議事録の書き方について

質問

議事録とは会議の内容を要約して、大体Ａ４用紙１枚くらいに収めるものと思っていましたが、今の会社では、議事録として９枚つづりぐらいで提出される人がいます。内容は、会議で発言された事全てを、雑誌の対談形式のように書かれています。
このような議事録もありなのでしょうか？
みなさんどう思われますか？

回答No.7

zak33697

何が決定し、今後誰が何をすべきか、その根拠　議事内容を示すの
が本来の役目です。質問の議事録は、国会では有用でしょう。
役所が非効率なのはこんなことを仕事にしているからです。

回答No.6

FJR888

よい議事録とは、今回の会議で決まったことと今回議題になったが決定にいたらなかったことがきちんとかけているということは一番大切であると思います。

　決定にいたらなかった事項は次回の議題にしなければならないことです。

　会議でいろいろ意見が出ても一週間ぐらい立つと「あれは結局どうなったんだっけ？」ということがすくなくなりません。

　そういうときに議事録を見て「あーそうだった。そうなったんだった。」となればいいのではないでしょうか。　

「誰が」発言したかというのが重要な会議もあるのかもしれませんが、会議はある事項を決定に近づけるために行うものであると思います。

回答No.5

gyong

議事録はその目的によって記載方法が変わると思います。およそ次の3種類に分けられると思います。

1.決定事項を記載する
2.Q&A形式で要約して記載する
3.一字一句詳細に記載する

1.だと1枚にまとめることができますが、概要と本文に分けたほうがよいかと思います。ただし記載内容は決定に至った経緯を記載しないとどうして決定したのかわけわからん状態になります。（自分達に有利な作為的な議事録にもなりうる）

2.はモメゴトが発生しそうな議題の場合に有効で、3.のように一字一句まで記述することは必要無い場合に使われます。

3.は議会などでは通常の記載方法です。
　要約しないで一字一句記載するのは、要約すると議事録作成者の意図が入るため、あとでクレームになったとき大問題になるのを防ぐためだと思います。

回答No.4

iyamon

国会、県議会、市町村議会、会社、組合等の総会等の議事録は発言を一字一句違わず書くものと思っております。出席者、欠席者、開始時間、終了時間、次第、発言者等が書いてありました。方言がいっぱいで笑ってしまいました。
私の市の議会の会議録は議事録センターにテープを送って起こしてもらうと聞いたことがあります。　
　会議等であと出席者の確認のために出すものは要約とよんでおります。『会議録（要点筆記）』としております。

回答No.3

LOOXuser

議事録としてはおっしゃるとおりだと思います。
発言を全て残す場合は「テープ起し」などと言って、
偉い人の発言を細かく記録して、発言より深いニュアンスといった部分を残す場合に用いています。私の会社では。

回答No.2

BFP

用途と会議のテーマにより、やり方をわけるというケースを知っています。
会議の後で、社内に配布する議事録の場合、対談形式のような議事録を回すと会議の雰囲気が伝わりやすいようです。意志決定の過程をしる事で従業員のやる気がでやすいようです。

能率がもとめられる場合は、１枚にまとめた方がベターだとは思いますが、事業内容や、会社のＤＮＡにより様々あるかと思います。
業務に弊害がでるようでしたら、改善する提案をしてみてはいかがでしょうか？

回答No.1

joe_oshietegoo

所変われば、全然違うものなんですね。私の環境ではどこでもそんなことをしたら一発で書き直し・・・というよりも妙な烙印を押されそうです。でもそういうのは会議の分野によって違うのかもしれまえん。

私は技術職です。研究部門と開発部門にいたことがあります。
どちらも議事録は、まとめたものです。基本はA4一枚ですが内容が多ければ必然的に一枚では収まらなくなります。
これが私にとっては普通です。

しかし研究発表会や社内でのプレゼンテーションのような場合には、上記の一枚にまとめた物は偉い人が見る部分^^;
その後ろには発表した内容を添付してます。
全部電子データ化しているので貼り付けるだけですが・・・。

発言を全部記載とはまるで国会のようですね。

お礼

ご回答ありがとうございました。
いろいろ調べてみたところ、社内用は要約して記載し、社外用は全ての記録を記載するようです。
私の質問内容は前者ですので、やはり１枚か２枚程度に要約すべきなんでしょうね。。。
がしかし、上司によって異なるのはありえる話です。