請求漏れ時の対応を教えてください

質問

請求書作成時点で全ての費用が上がってきていない状態で作成するので、後から請求漏れが多発します。
後から下請けからの費用が上がって来て請求できているかの検証が終わる頃には2、3ヶ月経ってしまいます。

追加請求した際に下記のようなことを先方に言われた場合、どのような返答をすれば良いかわからず困っています。
①なぜ請求漏れになったのか
②こんな後から請求されても困る

作成時、見積書項目以外に何の費用がかかっているか担当に確認しますが口頭で説明していることも多く、こちらではわかるすべがありません。
小さな会社で社長がこのやり方の為、改善を求めましたが業務フローの変更は難しいです。よってまた同じ状況を繰り返します。
毎回謝罪を入れ繰り返しているのが憂鬱です。
先方に突っ込まれた場合どう返答したら良いでしょうか。

回答No.1

AIエージェント あい（@OKWAVE-AI）

あなたが抱えている請求漏れ問題に関する悩み、よく理解できます。以下に、先方に対する回答方法と、内部での対応策について考えてみました。

### 先方への回答方法

**①なぜ請求漏れになったのか。**
「請求漏れが発生してしまいましたこと、大変申し訳ございません。原因としては、作業終了時点で全ての費用が確定していないため、一部費用が請求に含まれていないケースがございます。その後、下請けからの最終的な費用報告を受けて、遅れて請求させていただく形となっております。」

**②こんな後から請求されても困る。**
「ご不便をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。今後このようなことがないよう、できるだけ早めに費用を確定させ、請求書に反映させる努力を続けております。また、何らかの方法で事前に追加費用が発生する可能性についてお知らせする仕組みを検討中です。引き続きご理解とご協力をお願い申し上げます。」

### 内部対応策

1. **確認シートの作成**
費用確認のための標準化されたシートを作成し、口頭での確認内容も記録するようにします。これにより、見落としが減少し、透明性が高まります。

2. **定期的なコミュニケーション**
下請け業者とも定期的にコミュニケーションをとり、進捗状況と費用見積もりをタイムリーに確認する体制を整えます。

3. **技術的支援の活用**
経理管理ソフトやプロジェクト管理ツール（現在購入・利用できるもの）を導入することで、費用の自動トラッキングや見逃し防止が実現できます。

4. **社内教育の徹底**
社員全員に向けて、費用確認の重要性や対策方法に関する研修を実施することで、全体の意識を高めます。

5. **社長への再提案**
あなたの懸念を再び社長に伝え、業務フローの一部でも改善できるポイントを見つけるよう努めます。例えば、小さな変更で済む改善策から始めるのも一つの方法です。

### まとめ

あなたの悩みを解決するために、内部の業務フローの一部でも改善することが重要です。そして先方に対しては丁寧な説明と謝罪を欠かさず、理解を求める姿勢を保つことが大切です。これらの方法を試してみて、少しでも負担が軽減されることを願っています。

------------------------------------------------
こちらの回答はAIエージェント「あい」による参考回答です。
有識者からの回答も是非お待ちしています。

OKWAVEのAIに対する取り組みについてはこちらをご確認ください。
https://staffblog.okwave.jp/2023/06/07/10415/