帳簿の保管場所はどこでもいいのですか

質問

会社の帳簿類の保管期限はその種類によってそれぞれ定められているようですが、保管場所については定められているのでしょうか。
会社内においておいていつでも見ることができる状態にしておかないといけないとか、別の場所でもいいが必要に応じて○○分以内に準備できればいいとか、あるのでしょうか。

回答No.3

gutoku2 · ベストアンサー

>保管場所については定められているのでしょうか

保管場所の定めはありません。

　会社の帳簿類の保管理由は
　　１商法定められている為
　　２税法に定められている為
　　　　※税務調査時に書類の開示を求められる為
　　３取引先等から確認を要請された場合に対応する為

上記が理由です。この中で御社にとってどの理由が大きいかを勘案して下さい。
２が大きな理由であれば、税務調査は事前に通告を受けて調査日を指定されま
す。一般的には数週間の余裕がありますから、調査日までに用意できればどこ
に保管してあっても特段の問題はありません。
また、税務調査が済んだ期が再調査になる可能性は極めて低いですので、調査
済みの期の資料は賃料が安くて信用できる場所であればどこでも良いと思われ
ます。

一般論
税務調査は、一般的には3期分程度を調査の対象期間とします。
よって
　現在進行中の期：
　　　　　会社内
　直前期～3期前：
　　　　　会社内か近所
　それ以前の期：
　　　　　まあ常識的な距離にある倉庫（等）に保管して下さい
　　　　　（5期分が会社の近所にあると、調査で困る可能性は極めて低くな
　　　　　　ります）

私が勤める会社では、1期前までは社内で。それ以前の期は車で30分程度の場所
にある倉庫に保管しています。

お礼

回答いただきありがとうございます。
よくわかりました。

回答No.2

srafp

保管場所については、具体的な場所は定められておりません。
しかし、
・現在使用中の帳簿や書類は、必要に応じて取り出せる（提示できる）状態である事は必要でしょう。
・過去の帳簿類は倉庫等で構いませんが、１～３期前の分は何かにつけて調べる事がありますから、数時間も掛けずに取り出せる場所がよいでしょう。尚、この期間の帳簿は、同時に税務調査が済んでいない帳簿類で有ることが多いです。税務調査は事前に連絡があるのが通常です。調査日に『帳簿は１週間後に届きます』なんて言えないですよね。

お礼

回答いただきありがとうございます。
参考になりました。

回答No.1

dog123

保管場所は定められていないと思います。
○○分以内という時間設定もありません。
ラックや箱などに保管する場合には表に「～年分」や「～書類分」
など明記しておくと後から探すにもわかりやすいですよね。

お礼

回答いただきありがとうございます。
参考になりました。