議事録の無断修正について

質問

議事録の修正について、困っています。
先日、部内の会議があり議事録を作成致しました。作成したものを上司に提出しました。
しかし、その上司は作成者に議事録内容を無断で削除し承認を行い、関係部署に配布しました。。
その上司とは、部内のトップに位置づけられる者です。
削除された内容に関係する人に確認をしたところ「その内容で間違っていない」とのことでした。

その上司に何故、作成者に無断で削除したのか理由を確認したころ返ってきた回答は
　・議事録の内容を検閲するのはあたりまえ、削除することは問題ない
　・議事録は決定事項のみ記載し、検討課題や参加者の意見は記載しないもの
とのことでした。

私自身、何度も議事録を書いた経験はあります。書き方に自信があるわけではないですが、今までこの様な事はされた事は無いので、驚いています。

今後のため教えて頂きたい事は、
　・議事録は、上司であれば作成者に無断で修正や削除は可能なのでしょうか？
　・もし修正や削除が必要な場合は、会議参加者にどう確認をとれば良いのでしょうか？
　・議事録は決定事項のみ記載し、検討課題や参加者の意見は記載しないものなのでしょうか？
　・議事録作成の法的なルールは存在するのでしょうか？

宜しくお願いします。

回答No.2

Gletscher · ベストアンサー

そんなに固く考えることではないと思います。
その会社のやりかた、または、その上司のやり方がそうだというだけの問題だと思いますよ。

普通は、上司がチェックして要修正箇所があれば添削したものを作成者に渡して直させます。
それを作成者に指示せずに自分でやったということですよね？
プレイングマネージャーとして楽な上司で良いのではないですか？

　・議事録は、上司であれば作成者に無断で修正や削除は可能なのでしょうか？

　　→もちろん。上司は部下より偉いのです。上司が部下に許可を取る必要はない。

　・もし修正や削除が必要な場合は、会議参加者にどう確認をとれば良いのでしょうか？

　　→確認の必要はありません。主催者が議事録を作って配布するだけです。

　・議事録は決定事項のみ記載し、検討課題や参加者の意見は記載しないものなのでしょうか？

　　→その点は会社によって習慣が違うと思います。
　　　　わが社では、出席者から出た意見や質問と、それに対する回答／答弁などはすべて書かなくてはなりません。
　　　　宿題や課題も明記します。

　・議事録作成の法的なルールは存在するのでしょうか？

　　→そんなものあるわきゃない。会社の自由です。法的なものではない。

議事録の目的をどう考えるかですね。
私は２つの目的があると思っています。
１．出席者のための議事メモ
２．欠席者のための議事内容連絡

決定事項のみしか書かなくて、宿題や課題も書かないのであれば、２は無視されていますね。
そんな議事録では欠席した人には、議事結果をどうしたら良いのかかわりません。
また、出席者にしても結論しか書いてなければ、数ヵ月もすれば、なぜそのように決まったのか、反対意見は無かったのか、会議の結果で宿題や検討事項は発生しなかったのか思い出せないでしょう。

また、その前に考えなきゃいけないことがあります。
それは会議の種類です。それによって議事録の書き方も違います。
調整会議なのか、伝達会議なのか、決定会議なのか、フォロー会議なのかです。

お礼

非常に参考になりました。ありがとうございます。会議の種類により議事録の書き方を変える事が必要なんですね。勉強不足でした。がんばります。

回答No.4

papa42

・議事録は、上司であれば作成者に無断で修正や削除は可能なのでしょうか？
　→はい　可能です。我が社でも、その会議に出席していた一番上の職位の人が　最終決定権を持ちます。
・もし修正や削除が必要な場合は、会議参加者にどう確認をとれば良いのでしょうか？
　→確認を取る必要はありませんし、してはなりません。白黒全く逆なことが書いてあれば別ですが　多少グレーでも上司の決定が全てです。余計なことを言うと睨まれますよ。・・
・議事録は決定事項のみ記載し、検討課題や参加者の意見は記載しないものなのでしょうか？
　→その会社のルールによります　内部会議の場合　普通は参加者の意見なんて一々記載しません。結論のほかに意見を書くと　あの時私はこう言ったのにとかの責任転嫁などのもとになり　混乱を招きます。日本の会社の場合は会議で決めたという最終結論だけが重要なのです。
・議事録作成の法的なルールは存在するのでしょうか？
　→取締役会や株主総会など、会社法で定められているものは　最小限書くべきことは定められていますが　それを超えてどこまで書くかは会社の自由です。

回答No.3

TooManyBugs

・議事録作成の法的なルールは存在するのでしょうか？
　　会社内の議事録については取締役会、株主総会などを除けば法的規制など有りませんから作るかどうかを含めてその会社の方針しだい。

　・議事録は、上司であれば作成者に無断で修正や削除は可能なのでしょうか？
　　会社の方針次第、著作権は存在しないから加筆削除しても法的問題なし。

　・もし修正や削除が必要な場合は、会議参加者にどう確認をとれば良いのでしょうか？
　　必要なし。
　　上司が手を入れたものを再修正したいのなら懲戒覚悟で裏版を作るしかない。

　・議事録は決定事項のみ記載し、検討課題や参加者の意見は記載しないものなのでしょうか？
　　普通は記載するが、しないのも会社の方針次第。

回答No.1

noname#231223

どういった会議なのかによりますが、発言の改竄や捏造にあたらない範囲での加除訂正は問題ないと思います。

全員に確認を求める場合なら、議事録をまとめる部署で草案を作って各人に送って加除訂正を依頼し、集まったものをまとめて部署内（上司）の確認を取ったうえで最終案として全員に再度送り（締め切りを切って）特に異論がなければ最終稿とするという感じでしょうか。
社内なら回覧で回してもよいでしょう。

また、検討課題や参加者の意見はすべてを記載していては冗長になりすぎますので、結論に特化してまとめるというやり方も別に奇異なものではありません。
今後に持ち越すものは記載必須ですけどね。

法的なルールは特に聞いたことがありません。
法令に基づいて作成するものであれば、様式や必要最低限の記載事項は定められるでしょうが、どこまで書くかということは状況や必要に応じてとなるでしょう。

全員の確認や承認が必要な場合は決定稿でサインを求めて回覧することになりますから、あまりにもおかしな手が入っていれば差し戻すでしょう。

作成者が個人的に作ったものではなく、会社の仕事として作ったものですから、作成者に断ってからしか手を入れられないということはないでしょう。