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役員・職員に預けている事務用資金の仕訳について

2007/07/06 13:23

１．役員に預けている現金について役員（１人だけですが）に、交通費や会議費などの資金を預けています。精算は、残金が少なくなって追加資金を催促された時点で行っていて、支出集計表のような資料に領収証を添付のうえ、提出してもらっています。【仕訳－出金時】仮払金　50,000／現金　50,000 【仕訳－精算時】 (１)会議費　　　　*****／仮払金　***** 　　旅費交通費　***** (２)仮払金　*****／現金　***** 前任者の時代から上記のような仕訳を起こしていたのですが、今頃になって「？」と感じるようになりました。「小口現金／現金」という仕訳例もあるようですが、当方では小口現金勘定の設定は避けたいのです・・・。皆さんはどのように処理なさっていますか？２．職員に預けている現金について（その１）職員（正確には部署の手持ち金庫）に、釣り銭用の現金３万円を預けています。【仕訳－出金時】仮払金　30,000／現金　30,000 これも前任者の時代から上記のような仕訳を起こしていたのですが、“仮払金”で処理するのは適当でしょうか？また、この３万円は私が入社以来、というかその以前から１度も精算したことがないと思うのですが、期末に精算するようにした方が良いですよね・・・？３．職員に預けている現金預金について（その２）遠方の非常勤職員に、交通費・通信運搬費・消耗品費などの事務用資金を預けています。精算は月１回（月末締め）、支出集計表のような資料に領収証を添付のうえ、送付してもらっています。またまたこれも前任者の時代からの仕訳です。皆さんならどのような処理をなさいますか？【仕訳－送金時】前渡金　*****／普通預金　***** ※事務費用の普通預金口座に送金。送金は期首に１回。　残高が不足してきた場合は追加送金する。【仕訳－精算時】旅費交通費　*****／前渡金　***** 通信運搬費　***** 消耗品費　　***** ※精算は月１回、月末締め。期末でも資金は返金してもらっていない。資金を前渡ししているから“前渡金”にしたと思うのですが、前渡金（＝前払金）とは、本来は備品購入代金の前渡し（前払い、手付金の支払い）をした場合などに使用する勘定科目ですよね・・・？当方は平成１９年度から新会計基準に移行するため、勘定科目の見直し作業を行っていて、なるべく標準的、一般的な仕訳を行いたいと思っており、ご教示いただきたく質問させていただきました。どうぞよろしくお願いいたします。

tomiracle
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財務・会計・経理
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noname#77757

2007/07/07 18:31 回答No.2

※１９年度から新会計に移行と勘定科目の見直しこれは大変良い事です。質問を拝見していて、よく間違わずに行ってきたものだと感心しておりました。おそらく振替・相殺処理に時間を要し残業が多かったことと創造しています。 ※少しシビアな書き方をしますが、我慢して理解してください。先ず考えなければならない事は、Ｐ／Ｌ・Ｂ／Ｓを念頭に置いて仕訳処理をすることです。つまりは、費用（経費）収益・資産・負債・資本を頭に置いてください。＊中小企業だからと言う人が居ますが、大雑把な経理処理をすることは後が大変で、残業に時間を奪われます。 (1)仮払金・・・・旅費交通費等に使用します。新幹線は分かるけど相手先へ行くのにバス・タクシーか分からないから暫定金額を担当者へ渡します。帰社後旅費交通費を計算して入出金します。 (2)役員は１日の行動計画に基づいて勤務する分けですから仮払金は発生しないのが一般的です。相手先へ行って商談した場合、大抵は相手が負担しますが、場合によっては自腹を支払ってもらい、領収書の内容で精算します。（あくまでも交際費の範囲） (3)職員の場合は　(1)しか受け付けない。 (4)仮払金の精算を期末に行うと言うことは期スパンでの処理をどのようにしていますか？仮払金の相殺をして次期戻す処理でしょうか？これでは最後に不明になりませんか？ (5)小口現金／現金・・・・このような仕訳はありえないし無駄です。小口現金とは手提げ金庫の小額な現金を小口と言います。 (6)遠方の非常勤者（その２）に現預金を預けているですが、銀行に口座があるように受け取りましたが、預金を使用した方がよいと思います。安全面から考えて。 (7)前渡金（前払金）は一般的に人件費には使用しないと思います。取引に使用します。手付金と思ってください。 ※精算は月１回月締めも期末も資金は返金してもらっていない？・・・このような経理処理をどんぶり勘定という。これじゃ＋－が把握できないのでは？ (8)遠方で普通預金があるということは銀行があると言うことです。この場合当座預金口座（毎日入出金するので利息は付かない）を設けて頻繁に使用すれば現金を抱えなくていいです。 (9)損益計算書を作成した時、収益ー費用＝Ａ利益・・・・を貸借対照表の（借方）資産の部＝（貸方）負債の部＋資本の部の剰余金の下にＡ利益が投入されバランスが取れる事を何時も念頭に置いて仕訳・会計・経理処理をしてください。 (10)（例）賃金計算説明。Ａ賃金ーＢ社会保険料ーＣ税金（住民税・所得税）＝Ｄ給与。この順番を間違えないように、年末（青色等）調整に影響します。Ａ（固定費・変動費等「時間外・休日出勤」）＝未払い費用Ｂ前払い費用　　（会社負担分は法定福利費）Ｃ預り金（県民税と市民税）　（都民税は別計算）Ｄ未払い費用 ※（例）整理して仕訳。Ａ固定費・変動費３００，０００／未払い費用３００，０００計上。Ｂ未払い費用２０，０００／前払い費用２０，０００控除・計上。Ｃ未払い費用１０，０００／預り金１０，０００控除・計上。Ｄ未払い費用２７０，０００／現預金２７０，０００本人へ支払い。これでバラス（貸借）が取れましたね？(^・^) ※来月支払い納付日にＢとＣを支払い納付する。 ※社会保険料は先に収めなければ適用にならないのです。健康保険料はそうですね。前払い費用２０，０００／預金２０，０００ ※税金も本人から控除して会社が預かって支払います。預り金１０，０００／預金１０、０００ ※以上で全てが済みました。これの繰り返しです。決算期は期をまたぐので、預り金（税金）は損金に計上できないので未払い金１０，０００／預り金１０，０００科目振替します。そうして支払い日に未払い金１０，０００／預金１０，０００で支払います。＜＞貴女は経理処理を理解していますが、こうして標準的一般的仕訳計上と経理処理を考えているのは感心しました。私の説明は口頭ではないので理解できない点もあると思いますが、適用してください。

質問者

補足 2007/07/09 17:49

taisetu様ご回答、どうもありがとうございます。m(__)m 以下、補足させていただきます。「(4)仮払金の期スパンでの処理」についてですが、役員への仮払金は、残金が少なくなって追加資金を催促されるまでは、「仮払金　50,000／現金　50,000」の仕訳のままになっています。残金が少なくなって追加資金を催促された時点（だいたい半年に１回程度）で、 (ａ)会議費　　　　10,000／仮払金　48,000 　　旅費交通費　38,000 (ｂ)仮払金　　　　48,000／現金　48,000 という仕訳をしていました。役員には常に「50,000円の仮払金を計上している」状態になっているわけです。そして、従来、期末に「０（精算）」にして次期に再振替するような処理をしていませんでした。例えば、今後は期末に必ず精算することを条件に、“仮払金”を使用して処理するというのは、やはり一般的とはいえないでしょうか・・・？「(6)遠方の非常勤職員に・・・事務用資金を預けている」はお察しの通り、各非常勤職員の事務費専用の普通預金口座を開設しています。決算期末現在の残高証明書も取り寄せていますが、手元に現金を残して次期繰越をする非常勤職員もいるため、現状では“普通預金（Ａ）の残高＝非常勤職員（Ａ）の預け残高” という管理ができない状態になっています。「(7)前渡金（前払金）は一般的に人件費には使用しない」についてですが、当方も前渡金を人件費には使用しておりません。役所に行く時の交通費、書類や荷物の郵便料や宅急便代、事務用品の購入代金、コンビニでのコピー代などの事務費として前渡ししている資金を、“前渡金”として計上していました。しかし、“前渡金（前払金）”の本来の意味合いとは異なっているんですよね・・・。「(8)・・・この場合当座預金口座を設けて頻繁に使用すれば現金を抱えなくていい」については、上記「(7)」の補足後半部分のような使途ですので、当方では適用できないかなぁ・・・。f(^-^;)