旅費、経費精算の合理的なやり方

質問

経理をやっています。
旅費、経費精算に時間がかかりすぎて困っています。

社員が申請書を持ってくるので、ルートの確認から全部経理がやります。
ルート確認（駅すぱあと等で）→金種表作る→預金引出と両替→封筒に入れて準備→支払い
と言った流れです。

月に100万以上の精算が発生します。
精算日は週2回です。

合理的なやり方はないでしょうか？

時間かかる上によく間違えてしまいます。
振込に変える方法は社長が反対しているので不可です。

皆さんの会社ではいちいちルートの確認しますか？

回答No.3

chocota111 · ベストアンサー

おつかれさまです。現金の取り扱いは時間もかかりますし、気をつかいますよね。
出張された方の申請された交通手段のまま確認しているのですよね。
例えば、東京から大阪でも、JRや飛行機、高速バスなどいろいろありますが、会社の精算は原則JR料金を上限として、その他にバスや地下鉄を利用したときは区間と金額を、タクシーの場合は区間と領収書を精算書に記入、添付…と、してもらえば調べる手間はかなり省けると思います。ただ、交通費、食事代、宿泊費に上限や一般的な金額を設定するとなると規定を変えないとダメなので難しいかもしれませんね。
精算処理は楽になり、経費削減にもなり、高速バスや安いホテルで出張する方は差額分がもらえていい感じなんですけどね(^o^ゞ

現金については、金融機関の払い出し票を一人分ずつ書いています。ちょっと手間がかかる気がしますかが、慣れると便利ですよ。ちなみに適用に出張日と出張者を書けば記帳されますし、お金を分けなくても払い出し票単位(一人分ずつ)封筒に入れてもらってます。

回答No.2

noname#188107

＞皆さんの会社ではいちいちルートの確認しますか？

ときたまチェックくらいはします。
特に怪しげな人のみですが。

＞合理的なやり方はないでしょうか？

そもそも金銭の授受が止まっているから、
焦る。焦るから間違うし、せかされた感が
あって、気ぜわしいのではないでしょうか。

１　
まず、役職や職種ごとに仮払金規定に基づいて、
例えば、営業職課長なら月額３０万円と決め、
先に支払っておきます。

これは、頻度や、距離などによって、
妥当な線を決めればよいだけです。

仮にそれをはるかに越える金額の出張が
あるなら、その旨を申告させて、特別に多めに
もたせればいいだけです。
社長がうるさいなら、決済は社長権限に
しておけばいいのです。

精算書の提出に仮払金の払い出し申請を出させ、
金額も本人に決めさせて、(既定の範囲内で)
なんなら社長の決裁をいただいてから支出すればいい。

経理が手間を省きたいなら、本人が社長に
決済をもらってから、経理が出金する方法に変えてもいい。

２
これも頻度で決めればいいですが、
うちは事務職がいないので、月一精算です。
Ａ４一枚に一ケ月分の出納表のまとめで表紙を作ります。
明細は必要ならそのあとに数枚作成します。
イメージで伝えれば、
一行に〇月×日〇△商事(主な仕事の件名、客先)
交通費欄は〇〇円(大阪-東京とか)宿泊費、日当、諸経費
などの金額をそれぞれまとめさせて書きます。
明細が必要なら別紙に書きます。
これが３０行。場合によっては一日１行で書ききれない
場合があるので、４０行くらいにまとまります。

さらに必要ならそれぞれの業務に簡単な
コメントや報告事項などを書かせます。

３
経路は本人に書かせます。
経理は大まかにチェックするだけにします。
全て事後の作業です。

社長さんには、「こだわるなら、その経路の金額が
間違ってないかとか、合理的か否かよりも、
どういう仕事をしてきたか、出張報告書などに
書かせたりしたほうが、よっぽど効果的です。」
とでも言っておくのですね。

お礼

やはり経路確認は皆さんあまりしていないんですね。
1ヶ月精算のほうが効率良いのでしょうか

回答No.1

kkanrei

以前私が勤めていた会社では、申告制でした。旅費精算書に社員が行き先、交通機関、料金を記入し経理に申告。経理には一定のお金がストックされていてその場で支払。性善説に立てば、経理の手間は殆ど発生しません。社員を疑って、調査するほうが経理の人件費が高くなると社長に伝えてください。

お礼

経路確認はしないということですね