代表電話

質問

こんにちは。

電話交換手（代表電話受付）のお仕事に興味がありますが、不安なことがあります。

１、マニュアルを見てもどこの部署につないだら良いかわからない電話はどうしたら良いのでしょうか？

質問１、について
先輩社員がいるのでしょうか？もしいたとして、電話をつなぐまで保留にすることなど許されるのでしょうか？

２、内線番号は自然と覚えることはできるかもしれませんが、暗記の必要はありますか？スムーズにつなくにはどのようにしたらよいのでしょうか？

テレマ、代表電話の経験はありますが、代表電話のみの電話交換手の経験がありません。

その他大変なことありましたら（人によって違う部分もありますが）、対処方法と一緒に教えて頂けますでしょうか？

よろしくお願いします。

回答No.1

maisonflora · ベストアンサー

既に先輩がいる電話交換なら、マニュアルが作成されています。用件別や氏名別（同じ姓のある場合は、部署や、つなぐヒントを書いたもの）に、表にしていたりします。
先輩がいない場合は、自分で作ります。
１．は、会社の総務課長や総務部長、または、各部門の部長や庶務担当につなぐなど、します。
２．は、マニュアルの表を活用します。
超大手を除いて、ダイヤルイン（交換手をとおさず、直接各部門や個人へ）で電話がかかり、代表電話は総務部員などが手分けして取るのが普通です。電話交換手の仕事は、だんだんなくなってきています。

回答No.2

kiz001

以前、企業の受付をしていました。
そのときに代表電話の電話交換手もやった経験もあります。

１、これは勤務初日に担当の上司なりに聞いたほうが確実でしょう。たいがい、総務あたりにつなぐことになると思いますが。

２、おっしゃるように内線番号は自然に覚えます。
ただ、私のいた企業はやたらと内線番号が変わりましたので覚えてもまたすぐ覚えなおしというのが多かったです。
１～２ヶ月もするとよく電話がかかってくる人が何人か特定されてきます。
その人を内線番号表で蛍光ペンでチェックしておけばスムーズにつなぐことができます。

また、引継ぎの時に前任者によく電話がかかってくる人を聞いておいた方が良いと思います。