建設業の経理をしてるのですが、エクセルで社員の代休を管理をしたいと思っ

質問

建設業の経理をしてるのですが、エクセルで社員の代休を管理をしたいと思っています。
何かアイディアがないでしょうか？

今ある書式は休日出勤した日付とその工事名、振り替えた日付が社員別に３行で表示してあります。画面で見ても印刷しても見にくくて分かりにくいです。なにかいい方法はないですか？
欲を言うと、それを工事別かつ社員別に集計してくれるようなものを作りたいと思っています。

ちなみに25人ぐらいを添付の書式で管理しています。

回答No.2

yosifuji2002 · ベストアンサー

>例えば代休を使わなかった場合に工事名順かつ名前順に並べることは可能なのですが。

この場合は、工事名と名前だけを入力して、出勤日と代休日をブランクにしておけばよいでしょう。

＞しかも１人が２０日の出勤日があって、２５人を管理しようと思ったら行がものすごい数になっちゃいますよね？確かに集計は楽かもしれませんが、表じたいを見るのは大変なような気がして・・・

データ量が非常に多い場合はエクセルに向いていない処理と考えるのが本来です。
その場合はたとえばAccessならば何千件のデータでも簡単です。しかし使える人が限られますね。

現実的には、月単位でシートを分けるとか、データのフィルターで特定の工事や人名だけを表示させるとかの工夫をしたらいかがでしょうか。

ご質問にある表形式でもそのような大量データでしたら見やすいとも思えないのですが。
おまけにデータ作成上、上下になったり左右になったりで煩雑という欠点もあると思います。

工夫によってはデータを一件1行にして、目的に応じて適当な集計やソートをすれば、見やすい出力はできると思います。

大量のデータのコツは、元データはできる限りシンプルな形式でレコード化し、利用の際にその目的に応じた出力を考えることです。将来どのような必要が出るかわかりませんので、できる限り広範囲な利用が可能な形式で元データを作っておくのが、システムづくりの常識です。

お礼

ご親切にありがとうございました。
なかなか難しいですね・・・。
参考にさせていただき自分なりに考えてみます。
本当にありがとうございました。

回答No.1

yosifuji2002

データの作り方を変えたほうがよさそうです。
1行1件で　工事名、氏名、休日出勤、代休日　

というデータにします。

こうしておけば、工事順、社員順、に並べ替えをしてから
データの集計機能で、工事名、社員名をキーとして件数を表示することができます。

明細を非表示にして、社員だけの件数や、工事ごとの件数を表示することも可能です。

目的に応じて、並べ替えのキーと集計のキーを変えると各種の集計が可能です。

多くの件数のデータを集計するためには、1件1行のデータ形式は最も合理的です。
ご質問の表の形はこのような処理には非常に不向きな形です。

補足

早速回答ありがとうございます。
そのような方法がやっぱりいいですよね。
例えば代休を使わなかった場合に工事名順かつ名前順に並べることは可能なのですが。
しかも１人が２０日の出勤日があって、２５人を管理しようと思ったら行がものすごい数になっちゃいますよね？確かに集計は楽かもしれませんが、表じたいを見るのは大変なような気がして・・・