総務部勤務。くだらない愚痴です。

質問

中小企業の総務部で勤務しております。
代表回線・総務部直通電話・受付の内線はこちらでとっています。

最近まで3人体制だったのですが、1人退職し、2人体制となりました。
2人体制となると、片方が休みの日がしばしばあります。

今日は私一人でした。
そんな中、先ほど代表回線と総務部直通電話と受付の内線が全部一度に鳴りました。

捌ききれませんでした（さすがに、三つも同時に来るのはまれなケースですが）。

でも、増員の計画はないと言われました。

仕事していればそんなこと全然起こりえると思います。
みんな、何らかの方法で、うまくこなしているのだと思います。

でも、なんだか嫌になってしまいました。
自分のキャパシティのなさが恥ずかしくなります。

皆さんは、こんな気持ちになることはありますか。

回答No.5

Higurashi777

>代表回線の優先順位は落としても大丈夫そうでしょうか

その辺は質問者様がお勤めの会社の事情ですから、上司（上層部）と相談して優先順位を決められると良いでしょう。
で、優先順位が決まったら、「その代表電話が取れそうな関係者」に対して「申し訳ないが代表電話が３コール（５コール程度でもOK）以上鳴りつづけているようであれば、総務部で対応できないという状況なので代わりに対応してくれないか」と根回し／周知をしておくと良いでしょう。
要は「人が足らないから場合によっては代表電話を総務で取れない状況が発生する可能性がある。お客様に失礼とならないよう、代表電話に関しては受信に積極的に協力してほしい」ということを社内の共通認識として関係者に把握してもらうことが重要です。

以上、ご参考まで。

回答No.4

okvaio

あまり気にせず、対応できる範囲でやればよいかと思います。
お客様からクレームが来たら、上司を含めて検討してみたら
如何でしょうか？

回答No.3

Higurashi777

というか、質問者様でなくても「１人で３回線同時受信」は無理です。
質問者様ご自身のキャパシティの云々以前の問題ですから、あまり気にされる必要はないかと。

ちなみに個人的にですが、その３者で優先順位をつけるとなると
代表回線＞受付内線＞総務直通電話　ですね。

代表回線受信中に受付内線が鳴ったとすれば、受付内線はすぐに用事が済むはずですから一旦代表回線の通話相手に断って保留にして受付内線の用事を済ませ、代表回線の応対をする、ですね。
総務直通電話が外線の場合は、代表優先でそっちは放置ですね・・・。
ナンバーディスプレイ等で相手がわかるようであれば、代表回線の対応が終了次第かけ直しますが。

物理的にできないことを気にされる必要はありません。
対応できないのは人員補充をしてくれない会社の責任であり、質問者様個人の責任ではありません。
ご自分で優先順位をつけておいて、次回からはその優先順位どおりに処理をされれば良いかと。

以上、ご参考まで。

お礼

回答ありがとうございます。
代表回線が最も優先順位が高いのですね、勉強になります。

実は、代表回線は誰のデスクからでも取ることができます。

受付内線と総務部直通は、総務部でないととることができないのですが、代表回線の優先順位は落としても大丈夫そうでしょうか（とはいえ、鳴りっぱなしでもほかの部署のほとんどの人は出てくれないので、先に取ってしまうのがベターでしょうか……）。

こんな愚痴をすみません。本当にありがとうございます。

回答No.2

ginga2

同時に３回線は聖徳太子じゃないと無理です。
一般人がいくら努力しても不可能です。

増員されないのであれば、コールシーケンサー等の
導入を検討されたらいいと思います。

人員の経費よりはお安く対応できると思います。

お礼

コールシーケンサー、調べてみました。
便利ですね。
常に一人であれば、こういうものが欲しくなりますね……

回答No.1

noname#261478

自分も完璧主義、自己批判的な性格なので、同じような状況になったら一気に落ち込んでしまうとは思いますが。

誰しもそう感じ方は違わないですから、あなたから見てメンタル強そうに見える同僚とかでも、同じような気持ちになる部分はあるのでは。

元が三人体制のワンオペですから、聖徳太子でもないと無理ですよね。

気持ちを切り替えていきましょう。

お礼

回答ありがとうございます。

受付に出ている間に、他の部署の優しい人が二人がかりで駆けつけて、二回線分をとってくれていました。

扉一枚隔てた先にある部署の人でした。

結構長いことコール音は鳴っていたのですが、比較的近くの部署にいた方は電話をとろうともしてくれなかったのか、優しい人ばかりが大変な思いをして助けてくれるのだなと思いました。

とてもありがたかったですが、なんだか切ないです。