部署への報告の仕方

質問

こんばんは。

とある中小企業に勤めております。

上司は40代の年配の方ですが、仕事が適当でかなり迷惑しています。

その人は1人で勝手に行動することが多く、私を始め部下は
日中放置です。

また「俺がやる」と自身で言った約束事が、1つも守られません。
これも放置されます。

私が提示した週の予定も無視され、経緯が不明の突発的な
業務を振られることがたまにある程度です。

今の業務は社にとって大きなプロジェクトで、私もその旨を
言われたのですが、上記のような状態でモチベーションややりがいが
見出せません。

また今の体制では、プロジェクトは失敗しそうで不安です。
課題や決めたいことは沢山あるのですが、その打ち合わせの場すら
設けられず（その上司は事務所にもほとんど来ない）、
今後どう進めて良いかがわかりません・・。

とりあえず状況を打開するため、「上司の上司」とサシで
面談をすることになりました。

目的としては、

・つらい状況を周りに理解してもらうこと
・理不尽な状況から、自分を守ること

を先ず考えています。

このような場合、どのような内容で面談をするべきでしょうか。
単に上記の不満を言うだけでは、意味がないですし・・。

資料として現状の報告や課題、要望点を印刷して、
持参しようかと思いますがいかがでしょうか。。

ご意見お願いします。

回答No.2

neKo_deux · ベストアンサー

> その人は1人で勝手に行動することが多く、私を始め部下は
> 日中放置です。

前もって、作業指示を出すよう請求して下さい。
請求した内容、日時、場所、担当者の部署、役職、氏名など、ガッツリ記録します。

> また「俺がやる」と自身で言った約束事が、1つも守られません。
> これも放置されます。

こういうトラブル、誰が、何を、いつ、どこで、どうやって問題解決したのか？も記録します。

そういう記録が溜まる事で、上司の上司や会社に対して上申を行うための根拠に出来ます。
というか、逆に「自分達で仕事を探さないのが悪い」なんて指摘も受けかねませんので、そういう管理業務を行うための役職と権限と待遇を整理してもらうとか。

> このような場合、どのような内容で面談をするべきでしょうか。

現状の問題点を提示する。
ココの問題に対する改善策を請求し、提示してもらう。
改善策が効果的に運用されているかを客観的に確認できる指標を設ける。
・上司の携帯の番号を提示してもらい、いつでも連絡や作業指示ができるようにするとかであれば、
　-連絡がついた／つかなかった日時や内容を記録。
　-定期的に報告書として会社に提出。
・事前に行動スケジュールを提示してもらうとかであれば、
　-前日の終業時刻までに提示。
　-提示されない回数が一定回数に達したら、会社に報告。
とか。

改善策を出しても／出されても、期待通りに実施されない事を前提にすべきでしょうか。

お礼

詳細なアドバイスを有難うございます。
大変参考になります。

私が整理できなかったことをご指摘頂き、だいぶポイントが
見えてきました。

１.「前もって、作業指示を出して貰うように請求する」

実はその上司がお客さんとかから聞いた事項を、一人で抱えたまま
忘れてしまっているみたいなんです・・。で前日にお客さんから
確認され、慌てて自分らに対応させる、みたいな。

これでは、部下のモチベーションも上がりませんよね。

２.「管理業務を行うための役職と権限と待遇を整理してもらう」

実は以前「自分達で積極的に上司を捕まえないと」と別な上司から
指摘を受けたことがありました。
本来であれば上司の行動を指導して欲しいですが・・。
こうしたストレスを溜めないためにも、こうした対応が必要ですね。

３.「現状の問題点を提示」

上記の質問に書いた事項をまとめてみようと思います。これだけ
課題が山積しており、今の体制では、プロジェクトが失敗する危機感を
文面で伝えたいと思います。

４.「改善策が効果的に運用されているかを客観的に確認できる指標」

これは全く気づきませんでした。実は以前にも同じような面談があり、
上司本人に指導が伝わったのですが、現状全く改善がありません。

期限や改善有無の状況を、定期的に報告する運用にすれば、周りも
わかって貰えそうですね！。

とりあえず以上を文面にしようと思いますが、いかがでしょうか？。
感情的になって文句ばかりの文面にならないよう注意したいと
思いますが・・。

回答No.3

suunan

「・つらい状況を周りに理解してもらうこと
・理不尽な状況から、自分を守ることをまず考え」

それでは利己的主観的な印象を与えるからダメです。
心情は抜いて各人の行動を客観的に報告し、
「仕事チームとしてこの状態はよくない」という分析を
述べましょう。

お礼

有難うございます。
感情的にならず、「分析」という言葉を使えば、また違いますね。
参考にさせて頂きます。

回答No.1

mat983

＞このような場合、どのような内容で面談をするべきでしょうか。
単に上記の不満を言うだけでは、意味がないですし・

現状の問題点を具体的に分りやすく言えば大丈夫です。
それを聞けば大抵の上司は、どう改善すべきか分ります。
完全なスタンドプレーでチームの力を高めようとしない上司では、うまくいかないと悟るでしょう。

お礼

有難うございます。

全くご指摘のとおりで、スタンドプレーで走られてしまい
重要な決定や、課題が私達に伝わりません。

誤解かもしれませんが、自身が面倒な作業だけが
私達に降りている錯覚も受けます。

チームは諦めムードが漂っており（何も連絡が無いので定時で
帰ろう、みたいな）、このままだと失敗する気がするのです・・。