会議の議事録をわかりやすくしたい

質問

会社の企画会議なんですが出席する人が限られるため、私のように出席しない人は議事録から情報を得るしかありません。その議事録が非常にわかりづらくて困っています。
うちの議事録は、書く人によっても違いますが、だいたいはテーマが書いてあってそれに対していろんな人の発言が順番に書いてあります。結局なんなのかよくわからないんです。
皆さんの会社の会議議事録はどんな感じですか？？

回答No.3

muropii · ベストアンサー

自分が参加していない会議の議事録は、
本当に分かりにくいですよね。

わざと分かりにくくしているのではないか
と思ったりすることもあります。

議事録を分かりやすくするということですが、
会議で行なわれる以下の３つの項目に対して、
どういうことが行なわれたかを明確に書く
ことがポイントだと思います。

１．審議事項
　誰かの出した企画原案に対して、
　参加者で検討し可否を決定すること。

２．報告事項
　何らかの担当となっている人が進捗状況を
　報告すること。例えば、調査報告など。

３．連絡事項
　次回の会議日程や開催場所を連絡すること。

>テーマが書いてあってそれに対して
>いろんな人の発言が順番に書いてあります。
>
テーマが審議事項なのか、報告事項なのか、
連絡事項なのかが明確になっていれば、
議事録に書かれている発言内容の本質が
見えてくるように思います。

でも、そういうことが書いてないから、
さっぱり分からないのでしょうね・・・

なんとなくそう感じました。

あと、ご参考までにですが、私が関与する
仕事では、議事録に「アクションアイテム」
を書くようにしています。

「アクションアイテム」とは、
誰がいつまでに何をするかということで、
その内容を議事録に書きます。

そして、担当となった人は、次回の会議で、
その進捗を報告し、それを議事録に報告事項
として書きます。

タイトルは「前回アクションアイテムの確認」
となっています。

こうしておくと、会議に参加していない人も
議事録の「アクションアイテム」と
「前回アクションアイテムの確認」を読めば、
会議で行なわれていることがだいたい
分かるからです。

ご参考になれば幸いです。

回答No.2

gh123-2009

結論や方向性の出せない会議は意味がありません。
上司の会議の目的にもよりますので、趣旨を良く捕らまえた方向で処理してください。

提案を並べることが目的なら、全部の意見を箇条書きで簡単に書く。（発言者名前は文末に）
基本的には、誰が何を言ったかよりも、これから皆がどうするのかが分かるほうが良いと思います。
（テーマを先に、結論を対比できるように）

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

議事録にも二種類あって、一つはまとめた形式
1.〇〇の推進について
責任者〇〇
方針〇〇
メンバー〇〇、〇〇、〇〇
進め方、隔週で進捗会議をする

もう一つは発言をそのまま綴ったもの
　　質問　　　　　　　　　　　｜　　回答
1.〇〇の件はどうなった　　｜〇〇との交渉が終わって後は稟議だけです
2.値段は決まったのか　　　｜値引き要求が厳しくて
3.それでどうなった　　　　　｜10%引きを提案してます
4.限界はどこに置いてる　　｜15%が限界です