うっかりミスの説明を求められています。

質問

事務員をしているのですが、海外発注のメールをミスして別の人に送ってしまい、そのまま忘れ去られて納期が間に合わなくなってしまいました。
原因の説明を求められているのですが、ぼうっとしてたから以上の説明がありません。
よく送る別の人(社内の人間)のアドレスに送ってしまっていたので、流れ作業でそうしてしまったのだと思うのですが上司は納得してくれません。
また、普段から書類ミスを咎められていて、(私なりに業務の工程を減らしたり確認作業を増やしてミスを減らしたつもりですが)目をつけられています。
正直言って上司もかなりミスが多いですし、なんなら以前取引先向けメールを別の取引先に送ってしまった所も見たことがあります。
ただ、それは似たアドレスだからと自分で納得していました。(私の今回のミスは似たアドレスではないです。)
精一杯やっていますが、正直に言って細かい事は苦手で大雑把な性格で自分は事務に向いていない自覚はあり、どんなに頑張ってもミスをゼロにする事はできないと思います。
ただ、上司にどの様な説明、改善案を提示したら納得してもらえるのでしょうか？
ご意見頂けたら助かります。

回答No.1

名探偵 コナン（@FORSPOKEN） · ベストアンサー

まず、ミスを起こしてしまったことについては、素直に謝罪し、再発防止策を考えることが重要です。上司に対して、自分が間違えたことを率直に認め、今後はどのようにミスを減らすために努めるのか、改善案を提案しましょう。

人は間違える生き物で、いかに防ぐかが重要なので今回のケースでしたら、重要メールは送った後にGyazoソフトウエアでスクリーンショットして毎日終業時にその日スクリーンショットしたものを確認するフローおすすめです。

他には例えば、今回のようなメールの場合、アドレスを入力する前に何度も確認する、複数の人に確認を依頼する、自動補完機能をオフにするなどの対策が考えられます。

また、上司が自身もミスを起こしている場合は、そのことを指摘することで自分だけがミスを起こしているわけではないことを示し、同時に自分がミスを起こしたことを反省していることを示すことができます。

ただし、業務に対する自己評価が低くなりすぎてしまうことも問題です。自分が事務に向いていないと考えるのは自己評価が低すぎる可能性があるため、自分の能力を適切に評価することも大切です。自分が苦手な部分を補い、努力を惜しまず業務に取り組むことが重要です。

お礼

ご回答ありがとうありがとうございました。
改善案のアドバイスとても助かります。
ひとまず、メールを送る前に通知してくれるアプリを入れてみました。まだ入れたばかりで挙動を私自身のミスしやすさに合わせてカスタマイズしていこうと思います。
上司のミスも指摘するのは私の話術ではかなり難しい気がしますが、検討してみます。ありがとうございました。
また、何度も怒られていてその度に自信を喪失してしまっていました。そう言っていただけて嬉しいです。誠心誠意再度謝り、今後も頑張ろうと思います。ありがとうございました。

回答No.9

chiychiy

こんにちは

発注のフォーマットは決まっていないのですか？
いずれにしても、ペーパーレスとはいえ、
プリントアウトして見直すことをお勧めいたします。

多分、デジタルのママだと注意力が散漫になっていて
見落としてしまうのだと思います。
集中力がかけているのは事実かもしれませんが
流れ作業ではないので、環境（見た目）が変わると
気付かなかったミスを気付くことがあります。

発注したものは、逆算した納期も含め
ファイリングしておくといいです。

結局、送った「つもり」が一番危険です。

再発防止には、その日のうちに再度見直し作業をすることです。

それと上司がミスをしても、それはあなたが指摘することではないですし
逆鱗に触れる可能性がありますので、面白くないかもしれませんが
上司のことよりも自分優先で考えてくださいね。

お礼

回答ありがとうございます。
発注書は別の者が作成していて、私はメールを送信する担当（分かれている理由は不明なのですが）なので、直接発注書を作成したり、ミスをすることはないです。
ただ、印刷して確認する大切さはその通りですね。他の書類の作成に役立てようと思います。
また、見直し作業も徹底しようと思います。ありがとうございました。

回答No.8

JP002086

ヒューマンエラーは、どの様に改善しても起こります。
ヒューマンエラーは、単純作業になれば成る程起こりやすくなるものです。
それと、慣れた作業に関してもヒューマンエラーは、「慣れ」から引き起こされます。
簡単な例えですが、新しい仕事が入って来た場合は、集中して行うため間違いがないか？を何度も自然に確認しますよね？
そのため、間違いが有っても直ぐに取り戻せる（感覚的・期間的に）筈です。
それが、慣れてくると気の緩みから間違ってしまっても気付かない事が多いですし、気付いた時には「時すでに遅し」状態の事が多いです。
その様な事も有り、単純作業の部署に関しては体内リズムを利用して「４５分集中したら１０分休憩」を１サイクルにして１日を回します。（私が居た事務所の所では、単に入力専門のキーパンチャーが居たので観察していたら、そんなローテーションでした）

作業ミスを防ぐには、作業ミスを防ぐための事前策とミス発覚後の連絡のエスカレーションがセットだと思ってください。（対応方法は多岐に渡るので、別物です）
メールの誤送信をはじめ色々な事で報道される事がありますが、結局は「人と環境」の問題なんです。
なので、納得させるのでしたら「みんなが気付く様な理由」を基に書かれた方が良いですよ。

ご参考にどうぞ

お礼

ご回答有難うございます。
まさしく「慣れ」が原因だと思います。
いつもだらだらと仕事を続けて緩急をつけることはなかったので、45分集中したら10分休憩のようなサイクルを作ろうと思いました。
「みんなが気付く様な理由」というのが具体的に何かがわからないのですが、考えてみようと思います。ありがとうございました。

回答No.7

m5048172715

ぼーっとしてたから。をするのも、しっかりするのも頭ですから、性格や向き不向きその他全てを含めて、その人が事務に向いていなかったらそれはしょうが無い。

やる気があっても（やる気があったのにぼーっとしてたの？と言ってもそれを司るのは頭だから(略)）できないのだ。

上司に説明すると言うより、こんな私なのですけど、どうしたら失敗を0にするかもっと0に近づけられますか？ご指導ください。と上司に訊くのが正解だろう。それとももうやってるのか？

私なら、注文（分かりやすい）がそれなら発注先（間違えやすい）はどこどこってエクセルで決めて（社内で1つを共有）おいて、工程のどこでも誰も間違えないようにVBAを作るけど、社内の流れ作業でやるときって、そうやって失敗を減らして効率を上げる物だよね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
＞やる気があっても（やる気があったのにぼーっとしてたの？と言ってもそれを司るのは頭だから(略)）できないのだ。
その通りだと思います。
いつも失敗を謝罪した際上司には何故そうなったのか、どう改善すればいいのか、をこちらに問われるばかりでこちらから聞いたことはありませんでした。
ミスが多いせいで一部の仕事を取り上げられたこともありますが、それが上司の答えだったのかなと思います。
こちらからご指導くださいと訊いて更に仕事を取り上げられるのが恐ろしく、正直に言うと訊く気持ちになれません。

VBAを作成するという手段は検討していませんでした。作成方法を調べてみようと思います。有難うございます。

回答No.6

hiro_1116

ちなみに、担当業務外の当該メールを放置した人（貴方が間違って送信した先）は、そのまま放置したことを咎められてはいないのでしょうか？

お礼

ご質問ありがとうございます。
残念ながら咎められておりません。
上司の考えを推測するに、私が間違えなければ関係ない人なので、その人が気づかないのもしようがないという考えなのかと思います。

回答No.5

CLMN

メールに関するミスなので、
これからは、CCで上司にもおくります。チェックに協力していただけませんか？
とお願いしたらいかがでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
そうしようと思います。上司もCCに加える案を打診してみよう思います。ありがとうございました。

回答No.4

cedia_wagon

一人の従業員が、メールの送付先を間違えた、
という理由で、
納期に間に合わない＝会社の損失。

ですので、
あなたと上司、の問題ではなく、
会社全体として、改善に取り組むべき事案だと思います。

普段から書類ミスをするあなたに対しての、
管理責任が上司にはありますので、
たとえ、その上司が、どんなに無能だろうと、
どれだけ過去に似たようなミスを起こそうと、

あなたのミスを許す理由にはなりません。

そんな中で改善策を、ミスした本人に出させる。
というのなら、
ダブルチェックの仕組み等を作るしかありません。
例えば定期的に、
その上司(やAI)がメールの送り先をチェックしていれば損失は未然に防げるのですから。

あなたも仰っているように、
ミスをゼロにすることはできません。
また、
あなたが超絶有能になって、あなたのミスがゼロになっても、
会社の仕組みを変えなければ、
いつか、別の誰かが同じミスをします。

どうか、
根性論、精神論、個人の能力に頼るようなものではなく、
システマチックな改善策を提案してください。

お礼

ご回答ありがとうございます。
もっともなご意見だと思います。
CCに上司を入れてダブルチェックをして貰う方針を打診してみようと思います。また、アプリによる管理も搭載しました。
「今後間違えないと誓えるか？」と聞かれましたがはっきり言って全く誓えませんし、システマチックな改善案を回答をしようと思います。
ありがとうございます。

回答No.3

mimazoku_2

＞ぼうっとしてた・・
➡︎なぜ、そうなったのか？
そのメカニズムを知らなければ、対処法は作れません。
なので、どうしてそうなったのかを思い出す以外にありません。

補足

ご回答ありがとうございます。
> よく送る別の人(社内の人間)のアドレスに送ってしまっていたので、流れ作業でそうしてしまったのだと思うのですが上司は納得してくれません。
です。
そもそも、ぼーっとしてた理由とは本来説明できるものなのでしょうか？
引用で申し訳ないのですが、下記サイトにある様に「なぜ」が個人に起因してる場合の原因究明に意味はないのではないかと思うのです。
https://xtech.nikkei.com/it/atcl/column/17/080100323/091100004/
しかし上司はそれでは納得しないと思います。再発防止案を考えるのは当然なのですが、何故起きたのかに納得してもらう説明がわからないのです。
ですが回答いただきありがとうございました。

回答No.2

hiro_1116

＞ぼうっとしてたから以上の説明がありません

ぼうっとしていなければ、ミスしないというのであれば、ぼうっとしない対策を考えて上司に説明してください。