関連・子会社用パソコンを親会社で一斉発注する

質問

1000人規模の会社の本社システム部門でOA機器の調達を担当しています。

WindowsXPのサポート終了問題もあり、本年度から来年度にかけ、従業員用のパソコン購入台数が軒並み増えています。そこでスケールメリットによる割引、在庫の確保、キッティング作業の効率化、ユーザーへの納品時間の短縮といった理由から、年度初めに向こう1年間の購入予定台数を想定し、一斉に発注しています。会議室の一部屋を確保し、納品も一斉に、検収も一斉に行ないます。

その際、関連グループ会社・子会社（５～６社あります）の分も同様に、おおよその台数を当方で想定し、上記と合わせて一斉に発注しています。その後、年間を通じて関連会社側から希望台数が確定した都度、依頼書が出てくるので、それに応じた台数のパソコンを当方もその都度配布、同時に当方が購入した同じ単価での費用を請求することにしています。

この場合、親会社である当方は、関連会社から提出される「依頼書」を受けて配布を行ないますが、その際の事務処理としては、当方が購入した際の見積書の提示、パソコン本体の引き渡し、請求書の発行、しか行なっていません。今後、監査などがあった場合に指摘を受けそうな気がしてならないのですが、やはり関連会社や子会社といっても独立した会社法人同士、例えば角印等が押された正式な先方の発注書送付を受け、当方は注文請書や納品書等も発行するべきなのでしょうか？何か不足していること、問題点などがあればご指摘いただきたいです。

よろしくお願い申し上げます。

回答No.1

tankasira · ベストアンサー

一括発注していることを明確にした稟議文書のほか、提示された「依頼書」、提示した見積書、請求書の写し、請求額の入金が分かる資料〔預金通帳等〕があれば、監査で問題となることはないと思われます

監査担当としては、発注数が多いので、子会社ごとの注文数、請求数、入金などを容易に確認できる資料を要請されると思います。それらの資料は、調達担当としても管理上必要な資料ですから予め作成しておくべきでしょう。

お礼

具体的な書類の種類をあげていただいたので大変参考になりました。ありがとうございました。

回答No.2

gaweljn

一般的には、独立した法人間の取引として、書面を揃えるのがよい。様々な場面で甘くなりがちな子会社・関連会社との取引であるからこそ、むしろきちんとしておくのがよいともいえる。

ただ、あなたの会社が上場会社や上場準備会社、それらの子会社・持分法適用会社でなければ、監査役や会計監査人がうるさ型でない限り、現状の方法でも監査上特に問題視されることはないだろう。

お礼

たしかに親会社は関連・子会社に甘くなりがちですね。気を担当者レベルでも気をつけていきます。