口頭説明はだめ、見てやれるマニュアル作れと。

質問

あと１月で会社を辞めます。
社長や社員からは、
口頭説明だけは絶対にだめ、
見て仕事がきちんとできるマニュアルを作れと言われました。
それを見たら、誰でもが簡単に仕事がやれるマニュアルを作らなければなりません。
仕事量は結構ありますが、それ全部に対して作らないといけません。
自信がありませんが、やるしかないです。
コツがありましたら、教えてください。

回答No.7

yuusuke（@yuusuke2000） · ベストアンサー

まずは、書くべきマニュアルのタイトルを書きだします。総数が把握できたら、マニュアルのボリューム（難易度）も見えてくるので、作成スケジュールを作成します。作成は重要度の高い物から着手するものとします。これで漠然とした状態から目標と期限管理ができました。なお、マニュアルは引き渡して終わりではないので、プレビュー版が出来上がったら引継ぎ者に1次説明します。その際に質問に答えつつ、不足している情報がない事を確認します。細かい補足は引継ぎ者にさせるのも手です。作成した順にどんどん説明し、引継ぎ者に確認と考える時間を与えるようにします。また、貴方は、その間に他のマニュアルを書き続けます。

マニュアルを作成するソフトは、ワードでもエクセルも構いませんが、自分が一番作業が捗るソフトを選びましょう。印刷設定など二の次です。まずは知識を書き留めます。（印刷設定など最悪間に合わなくても構いません。余力があればやるレベル）

作成スケジュールが明らかに厳しいと「見える化」できたのなら、上司と相談を開始します。確かにマニュアルは「これを見たら誰でも出来る」は理想ですが、残り時間も勘案して、「仕事を止めない」ことに主眼おくことを了承してもらいましょう。また、必ずしも仕事を引き継ぐ人向けに書く必要はなく、他にその仕事を知っている人がいるのであれば、その人向けに書くことも有りです。「Ａさんの知識とBさんの知識があれば理解できる」というのであれば、2名に説明して仕事を実行できるレベルのマニュアルを作成を検討します。また、ここで「作成不要なマニュアル」を選定して除外する事もありだと思います。

実際のマニュアル作成のコツに関しては、他の回答者さんも書かれているかと思いますが。まずは書くべき項目を書き出します。
言葉での説明が難しいようなら、画面キャプチャして、画像をドンドン貼り付けて文字数を減らします。
忙しとは思いますが、頑張ってください。

お礼

皆さま、まとめてのお礼すみません。
どの方の回答も大変ためになりました。
全員の方の回答を踏まえて、マニュアル作成がんばります。
ありがとうございました。

回答No.6

nopne

状況が分りませんが、
その社長や社員の言葉をそのまんま受け止める必要ないと思います。

自分しかできないと思ってることは、
結構他人でも自分が構築した時間より早く出来たりもします。

今の自分（時間や能力）に普通に作れるものを残せば良いと思います。
あと、連絡先やメアドを教えて、遠隔サポート（短時間限定）すると良いと思います。

回答No.5

SPS700

＃１です．補足です。

＞＞気を悪くしたらすみません。

　いえいえ、ご心配は要りません。僕恥かくのは熟練工ですから、慣れております、ご心配いりません。

回答No.4

SPS700

＃１です．補足です。

＞＞（甲）
Ａ銀行手数料（当社取引銀行）
Ａ銀行　108　324
その他　648　864

これが何かさっぱり分からないと社長から言われました。

＞＞（乙）
　Ａ銀行からＡ銀行へ振込　108　324
　Ａ銀行から他銀行へ振込　648　864
これなら理解できると言われました。

　誠にお恥ずかしい話ですが、僕は（だいぶ前）小学校は出てるんですが甲も乙もわかりません。ですからこの108　324の説明から必要なんです。十万八千三百二十四円、のことですか。

　あまり社長さんにひどいこと言わないでください、自分の低脳ぶりを嘲笑されているようではいる穴を、目下鋭意捜索中です。

お礼

ありがとうございます。
社長向けにすると、事務経験の長いベテランさんの新人さんが、
余計にまどろっこしくて、マニュアルが読みにくくなるかなと思い、
それで書いた次第です。
気を悪くしたらすみません。

回答No.3

hiodraiu

マニュアルは、それを利用する人を何処まで絞り込むかによって書き方が変わってくるものです。読む人のレベルの合わせて、用語と使い方等を最適なものにしていかないと、熟練者が読むと、細かすぎて要らない説明の羅列になったりしちゃいます。

求められるものが、初心者から熟練者までに対応したものであれば、初心者に合わせるしかないですね。

お礼

初心者に合わせるのですね。
分かりました。そうします。
ありがとうございました。

回答No.2

OnePunchMan

私も1年前に今の職種に転籍になりましたが、
前の職場にいる時に引継ぎ用の仕事の手順書を作れと
言われて作ったことがありました。
質問者様の事情に合うかは分かりませんが、
私が作った手順書の作成の仕方を下記に示しますので
参考にして頂ければ、幸いかと思います。

1.目次作成
まず自分が、どのような仕事をしているか、箇条書きする。
そして、その業務内容が記入されているページを記入する。
2.各種業務内容の詳細を記入
・目次の順番で箇条書きした業務内容の名前を入れ、
　その下に作業手順を順番に記入していく。その際、
　注意すべきことがあれば、作業手順の中に注意事項も加える。
・文書で説明しにくい場合は、図や絵を入れて説明する。
・1つの作業に大凡どの程度の時間が必要かも記入できれば、
　記入して置く。

下記にマニュアル作成についてのURLを記入しておきますので、
それも参考に作成して見て下さい。

業務マニュアル 作成のポイント
http://www.bizup.jp/member/netjarnal/repo_k79.pdf

「使いやすい業務マニュアル」の作り方と６つのポイント
http://www.webinsource.com/archive/100327001311.html

マニュアル作成の手引き
http://matome.naver.jp/odai/2138597050517151901

情報親方の泣く子も”わかる”マニュアル作成の９つのステップ
http://sogyotecho.jp/manual-document/

お礼

今色々読んでいる最中です。
ご丁寧にありがとうございました。

回答No.1

SPS700

説明を「図」ですることです。「甲に乙を施して丙にせよ」と書くより、乙をする前の絵と、乙をした後の絵と２枚で、見てやれるマニュアルになるのではないでしょうか。

お礼

追記ですが、
私が作った薄めの支払処理の方法を書いたファイルを
社長は１時間もかかって読まれました。
社長にはそれぐらいかかるようです。
何事もすんなり読まない社長です。
なので、小学生でもわかるマニュアルにしないといけないかなと
悩んでいます。

補足

ありがとうございます。

Ａ銀行手数料（当社取引銀行）
Ａ銀行　108　324
その他　648　864

これが何かさっぱり分からないと社長から言われました。

Ａ銀行からＡ銀行へ振込　108　324
Ａ銀行から他銀行へ振込　648　864
これなら理解できると言われました。

ですが、あまり長い言葉にすると、読むのが嫌になるし、
難しいなと思っています。
図で説明できることは、していきます。
プリントスクリーンを使います。
皆さま。他にも色々教えてください。