現場（工場で作業する人）人がミスしないために

質問

私は事務員です。
発注を受けて、それを現場に伝えます。
現場の人には、これこれこういう注文が入りましたと現場の黒板にメモし、現場の長（部長が現場の長です）にも伝えます。
そのとき、数量とどんな品かだけは伝えます。
現場の人は、数量と品は合っていましたが、商品のあることで間違い、取引先からクレームが入りました。
私は、出荷一覧表というのをいつも昼１時までに現場にもって行きます。
それには、その間違ったことも正しく書いていますので、それを見たらちゃんと出せるはずです。
しかし、現場の人は見間違うものだから、口頭で事細かに説明しなかった事務員が悪いと社長に怒鳴られました。
現場の人が間違うのは仕方がない、それを防ぐようにもって行くのが私の役目だと言われて、できるようになりたいと思っています。
現場をまとめろと言われているのですが、それをどうしたらいいものか困っています。
なぜ、現場をまとめることができないのかと社長に叱られていますが、難しいです。
次回からは、事細かに説明する予定ですが、現場がミスなくいくためにまとめるってどうして行けばいいのでしょうか？

回答No.6

phj · ベストアンサー

現場にミスはつきものです。そして人は必ずミスをします。それを[自己責任」という言葉ですべてを終わらせるのであば、数々のセキュリティシステムや安全装置もいりません。
これらのモノやシステム、様々な安全管理の手順に守られているのが現代社会なのです。

さて「現場がミスなくいくためにまとめる」ということは、
・ミスを未然に防ぐ
・ミスが分かった時点ですぐにリカバリーする
・ミスをその場限りで終わらせない
ということが重要です。

ハインリッヒの法則の法則というのがあります。ヒヤリハットの法則といえば分かりやすいかもしれません。
重大な事故が起きる前には、20から30の小さなヒヤリとしたりハット気づいたりする事故に限りなく近い事例がある、ということです。

ミスを未然に防ぐには、これらをリサーチして未然に防ぐのが大切になります。
ですから現場の人が言っているイイワケを単に、責任転嫁のための言い訳と捕らえるのではなく「何がしかの真実が含まれているかも知れない」「この人だけでなく、誰でも同じミスをするかもしれない」ということを見つけ出すことが必要です。
うちの会社でもあったことですが、品番の末尾がひとつだけ違うとか、同じような外形をしているけど年式によって部品が違うなど、ミスを誘発しやすい環境というのはあるものです。
また、品番を参照して登録するだけ、というような単純作業であればあるほど、ミスをしたときの被害は甚大であるのに「なぜミスをしたのか」を見つけにくく、単純に作業者の責任になりやすいのです。

また仕事や商品の内容が分かりませんからなんともいえませんが、ミスをしやすい環境を抑制できないのであれば、ミスが起きた事後にすばやくリカバリー出来る体制を構築することも重要です。

もちろん、作業を行う人の責任を問わなくていい、ということではありませんが、仕事である以上「お客様に迷惑をかけない」ことを最優先にするなら、ミスをしない環境作り、ミスを誘発する原意を徹底的に追及し手順やシステムを構築することが重要なのです。

お礼

皆さん色々とありがとうございました。
大変参考になりました。
皆さんの回答をふまえ、頑張ります。

回答No.7

cedia678

みなさん細かいアドバイスをされているので、趣向の違う回答をさせてもらいます。

本当はあなた自身が現場に出て同じ作業をできるようになるとよいのですが・・
とりあえず一緒に汗を流して下さい。

例えばクレームで残業になった時にあなたでも手伝える作業があるのでは？
私はそうしてある程度信頼をもらえるようになりました。

現場の職人さんは筋の通らない話しが嫌いなので、指示はぶれないようにする。

職人さんは飲みにいくのが好きでしょうから、積極的に参加するのもいいですね。

回答No.5

saltmax

言い間違え、聞き違え、記入ミス、勘違い。
ミスをする要因は
発注側にも受注側にも
貴方にも相手にも現場にも数多く存在しています。

言い間違え、聞き違えを防ぐ為には
メールやFAXなど文章での発注、受注が基本でしょう。
電話での受注でも
聞き違えや勘違いを防ぐ為には受注する為の伝票なり
受注受け書など予め項目を記載した用紙で受け、復唱して確認するのが普通です。

現場には品番、仕様、数量、納期等が記載された受注受け書を流し
それを現場が見て品物を用意すれば
少なくても社内の伝達ですれ違うことは無いと思いますが。

黒板でもホワイトボードでも確実に伝えるのに必要な項目は書かなければ
勘違いも生まれますし、現場に概要を伝えるだけでは間違っても当たり前でしょう。

回答No.4

opera-man

やはり、打ち合わせをすることですね。

現場で立ち話では意味がないと思います。
あくまで、形式ばってやると集中力が違います。
会議室があれば、会議室で。
いつも作業する場所、環境でないところが重要です。

でも。
基本的に「現場の人が間違うのは仕方がない」と考えると、
絶対にミスはなくなりません！絶対にです。
その人がミスする本人なのですから。

どうしても、お互いの協力が必要です。
逆に、そういう環境を意識して作らないと、
結局はミスのなすりつけ合いになります。

あとは、出荷前のチェックですね。
お互いに協力的で、細心の注意を払っていても
ミスは起こります。これは最終的に検品しないとミスはなくなりません。

以上。私の実体験でした＾＾

回答No.3

2181

『確認』ですよね
特に口頭のみの伝達事項は伝える側⇒受け取る側で微妙なズレが生じやすいものです。
ですから必ず『復唱』させます。本来この『復唱』は当たり前の事ですが、そうでない人もいます。
そんな場合は、こちらから「確認の為ご面倒でも復唱お願いできませんか」と一声掛けても良いと思います
私の居る職場は現場と事務所が近いですがＰＣのモニターで常に進捗情報が表示されています。また、ＰＣがオンラインで繋がっているので各工程のＰＣや離れた部署からも閲覧できるシステムになっています。

回答No.2

pp300a

どういう内容のものを作る業種かわかりませんが
キホンは　幼稚園児に教えるような目線でやるべきです！

はぁ？　と思ったらな　現場を知らないのだと思ってください

効率よくかつ間違いを減らすには現場で考えたりするような事はNGです
”感覚”　で内容が伝わるようにするのがベターなのです
それには　色、形、絵などを中心としてわかり易いようにするのです
製品によって色をあてがったり　絵をあてがったり
作業指示書も簡単に見易く作成し　チェック項目を設けるようにします

作業の指示の流れが明確になるようにするのです
また　作業をパターン化するのです
あなたがある程度たたき台を作り　現場の人と改善の話し合いをするのです
一方通行ではなく互いに問題点を挙げ　ひとつひとつ解決する事です

そういう手法を使う事でミスは激減します

色というのは非常に便利なのです
街中の信号が色による指示ではなく　言葉が書かれていたら混乱すること間違いないでしょう

回答No.1

noname#158730

現場の人達の様子が分からないので何とも・・ですが、
半分は、
＊都合の悪いことは事務員のせいにしとけ
なのだろう・・と、諦めるしかないかも・・・
男の人は、職場で
＊ミスを認める
なんて・・・できませんから・・
そこに、自分より弱い事務員が関わっていれば、
当然、なすりつけておしまい。ですよね。

どんなにきっちりメモしても、相手が見てくれなければ意味ないし、
細かく説明しても聞いていなければ・・・

あとは、現場の人と仲良くなる。
普段、無駄話一つしないで、真面目に黙々と仕事をこなしていると
＊愛想の無いやつ
だから、なすりつけとけ
・・・的なことも、あるかもしれません。

仲良くなって、現場の人の性格、考え方を知ることで、
ときには
＊メモするときに、＊＊＊も書いてくれると助かるんだよな～
なんてこともあるかもしれません。

受け取る側が、どんな見方をするか？
中には、とんでもない考え方、見方の人もいますから。

＊そんなことまで書けってのぉ～！！
って思うことも、あったりするかも・・・ですよ。

中小企業の事務員って・・・いろんなことを要求されますからね。。。