「総勘定元帳へまとめて転記」事務の簡素化

質問

現在、事務の簡素化と簡略化に努めています。

私の所では、毎日伝票（エクセル様式）を作成し、これを見ながら専用会計ソフトに入力して総勘定元帳が作成されます。
しかし、月にすると消耗品費80件、旅費交通費40件など毎日の入力が大変になっています。
そこで、たとえば、会計ソフト入力の時、月の合計金額を入力する方法では問題あるのでしょうか。
例　消耗品費　180000円　○○始め80件　　　　
　　旅費交通費　80000円　　○○始め40件　　
(伝票がエクセル様式のため各科目の合計は出ます）

消耗品費の1ヶ月の内容は伝票に1件1件記入してあるので、客観的に消耗品の説明を求められても1件1件を説明はできる状態です。

「合計転記」？という方法もあると聞きましたがこのような方法は可能でしょうか
本来は1件づつ入力するのが理想ですが、人員、仕事量、節減等を鑑み、
事務の簡素化と簡略化をできるだけ行いたいのでよろしくお願いいたします。。

回答No.1

yosifuji20 · ベストアンサー

合計仕訳で入力しても、元のデータと証憑の関係が明らかであればそれでもかまいません。
実際昔の電卓の時代にはそういう方法はよくありました。
ただせっかく会計システムを使うのであれば、それは非合理的だと思います。
それよりもなぜEXCELデータを別に作るのでしょう。

どちらにしてもEXCELデータでも「消耗品費80件、旅費交通費40件」の入力はしているのですよね。
それならば証憑から直接会計システムに入力しても同じではないでしょうか。
いつでもPCの電源を入れて会計システムを立ち上げておけば入力はそれほど負担とは思いません。１００件程度の会計システムの入力はかなり少ない件数です。
画面で直接現金残などを見る習慣を作れば、二重作業は不要だと思いうのですが。

お礼

ご回答いただき大変ありがとうございました！
まとめて入力はできるということで簡素化できそうです。
非合理的な面はまだまだありご指摘のとおりかもしれません。

今までは紙の伝票がありそれに手書きして作成してたということを引き継ぎまずはそれをパソコンで作成しました。
エクセルということがわかりにくくさせてしまったようで、例えばワードで伝票を作成し紙で印刷して綴じていると言った方がイメージがつきやすいかもしれません。
（実際はエクセルで伝票を１枚作成しそれごとに印刷）

>それならば証憑から直接会計システムに入力しても同じではないでしょうか。
⇒この場合、伝票は作成せず会計システムに直接入力して総勘定元帳を印刷しておくという方法でもよいというこでしょうか。

もう少しアドバイスをお願いいたします。

補足

例えば、紙で手書きして伝票を毎日起こしているとします。
それを、総勘定元帳作成のため入力するとした場合のまとめて入力はいかがですか？
大変申し訳ありませんがお願いいたします。

回答No.3

afdmar

エクセルから会計ソフトに転記してデータを保存する場合、次のようなリスクがある。

まず、エクセルのデータそのものが改変されたり消失したりするリスクがある。会計ソフトはエクセルに比べて堅牢にできており高度のバックアップ機能も用意されているため、相対的にこのリスクが小さい。

また、転記時にデータ入力を誤るリスクや、転記を忘れるリスクがある。何らかの方法でカバーできればよいが、転記がなければそもそもこのようなリスクは回避できる。

内部統制の観点からは、こういったことを考慮して、エクセルから会計ソフトへの転記はおこなわないで済むのならおこなわないに越したことはないとされるんだ。

お礼

ご回答大変ありがとうございました。

最終的に、エクセル作成を終了し、システムに直接入力に切り替える方向です。
4月からシステム入力をしてないのでしばらく大変ですがシステム入力に統一したいです。

回答No.2

afdmar

印刷して保存するのであれば、その方法でも一応は大丈夫だ。「一応」とするのは、エクセル利用や転記において内部統制上の問題があるため、上場会社やその子会社の場合には避けるべき手法となるためだ。

エクセルの仕訳データを会計ソフトに外部取込する方法や、会計ソフトに直接入力してエクセルに排出する方法を検討してみてはどうだろうか。

お礼

ご回答いただき大変ありがとうございます！

>転記において内部統制上の問題があるため、上場会社やその子会社の場合には避けるべき手法となるためだ。
⇒こちらについてもう少し詳しく教えていただけないでしょうか？