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小額固定資産取得時、保証書のコピーの保管理由を教えてください。　

2009/04/12 16:58

当社でノートパソコン（約１５万円）を購入した際に固定資産を管理する上で保証書のコピーを保管しなければならないと上司から言われ、購入した営業マンに保証書の提出を求めたのですが、その時機嫌が悪かったのか激怒しながら、「そんなもんどこにあるか知るか」と一蹴され入手できない状況です。上司にも決算だから早く入手するように言われ板ばさみの状態です。当社では物品取得時、取得担当者が「固定資産取得届」という届出の他、「請求書」「納品書」「稟議書」など取得に関わるあらゆる証票のコピーを揃え添付し、経理に提出しなければなりません。これに「保証書のコピー」も添付する必要があるようですが、その理由が不明です。保証書のコピーの保管は必要なのでしょうか？また、それが必要であれば、この怖い営業マンになぜ必要なのか納得させられる理由をご教授願います。私は中小企業の経理初心者です。はじめて質問させていただいております。宜しくお願いいたします。

judo123
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財務・会計・経理
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gutoku2
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2009/04/13 08:58 回答No.2

>当社でノートパソコン（約１５万円）を購入した際に >保証書のコピーの保管は必要なのでしょうか？税法上　当該物品を15万円で購入した事を証明する必要があります。　購入金額が記載された証憑を保存する事が必要です。　（注文書・注文請書、請求書・請求明細、納品書・納品明細等々、パソコン　　の単価が記載された証憑を保存しなければなりません）　一般論では、保証書には金額が明記されていませんから保存しても　税法的な意味はまったくありません。　　※保証書に購入価格が記載されていれば別ですが・・・会社規則 >「保証書のコピー」も添付する必要があるようですが　御社の規則に保証書の添付が義務付けられているならば、添付する必要があ　ります。　（会社規則の場合、会社毎の合理的な理由で制定します）　税法は、法人税（固定資産税）を公平に納付する手順が定められているもので　あって、固定資産（少額固定資産）を管理する目的はありません。　しかし、御社は会社規則で固定資産を管理するための規定を別途設けても、　何ら問題はありません。（管理のための規則を設けることは良い事です）　しかし、部外者はその制定の理由は類推するしかありません。　上記を参考に、上司にご相談されることをお勧めします。

質問者

お礼 2009/04/19 22:58

税法と会社規則の二つの見解からのご回答大変分かりやすかったです。ありがとうございます。

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taiken-23
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2009/04/13 11:58 回答No.4

(1)固定資産「ノートパソコン」を購入する時は要請書・稟議書等を上司に申請します。これに対して上司は決済をして購入になります。 (2)購入するに当り(1)の書類「要請書・稟議書（写）請求書等を添付して仕訳伝票を起票して上司の検票「証憑書類」の検証が終えて現物を購入します。 (3)購入の際領収書を頂きます。これも証憑書類として添付します。上司の検印押捺。 (4)営業マンが買ったと言う事は，事務課・販売課「営業」と課が分かれていても事務課が保証書を保管します。 ※保証書のコピーを添付の件だが会社の規則「規定」なら添付しなければなりません。 ※例えば監査官から仕訳伝票の計算書を要請されたら後添付することもあります。勿論証憑書類として上司の検印が必要です。 ※現物を購入したのは営業マンだが会社の固定資産として管理をするのは事務課ですから全てその積りで覚えてください。 ※会社は誰かが勝手に買った。このような理屈は通りません。 ※上司は責任は自分にあるから厳しい指導をするのです。ここを理解してください。 ※保証書は必ず社内にあるように思います。規則であれば探して添付する。見つからない時は，ｊｕｄｏさんがひたすら謝ってください。そのことが後にｊｕｄｏさんは評価されることになるのです。

質問者

お礼 2009/04/19 23:19

購入申請～保管までの順序が具体的でわかりやすかったです。＞上司は責任は自分にあるから厳しい指導をするのです。＞保証書は必ず社内にあるように思います～そのことが後にｊｕｄｏさんは評価されることになるのです。後々のことまで考えさせられる大変貴重なご意見ありがとうございます。この場をお借りして皆さんに改めて御礼申し上げます。またお返事遅れまして申し訳ありませんでした。後日、自分の机に行くと、ＰＣやマウス、セキュリティソフトなど購入した全ての箱と保証書、説明書などがおいてありました。営業の方にはお礼を言いました。この営業の方からすると、こういう事務処理は大変手間と考えているようです。皆さんありがとうございました。