出納などを持って日々の金銭管理をしていればきちんとできるはずです。（理論上では） しかし、お話を伺う限りでは現金などの出納は財務部門で一括管理し、費用のみを何らかの方法で配分しているらしいようですね。 御社が見込み生産をしている製造業ならばその費用配分の仕方は製造原価を決定することになるので、外部への販売単価を決める上で重要なこととなりますが、そうでないならばあくまでも社内的な問題（例えば業績評価の管理会計か、生産効率を評価する原価会計の類）ですので、それほどシビアに考える必要はないかと思われます。質問の文章から察すると前任者の方は郵便切手代の配分の基準を個別に消費額を測定しておいて、それを次回の郵便切手購入時に金額で按分配賦していたのではないでしょうか。 人件費なら部門で費用を特定できるでしょうが、そうでない場合は個別に測定したり、営業なら売上高比率で配賦したり、製造なら生産高（できなければ製造総費用比率で配賦したり、それぞれの部門の人員比率で配賦したりなどあります。最終的にどうしたいのか分からないので、ご質問の範囲内では上記のようにしていたのではないかという推論しか出せません。決め事をもってさまざまな科目の費用配分をしていたのならトップの方はご存知のはずですのでそちらに聞かれたほうがより正確だと思います。
お礼
ありがとうございます。 トップに聞くことができれば悩まないのですが、全くノータッチのようだったようです。 トップが、経費の中でも金額の高いものだけ部門別に計算するよう指示したのかもしれません。 当社は、仕入が無い業種なので・・・ 確かに、資料をクライアントに送ることは多いので、通信費とコピー代はかさみます。 原価計算のためでは無いです。 入社したばかりなので、正確な数字を出さなくては！と思っているのですが、アバウトでも良いのかもしれませんね。
- dec02
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以前の職場で 切手の入ったシートが分かれているところがありました。 でも在庫管理はそれほどしっかりやっているとは思えませんでした。 ただ、買った時に割り振りをしていただけで、 足りなくなると別のところから借りて、購入した時にまた返すと言うような。 まぁ企業ではなく、別途会計や単年度会計とかも持っていたからなんですけどね。 Ａ部門1,600、Ｂ部門800Ｃ部門400Ｄ部門1,200 でしたら、４：２：１：３ですので 各部門での消費量の大体の比率だったのでしょうね。
お礼
ありがとうございます。 比率では無いと思います。 でないと、毎日、例えばＡ部門は80円を何枚、100円を何枚と記入し、枚数計算をする必要が無いと思うのですが・・・
- SEEANEMONE
- ベストアンサー率57% (130/228)
これは、社内の各部門の成績評価である管理会計の問題です。 株式公開会社あるいは公益法人等でもない限り、社内の合意に基づいた按分（あんぶん）方法で勝手にやって構いません。 「ヒントになるものは無いかと、資料をさがしていたら毎日、Ａ部門は80円切手を何枚使用したかというようなメモが出てきました。そのメモをもとに、購入枚数に使用枚数を充てて、もし使用枚数のほうが多い時は、次回購入した時に充てるようにしていたのかな？と すごく、古典的な方法にも思えるのですが、どなたか教えていただけませんか？」 おそらく、ご指摘の通りで、そのメモに基づき使った分を購入し、補充した分を各部門に振り分けたと思います。（四捨五入など、大まかな按分処理はしているかも知れません） いずれにせよ、貴社が株式公開会社でもなく、また、公益法人等に該当しない、まったくの民間企業であれば、どの部門に如何に経費を計上しようと、会社法上も税務上はまったく無関係です。 社内実績データをつくる前に、前任者が病気のため引き継いでいないが、とりあえずこれで良いかと尋ね社内の了解を得れば、それでまったく構わないことです。ご安心ください。
お礼
ありがとうございます。 他にも、コピーは各部門で何枚、使用したかを請求金額に対し計算しないといけないのですが、カウント数を出した用紙が見当たらず、こちらも部門別に計上できないのです。 また、全ての経費について、部門別にしているようでは無く、私にすれば、意味があるのか疑問です。 部門別に経費を計上した資料も無いので、元帳にメモ書きした数字だけなのかもしれません。 ただ、上司が資料として見たいだけなのでは無いのかな？と思っています。
経理の人間ではないのですが、部門で経費を担当していたものです。 総勘定元帳というのは、会社全体の合計で、その月全体の各部門の総合計が記載されている元帳だと思います。 そして、各部門に補助帳が、必ず一冊あると思います。各部門が、購入した切手の領収書と経費伝票を持って、経理部の出納で出金します。このとき、日計の伝票綴りには、証拠が残っていますから、それを見ながら、一ヶ月単位で総勘定元帳にまとめて記載したのではないでしょうか。 一応、各部門の経費担当者は、必ず翌月の初めに補助帳と総勘定元帳を照らし合わせるように言われています。 領収書に関しては、切手のようなものは要らない場合もあったと思います。とにかく、出金したときの経費伝票を見つけてください。それが、証拠書類です。
お礼
ありがとうございます。 補足したように、当社は小さな会社なので、各部門に補助帳はありませんし、経費の担当者もいません。 切手の購入も経理の私が、在庫枚数が少なくなってきたなと思うと購入しています。 私が、その日、郵便物を発送する時に、これは、この部署で使用したというものを記入しています。
計算も何も、各部署に配った枚数分の金額でしょ？ ＞領収書が無い時や、購入した時点で、元帳に計上していなくて、日がずれている時もあります。 経理ミスだと思います。参考にはなりません。
補足
早速のご回答ありがとうございます。 当社は小さな会社なので、切手は経理が持っていて、各部署に配布していません。 また、各部署ごとに在庫を管理するような方法をとっていなかったようです。 何か独特の計算方法をとっていたようにしか、考えられないのです。
お礼
ありがとうございます。 私もそうではないかと思っているのですが、前任者が倒れた後、私が入社するまで、何も処理がされていなかったこと、また、購入するごとに、肺腑しているののも気になります。 申し訳ありませんが、具体的にどのようにすれば良いのか、ご享受いただけないでしょうか。