マンション管理組合総会の議事録

質問

よろしくお願いします。

私はマンションの管理組合の理事長をしています。先日、総会がありました。
今回の総会は荒れたのですが、その議事録の作成で困っています。
議事録の内容は、（議案に関する内容であれば）詳しく書くというのが正しい・良い、と私は認識しています。前回の議事録においても、発言内容・主旨などは、例年よりも詳しいと思います。例年は管理会社に代作してもらっているようです。私は自分で書いています。

さて、今回困っているのは、本題とは関係のないこと（と私は認識していますが、当人は違うのかもしれません、たぶん違うのでしょうね）で荒れたからです。つまり、議案に関係ない枝葉末節に対する苦情や文句、あるいは勝手に言いたいことだけを言う、など、そのまま書いても、意味の無い喧嘩のようになってしまうのです。特定の組合員が、議題に反対だったのでしょうね。でも、議論そのものはできないから（議論するのには、ある程度資料を読んだりしないとダメで、それは全くやってない）、つぶす気で来たのでしょうね。
結局、議案は通りましたが、その過程で反対派の方から、委任状の議決権は無視して採決しようなどという始末です。そんなこと出来るわけありませんが、欠席者の議決権を私が行使してしまうと議案が通ってしまうからです。結局そうなったわけですが、言った本人は、いいことを言ってるつもりなのかもしれませんが、こんな法律にも、委任者への道議にも反しるような、無茶苦茶ことまで書いていいのでしょうか？

こういう発言を抜いて書くと、議事録そのものは、単純なものになってしまいます。しかし、それも私の恣意だとされてしまうのであれば、それも困りますので、全く書かないわけにはいかないと思いますが、それにしも性質の悪い妨害なので、そのまま書きにくいです。下手をすると「議事録を使って、仕返しをした」などと言われかねません。

どうなさっていますでしょうか？
お知恵を拝借したく存じます。

回答No.1

ゆのじ（@u-jk49） · ベストアンサー

分からない場合、一番良いのは、今までどおりに管理会社に丸投げすることです。輪番制役員ということであれば、そういう手法で仕方ありません。素人考えで行動して、更に、傷を深めてしまうというのが一番いけません。

とは言うものの、それでも、少しは今後も勉強して、少しでもより良い理事会運営をと考える場合、毅然たる態度が必要です。孤立を恐れてはいけません。

まず、貴方が承知すべきこととして、総会議事録を自ら書くという理事長の貴方を管理会社は快く思っていない。素人が、そんなことできるわけがない、素人が簡単に議事録文書が書けるのなら、管理会社など要らないという理屈になってしまう。で、総会の席でも、理事長の貴方に管理会社は非協力であったということ。お手並み拝見を決め込んでいたということ。そして、管理会社の思惑通り、総会か荒れて、貴方が困っているということ。

貴方に知っていて欲しかったことは、「議案」と「議題」の違い。これを混同していたから、そこに付け込まれて総会が荒れたということ。

つまりね、「議題」というのは、理事会レベルでやるもので、理事会では、大いに、互いに役員間での話し合いが行われなくてはならない。直接、言葉を交わすことを避けてはいけない。そういうテーマ性のあるものを「議題」と言う。「議題」とは、一杯、話し合いなさいということを意味している。

しかし、「総会上程書」の「議案」とは、「はい」と「いいえ」の賛否を決するもので、話し合うべきものではない。「はい」と「いいえ」の選択だけなので、「委任状」と併行しての「議決権行使」(Yes、No)提出が可能になっている。

そういう理屈を知っていれば、総会での「緊急動議」は拒否して良いということ。そういう場面、昔は、総会荒らしの右翼が沢山居て、テレビに良く映し出されてましたね。規制がゆるくて、右翼が一杯居た時代のことですがね。

「議案」として事前に「上程書」によって提出されているその当の「議案」の手短な質疑応答のみが許されるということ。話し合うことは、総会では行わないということ。そして、それにも拘らず、そういう総会運営の鉄則を知らずに、不規則発言、不用意な発言を続ける者に対しては、議長(理事長)は、退席を求めることも出来る。最悪の場合、警察の介入を求めて「退席処分」を強硬に実行できる。退席命令を聞き入れない者に対しては、刑事事件の適応が可能ということ。会社の総会で出来ることは、マンション管理組合総会でも、同じことが出来ます。

このような知識は次回に生かすとして、今回は、あくまでも、総会が本来なすべき「議案」では無く、【補足議題】のやりとりがあったとして、【議案とやや乖離していて、若干不規則発言気味ではあったが、一部に、「〇〇~」という、マンション全体のことを誠に真摯考え抜かれたご意見をいただきましたので、そういう考え方への配慮を怠らず、また、今後の理事会運営の糧と致したく存じます。】と、慇懃無礼な言葉で、手短に、末尾で纏めたら宜しいと思います。総会本来の【議案】と付録としての【議題】を書き分けて、今後の総会運営の方法論を組合員にも知らしめます。総会での【議題】は無しだよと教えます。今後、一般組合員から、そういう【議題】があったら、まずは、事前に文書で理事会提出してもらう。で、理事会に諮って、次回総会での上程議案にするか否かを決する。

でも、まあ、難しいです。貴方が議事録作成することで、今後、管理会社は、故意かと思われるほど、ますます無能ぶりを曝け出してきます。

何から何まで自分でやれる、自分ができるという自信が無ければ、管理会社に仕事をお返しして、自主管理とか、他の管理会社へのリプレイスも致しませんと、安心させてやるのが一番。フロントマンとしての最悪の事態が避けられたと安心させてやれば、少しは、理事長の貴方に協力的になるかも知れません。

お礼

回答ありがとうございます。
マンション住まいが、それほど長くなく、議案と議題の定義の違いが分かっていませんでした。
一応、マンションの総会案内には、「議案」とはなっているのですが、理事会の運用も、今回は変則的でしたのです。ただし、そういう議題というか問題自体は私が就任する前から、数年かけて総会の場や、住民個別への資料配付などを通じてやっております。理事長就任前からで、発起人が私なのです（この点も反発を買ったとは思います）。

あまり具体的なことを書くと、個人特定されても困りますので書けていませんが、総会には管理会社が入ってきておりません。そういう内容です。私が作るしかありません。お話を参考にして、作ってみたいと思います。

退出させるレベルかと言われると微妙ですが、議長としての立場は奪われてしゃべり続けられてしまったので、それについては次回から発言の自粛を求めます。ありがとうございます。

補足

些末かもしれませんが、書き忘れました。
「委任された議決権を放棄しろ」もそうなのですが、私のいるマンション住人は総じて、法律的な知識はありません。「どこかにいるオーナー（借家業）や、来ていない人の票なんか、なしでいいじゃない」ということを平気で言い、それが普通だと思っている人ばかりです。ですので、退出しろなどと言っても、「まぁ、いいじゃない、なんで議長にそこまで言われないといけないの」と言いそうで、できないんじゃないかなと思いました。

回答No.4

titelist1

議事録とは録音のようにダラダラ書くものではありません。

議事録は決まったことを書けば良いのです。参加者の意見は決めるまでの過程に過ぎないのです。したがって各々の意見を書く必要はありません。なぜなら、意見が決議内容を拘束すべきではないからです。

意見によって決議に付帯事項が付く場合には付帯事項に至った意見を書く必要がある。

議題にはあったが、意見を聞いた結果、議長の判断で決議しなかった場合には、その理由として議長が参考にすべきと判断した意味を書けば良い。

大きな問題を含む議題ならば、反対論者は個別訪問して組合員から委任状を貰うべきです。それもしないで単にがなりたてるのは犬の遠吠えです。議長である理事長には責任を果たす権限があるのです。良い子ぶっていては責任が果たせません。

お礼

お忙しいところ、回答ありがとうございます。
お礼の返事が遅れてすみません。議事録は、だいたい書き終わりました。本案に関しても、付帯の意見としても、記録すべき内容といえるような、まともなものはほとんどありませんでした。つぶしてやるっていう、ものすごい悪意は感じましたけどね(;^_^A　私が役員をやってる間さえつぶせばいいと考えていたようです。決まったことだけ書くと、本当に簡単すぎて、拍子抜けしてしまうんですが、書かなくて済むなら、私もそれが楽です。委任票があるので、私が退任するまでつぶせば良いと考えていたようです。反対するにしても、まぁ、なんと不健康な考え方だろとは、思います。自分では委任を取りに行ったり、事前の話し合いなどにも、問い合わせなどにも一切来ない、動かないでおいて、最後に出てきてつぶしに来るわけですから。

回答No.3

atelier21

第三者（コンサル）として幾つかの理事会＆総会に出てみています
総戸数・住人の各層と職業・出席者の関心・等が、内容を左右します

理事が当番制の場合が多いのですが、代表だとは皆思っていない
理事本人も仕方なく任期義務を果たす魂胆だし、会員は会議ルール不知の方も居る

質問者さんは意図して理事長役を務められておられる向きかと推察
等価交換マンションで所有率高い旧地主が長年、理事長を務める例がある

普段の付き合いの中で話題にしていれば、意志疎通が可能ではないかと思える事例も、実際は、普段は噂話（陰口）的な交流しかない例が多く、従って総会の場が意見開陳の場になる

或は、その道に強い住人の意見が通るとか、付き合い上の貸し借りからか、阿る方もある
管理会社と通じていて、双方で何らかの便宜が有り、其の意向で発現がされたり

マンション全体を良くと云うより、自戸を良くと云う、隠れた意思が強い
住人数の意見があり、住人戸数の思惑が有るものと見ています

役柄の分散と、同じ方向性の方々への根回しが必要だが、裏切りも有るからな

お礼

お忙しいところ、回答いただきありがとうございます。
お礼が遅れまして、すみません。
仕事上のつながりが、マンション管理会社とある方もいらっしゃるようで、それが話を難しくしていました。「いらっしゃるようで」ではなく、いるのですが、それは小さいマンションで、都会とは言っても、地域のつながりが強い土地柄のこと、多少の商売上の権益については、おおやけに認められているところがあります。それについては、私も仕方ないかな、とは思っていますが、しかし見えている部分しか分かりません。見えてない部分が、想像以上に大きかったのだなということは、痛感いたしました。想像しても仕方ありませんが、一部の人達には損が相当大きいのだなということは分かりました。

回答No.2

itou2618

マンション管理組合の理事長を２回やったことあります。
理事会の議事録も、総会の議事録も理事会の役員が作成しています。
議事録には、発言内容を坦々と記載、ただし発言者個人名は書きません。
そのような意見があり、このように答えたといった内容です。

お礼

回答ありがとうございます。
淡々と書く、ということですね。
なかなか淡々と表現しにくいのですが、そのように頑張って書いてみます。小さくて古いマンションなので、古くからいる方は、悪い意味で、なぁなぁになってしまっており、新参者でもある私は苦労しています。レベルの低い発言に対して、レベルの低さで戦ってしまった私にも悪いところはあったのかもしれません。ただ、増長してひどいので、このくらいは言ってやるべきだ、と思ったのも事実です。どこまで淡々とした文章になるか、心配ですが、最初の方のアドバイスと含めて、どのように書くか、考えてみます。