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弥生でまとめ入力するには？
- 弥生会計2001を使っています。事情あって、ほぼ１年分をまとめて入力することになりました。
- まとめ入力を失敗して、今まで普通口座の残高は合っていたのにも関わらず、現金を伝票入力していたら、普通口座の残高が狂っていた、ということを経験しています。
- 一端、エクセルで入力をして、インポートした方が無難でしょうか？それとも、チェック方法の効率的な方法は何かありますでしょうか？
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＞入力は毎日行い、その都度チェックし残高の狂いをチェックする、といったコメントが多数見受けられます。 私もそのようなことを事を書いたことがあるので少しだけ参加させて下さい。 弥生会計の場合はまとめて入力するのは確かに面倒です。手書きの現金出納帳があるなら残高を１ページごとでもチェックしながら入力するとよいのかもしれませんが、そういうものがないなら残高の確認は大きすぎる数字になったり、マイナスになったりするかもしれません。 さて、私がやってきた方法ですが現金だけの領収書の仕訳で2,000枚くらいまとめて打ち込んだことがあります。その際、GUIは全くじゃまなのでテンキーだけで入力できる状況を作ります。現金科目は20もあれば十分です。エクセルではなく桐というソフトで行いましたが、エクセルでも同じことができます。簡単な科目コードと摘要コードを自分で設定し、表引き（LOOKUP関数）で作ってしまいます。コードと科目や摘要の簡単な対比表を印刷してディスプレイの横に貼り付けますが、しばらく入力すると覚えてしまい、そこから後は楽です。 その上で現金と預金と分けて打ち込みます。入力が終わった現金の領収書は日付順に１０枚くらいづつホッチキスで留めまとまりごとにユニークな証憑番号を与えエクセルで打ち込みます。フィールドは証憑番号、科目コード、科目（自動入力）、金額、摘要コード、摘要（ほとんどは自動入力）で一気に打ち込んでしまいます。 （実は私の場合ホッチキスで留める代わりに裏紙で作ったノートに貼り付け、１ページごとに証憑番号を与え、証憑番号ごとの金額の合計を計算し、台紙のどこかに合計金額をメモしてもらうところまでパートさんにお願いしました。証憑を貼り付けたページはスキャナーでスキャンするため、領収書は重ならないようにし、裏は後で出てきた領収書のために使わずにとっておきました。グレー多階調のjpegで保存したらそれをDVDに焼き込み税務調査時にはDVDごと渡すようにしました。） 証憑番号ごとの合計がPCのデータ上のものと、手で計算したんものとが一致すれば入力を一応は信じてよいと思います。もちろんどんなになれても間違いは入り込んできますので、この方法は面倒かもしれませんが、なんらかの方法を用いて照合することは必要かと思います。科目の選択ミスが所得に影響を与えるのは接待交際費ですので、こればかりは注意しなくてはなりません。 預金出納帳とのずれは開始残高から追跡するしかないと思います。たいていは現金とすべきものを間違って預金としてしまったことから起こるずれだと思いますが、私の経験では比較的楽な作業かと思います。補助科目のつけ間違いにもご注意下さい。 すでに正確に残高があっている入力ファイルは、他の要素からの間違いが入り込まないようきちんとバックアップをとりもし混乱が起こったら即座に元に戻せるようファイル名を工夫して保存しておくことをお勧めします。 ＞一端、エクセルで入力をして、インポートした方が無難でしょうか？ そちらの方が結果として速いとは思いますが、エクセルはCSVファイルの扱いに癖があります。例えば弥生会計が必要とするダブルクォーテーションがついたフィールドは意図的に出力できません。"☆"など絶対に他で使われていない文字列を使い、CSVで出力した後、テキストエディタで置換するなどの方法を使うしかありません。弥生が使うフィールドの順番は決まりがあり、それはマニュアルに書いてありますが、ダミーの仕訳を１行打ち込み仕訳日記帳からCSVで出力してみるとよいと思います。もちろん補助科目や部門コードがあるなら間違いなく合わせておかないと混乱の元です。 給料など複合仕訳は諸口コードを使うこともあるでしょうが、最終的に諸口を全部つぶすのは骨がおれると思います。給料は源泉徴収台帳などとの照合も必要かと思います。残高のチェックも弥生で行わずにエクセルなどで行い、現金残高が不自然に大きすぎたりマイナスになったりすればその時期に何かなかったか、入力が大きく間違っていないか注意深く検討しなければなりません。 エクセルでは大変かもしれませんが、がんばって下さい。
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- kensaku
- ベストアンサー率22% (2112/9525)
毎日の仕事して行う場合は、毎日チェックしてください、ってことです。 まとめてやっても、勿論大丈夫。 毎月末などに、預金の残高と照合すればいいでしょう。それがあっていれば、その月は全部合っていたと考えていいでしょう。 もし違っていたら、その月のなかだけさかのぼればいいのです。 エクセルなどを使ってもいいですが、フォーマットを確かめるだけで、結構時間がかかりそうです。 とりあえず科目と金額だけ入力して合わせてしまい、適用はあとでゆっくり入力すればいいと思いますよ。
お礼
なるほど・・・。 口座が２つ、現金、と３つの残高を確認する必要があります。 で、 今までは、まとめ入力として、 現金をダァーッっと全部、 口座１の分をダァーッっと全部、 口座２の分をダァーッっと全部、 とやっていましたが、 ×月１日の分を、現金、口座１、口座２ ダァーッっと全部、 ×月２日の分を、現金、口座１、口座２ ダァーッっと全部、 ×月３日の分を、現金、口座１、口座２ ダァーッっと全部、 というふうに、横軸的に ダァーッっと登録はしていませんでした。 ありがとうございました。
- finneganswake
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スピードによるけど、エクセルのほうがいいと思うなぁ。私ならそうします。 毎日、残高チェックするのか… もう少し大づかみじゃ駄目なんですかね。私なら月でやって合わないところを合わせていくけどな。 原票は手書きですか？コンピューターのデータになってるんだったら、絶対、エクセルにしたほうが楽だと思うけど。
お礼
ありがとうございます。 エクセルで、 日付/科目/補助科目/適用/現金/口座１/口座2 というフィールドでは、どうかなあ、と思っています。 こうすれば、仕訳日記帳のようにどんどん入れて行けて、 かつ、 それぞれの残高もSUMでわかるかと思います。
お礼
あ、ありがとうございます・・・。 このような同じ状況を経験された方にお会いできるのもＯＫＷＥＢのお陰ですよねえ。ホント、良い時代になりました。ありがとうございます。 さて、仰せの内容ですが、とてもわかりやすく、かつ、具体的で感動いたしました。まさにそうなのです。残高のチェックや、インポートの癖、複合仕訳の処理・・・、本当にありがとうございます。 スキャナでとってＤＶＤにするあたりも目から鱗でした。たしかにそうですよね。感熱紙とかホント劣化してしまうので。 やればやるほどデータが狂い、かなり凹んでいましたが、とても親身なご回答をいただき、またやる気が出てきました。 本当にありがとうございました。