たままた人事等でご質問のような制度や手続きなど実務を担当してきた者に過ぎません。
以前からですが会社としてはなるべく交通費のコストを節約(倹約ではなく)に頭と通勤交通費に限らず出張旅費規程などあらゆるコストを節減しようとしているかと思います。
当然、通勤に関する交通費については最短かつ最適な距離やルートは勿論、転居したことで変更になるばあい的確に把握しておかないと会社として不要な交通費の支出となるので、通勤交通費についても、定期代にしても1ヶ月より半年分支給する会社もあるかと思いますし、自分もそういった制度に関わったことや転職していきなりその会社では申告間違いによる過払いの返却が年間数百万になり、いきなり転職後の仕事になった経験があります。
転勤等の異動がない限りにおいては1ヶ月の定期代金を毎月支払うことから3ヶ月あるいは6ヶ月の支払い(税金の問題があるので支給のタイミングには要注意)で従業員に負担税金等の負担にならないように工夫してきたことは事実です。各人においては月10万は非課税なのですが、総支給額からみた場合4月から6月は避け、別に支給し控除するような仕組みなどを検討しました。
従業員が数千人となるとかなりの手間がかかると思いますが、データベース(当然個人情報などは留意で自分は社内のLANにはつながることはなく単体で利用しいました)を作成することで容易に処理ができました。
また会社により他の回答者の方のご回答の通り、特殊なリフレッシュ休暇や社員旅行や慰安旅行などについてはそれぞれ会社により、また上記の問題も一概にコスト削減にはつながらないことも場合によってはあるかと思いますし、それだけアルバイトの方も含めてその性質上ですが1000円のミスを発見するのに数約万コストをかけていては何のメリットもないばかりか本末転倒かとおもいます。
入社した段階からの処理を確実にすることでかなり違ってくる面もあると思います。
ご質問は有給休暇時の交通費なので一概に会社の福利厚生面でもかなり
違いがあるので断言できませんが、通常に関する有給の場合は本来の有給は「理由がいらない」以上会社が業務に著しい支障がでない限り関与することはないというのが基本かと思います。
慶弔休暇などとは違い、ルール通りに言えば有給休暇に理由はいらないというのが基本ですが、緊急時などは申し出るようにしていました。
管理監督署職となればそういうわけにもいかない面もありますが、参考程度にでもなれば幸いです。
お礼
ご回答参考になりました。そうですよね。前事務局長は日額精算の方式をとり、有給休暇は一日働いたとみなしての給与支給として日額交通費も付与したのだと判断しました。ありがとうございました。