企業受付のお仕事を教えてください。

質問

こんばんは。

現在求職中の女性です。
他にも質問をしているのですがもう一つ教えてください。
今まで一般事務の経験しかないので他のお仕事も経験してみたいと思っております。

企業受付とはどのようなお仕事でしょうか？
仕事内容の紹介文を見ている限り、
来客受付、代表電話取次ぎ、会議室管理、お茶出し、などとありますが、1日中それだけなのでしょうか？
会議室管理ってどうゆう事するのですか？
私が働いていた会社では何時から何時。○○。って書く程度だったんですけど。
暇ではないのでしょうか？
二名体制などと書いてあるものも見かけました。
二人もいて何をしているのでしょうか？
実際はどうゆう感じなのか働いていた方、生の声を聞かせてください。

回答No.1

nyatann · ベストアンサー

企業受付経験者です。
私は１社しか経験していないのですが、一緒に働いていた派遣社員さんに聞いたところ、受付業務の位置づけは企業によってにかなり異なるようです。
担当者の呼び出しは来客が内線で行い、わからない時に案内する程度の座っているだけが仕事のような受付から、ロビー来訪者の一切の面倒を見る受付まで様々だとのことでした。

私の経験した職場は
＞来客受付、代表電話取次ぎ、会議室管理、お茶出し、などとありますが、1日中それだけなのでしょうか？
まさにこの通りの仕事内容でした。
１日中それだけでしたが、来客は１日通してあり、暇な時間はお昼休みくらいでした。
受付は２人でしたが、特に朝の始業から１０時過ぎまでと、午後の始業から２時過ぎまでのそれぞれ１時間は目の回るような忙しさでした。
お昼も交代で取りましたし、おトイレに立つ事もありますから、余程暇な会社でないと１人という事は無いと思います。
ただ、忙しさは会社の規模（会社全体ではなく、その社屋の規模という事ですが）によると思います。
私がいた会社はその社屋内に９００人が勤務していました。

細かい仕事の内容としては
１）来客の担当者への連絡。
これが一番基本です。
社屋内に在籍する社員の内線電話番号を全て覚える事が要求されました。
勿論、来客の殆ど無い部署も少しはあるのですが、一応は全て覚えます。
また、飛び込み営業、クレームなど、アポイント無しで、担当部署さえわからないお客様への応対などは、話を聞いて担当部署を割り出すなど、各部署の業務内容にも精通している事が必要でした。

２）お茶出し
喫茶部に担当者が注文、という形式でしたが、空いたグラスやカップの片付けは私たちの仕事でした。
また、お茶を出さなかったとしても、灰皿の始末がありました。
来客との応対をしながらロビーに気を配り、いつも綺麗にして置くようにしているだけで、手一杯という感じでした。

３）会議室の管理
ロビーに付属する会議室（個室）の管理です。
予約の管理をし、ロビー同様、使用後の後始末などもしていました。
これ自体は大して手間の掛かる仕事ではないですが、１・２と同時ですから、気を遣います。

４）代表電話取次ぎ
私の会社では、受付担当は３人で、２人が受付、１人が別室で代表電話を取る、ということになっていて、それがローテーションで行われていました。
３日に１日は代表電話担当です。
内線を全部覚えている必要があるのはこちらの業務の為もありました。
基本的にはダイアルインなので、掛かってくる電話は担当不明で掛けて来る電話、または掛けた部署がお話中、一定時間応答が無くて代表に回されて来る電話だけでしたので、こちらは忙しい時間帯（受付と同じに朝１時間、午後１時間）以外は暇でした。
雑音が入らないように完全に個室でしたから、本を読んだり編み物をしたり、あんまり暇だとうつらうつら・・・。^^；
まあ、３日に１度の息抜きという感じでしたね。

受付担当のメリットは残業が全く無いこと。
終業チャイムと共に席を立てました。
また、どんなに忙しくても、その場限りで仕事がさばき切れずに残るという事もないので、気楽です。
他の部署より圧倒的に社内外に知り合いが多く出来、飲み会などにもあちこちから誘われますし、お得意さんからの頂き物も多いです。

デメリットはスキルが他にはあまり役に立たない事ですね。
電話応対、来客応対はプロに成れるかもしれませんが、事務職や営業職と言った、一般的な業務で重要と思われる事はあまり身につけることが出来ません。
受付は若いうちだけという認識が社内にはあり、他の部署への転属は長くいれば必至でしたから、新卒で受付に配属された私などは、部署が変わってから大変でした。
toto-chanさんは一般事務の経験がおありですから、その点は問題ないと思いますが。

長くなってしまいましたが、大体こんな感じです。
でも、あくまでもこれは私のいた会社の事ですから、全ての会社がこうだとは思わないでくださいね。
ただ、人との応対が好き、臨機応変の対応が得意、などという人にはやり易く、楽しい職種であるとは言えると思います。
ご参考になれば幸いです。

お礼

大変詳しい回答ありがとうございます。
はたから見ていると暇なのかな…？楽なのかな…？
あまり苦労してそうではなくていいなぁ。
などと思っておりました。
＞社屋内に在籍する社員の内線電話番号を全て覚える事が要求されました。
（＠。＠；）900人いる会社の内線全てなんてとても大変ですね。
忙しさは社屋の規模よってなのですね。
本当に参考になりました。