話し言葉をビジネス文書（主に議事録に使用）にうまく変換したい

質問

毎週会議があり、議事録を作成しています。
テレコを使用せず自分なりの言葉で文章をノートに記録するところまでは出来るのですが、話し言葉（会議はフランクな感じなので）を後でまとめる時にどうにもうまい文書を作れているように思えません。

特に語尾や単語が気になります。

そこで、ビジネス文書用単語に変換できるような辞書のようなものはないかと探しております。

例）
・○○を送った。　→　○○を送付した。
・○○が前回言った　→　○○課長（役職）が前回発言した。
・前回の会議で　→　前回開催された会議（の内容）で

など

会議は毎週開催されるので、議事録作成に取れる時間は2時間程度しかありません。
単語部分で悩んでいる部分が少しでも解消されると他の仕事に割ける時間が増えるのでご存知の方や解決策をお持ちの方はぜひ教えてください。

よろしくお願いします。

回答No.1

jyamamoto · ベストアンサー

少しでも作業を効率化させたいという熱意は大変すばらしいですね。
そこで、もう一歩踏み込んだ提案ですが・・・、その議事録はどのように使われているのでしょうか？
そこまでの気遣いが本当に必要な議事録なのでしょうか？

法律や社内規定で記録・保管が義務付けられている「議事録」であればやむを得ませんが、その場合でも話の内容を全て記録するのではなく、「決定された事項」「問題提起されて保留となっている事項」等、重要な事項だけを記録します。

毎週の会議がどういう目的の会議か知りませんが、身内（部門やプロジェクト内）の会議で、備忘録的に話の内容を残しておきたいだけなら、そのままの走り書きで内容が分かるように確認、加筆したものでも良いのではないかと思います。
また、長期保管が目的であれば、要点だけを抽出して書く方が、目的にかなうし、かなり省力化されると思いますが・・・。

一度、その会議のリーダーと話し合ってみてはいかがでしようか？

お礼

ご回答ありがとうございました。
できましたらどなたかでも
補足になにかコメントをいただだけたらと思ったまま
時を過ごしてしまいました。

現在でも、作業を進めておりますが、
最近は後輩に指導することで内容を再確認している状態です。
また何かありましたら質問させていただきますので
よろしくお願いします。

ご回答いただいたjyamamotoさん、貴重なご意見ありがとうございました。

補足

jyamamoto様
早速のご回答＆お気遣いありがとうございます。
経験者の方からご回答いただき大変嬉しく思っています。

内容が足りず申し訳ございませんでした。少々の補足をさせていただきます。

会議の内容につきましては、一応経営者会議となり、
一定期間保管することになっております。
とは言っても、中小企業であり会議も8名程度の参加、毎週行われているためそう毎回決定や問題が発生するというよりは、顔を知った各部署代表の報告会というのが実情です。
余計な話題にそれることももちろんあります。

リーダーには、決定事項・問題提起事項・保留事項・報告を載せて欲しいといわれています。

余計なものはノートにすら書き留めませんが、言葉のニュアンスを残しておきたいと思っているためほぼ話し言葉のまま要点＆ちょっとした背景をメモしています。、量としては、B5版ノートで3～4頁ほどです。

「まとめる」と「社内での略語」の問題は1年ほど経験してきたため40分～1時間程度で済みますが、細かい単語や言葉の部分がまだ難解でどの言葉を使おうかという比較で1単語で3～10分程度調べていたりします。そういった意味で自分の能力を補えるものがあればアドバイスをいただければいいなと思っております。

自分でどの部分を伸ばすとこの部分が解消されるのか自分の中で方向性がまだ決められずに困っています。
ですが、この件をクリアすることにより、より社会人として向上していけるのではないかと考えています。

ちょっと面倒な話題だとは思いますがどうぞよろしくお願いします。