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請求書について
こんばんは。 弊社はある会社に紹介手数料を払っています。 しかし、その請求書は弊社で正も控えも作成し、両方先方に送り正を返却していただくことになっています。 いつもは正を送ってくれるのに今回は営業が先方に行って請求書を持ち帰ってくれたのです。が、控えの方に角印をついたものを持ち帰ってきたのです。明らかに誤りだと思い、営業に差し替えてもらうようにしてほしいと言ったら「角印をついているのだしこれでいいでしょ？」と言われ、「これではまずいんですか？」と営業事務の方にも言われてしまいました。 先方の角印が押してあれば、「請求書（控）」とうたってあっても問題ないのですか？私は今までこういうことがあったらまず差し替えてもらいますが、どうなのでしょうか？
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普通は差し替えてもらいますよね。それが当たり前の感覚です。でも、「何が問題になるんだ！？」と開き直って聞かれると、答えに窮してしまいます。 経理・会計部門としては、会計士の監査や税務署の調査が入った時に、「何で控えなんですか」と聞かれるかもしれません。いつも丸印なのに今回だけ角印とかなら、余計疑問に思われるでしょう。そのとき「間違いなんですけど、面倒くさいのでそのままにしました」と答えて、納得してくれるでしょうか。控えだからといって別に罰金を取られるとか、税金を課されるとかいうことはありませんが、「何かあやしい」と思われるだけでも大変なマイナスです。悪くすれば、関係ないことまで疑われて調査され（これに対応するだけでも本当に面倒）、些細なミスをとがめられたり、グレーゾーンの処理を違反にとられたりすることもありえます（何しろ処理の適正さについて信頼を失ってるんですから）。 「何がまずいか」と言えば、当たり前のことを当たり前にやることを面倒くさがっている営業部員の姿勢、または、こんな小さなことでも言い出しにくいと思わせるような相手の会社との人間関係でしょう。
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- d-y
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No.2で回答したものです。 言い忘れました。 実際上一番困るのは、しばらくしていろんな経緯を忘れたころ、相手の会社が「あれっ？正が送付されてないや」ということで正を送ってきた場合、二重払いの危険があるということでしょう。
お礼
何度もありがとうございました。 確かにそういう危険も考えられますよね？
実務上、ご質問のように、支払側で請求書を発行して、相手から捺印してもらうことはあります。 今回のように、正・副を間違えた場合、差し替えることが望ましいのですが、相手との力関係によっては言い出せない場合もあります。 そんな場合は、（控）の部分を消して「正」として扱っても特に問題はありません。 税務調査などの場合も、その旨を説明すれば済みます。
お礼
ありがとうございます。 控えを消しても大丈夫なのですか？ 弊社の営業の中には事務の基本的な部分を理解していない人がいて、こういうことを一度許すとなんでも起こりうるので今回は差し替えてもらいます。 しかし、今後の為に参考になりました。本当にありがとうございました。
- noakasa
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基本的にはまずいです。 すぐに差し替えてもらうことをお勧めします。 仮に取引先が控えの請求書を送ってきた場合、あなたの会社では支 払いをしますか？ あなたが経営者なら支払いを認めますか？ 税務署の調査が入って、その請求書に気づいた場合、不必要な事ま で調べられる原因になると思いますよ。
お礼
ありがとうございます。 今の会社にきて1年以上経つのですが、営業さんとのやりとりで時々当たり前のことを当たり前に言っても「なぜ？」と言われることが多々あり、どんなに言っても営業さんの意思を通そうとします。 この件に関しては私の意志を通していますが（やはりおかしいので）、こういうやりとりに疲れきっています。 皆さんの会社でもこういうことがあるのだろうかと思い、質問してみました。 ありがとうとございました。
お礼
ありがとうございます。 ＞「何がまずいか」と言えば、当たり前のことを当たり前にやることを面倒くさがっている営業部員の姿勢、または、こんな小さなことでも言い出しにくいと思わせるような相手の会社との人間関係でしょう そうなんです！こちらは当たり前のことを言っているつもりですが、相手に「そんな小さなことを」といわれたり、それならまだしも「どうして？」とそもそものところで違っていることがあります。 こういうやりとりが時々あるため、疲れてしまうのですが、皆さんの会社でもあるのかと思い質問しました。