言葉の使い方について

質問

会議の報告書を書くことになりました。
「配布資料に記述ミスがあったため口頭で修正。」という風に書こうと思っていますが、言葉の使い方としておかしいでしょうか？

もしおかしければ、正しい表現を教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。

回答No.1

Tann3

内容はおかしくありませんが、どのように表現するのがよいのかは、その報告書の位置付けによります。

　国会や地方議会・公共団体などの、いわゆる公的記録の場合は、何か規則があるでしょうから、それに従う必要があります。

　その他のビジネス上の会議では、顧客との会議、社内会議、単なるグループ内の会議、それぞれでいろいろでしょう。
　少なくとも、相手が他社・他人であったり、顧客であったりする場合、「記述ミス」をしたのが相手方であれば、失礼のない書き方にする心配りが必要でしょうね。あるいは、逆に事務的に淡々と書けばよい場合もありますし。
　自分の方の「記載ミス」で、相手に迷惑をかけたり、相手方に不利な記載ミスを相手方から指摘されて訂正する場合（故意にこちらが有利になるよう書いたと疑われるような場合も）、間違えた理由・経緯や訂正する根拠、相手に対する謝罪の一文も書いた方がよいかもしれません。

　要するに、事実記録としての側面と、相手とのコミュニケーションとしての側面、公的証跡としての側面など、その報告書の意味合いを考慮して決める必要があることだと思います。
　いずれの場合でも、キーワードは、「客観性」「誠意」「簡潔」です。