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上司の会議中に急ぎの用件がある場合
私は総勢15名ほどの会社の事務職で働いております。 金曜日の4時ごろ、上司の会議中に、来客がありました。 旅行会社の方で、月曜からの上司の海外出張のためのチケットを持ってきて、保険に社印(マルイン)が必要とのことでした。 通常、弊社では社印をもらう場合、総務を通して社長にはんをついてもらうのが普通ですが、その時にいつも頼む総務部長(女性)と社長は同会議に出席しておりました。 しかもその日は、事務職の先輩が休暇中で、事務所にいるのは私1人だけでした。ですので、わたしはとりあえず上司に報告しようと思い、会議室に内線をかけたところ、上司は発表中で、電話に出れないとのことでした。ではとりあえず総務部長に代わって欲しいと言ったところ、「会議中なんだから内線をかけてくるんじゃないわよ!!」と激怒されてしまいました。 その後、旅行会社の方が異変に気づき、保険受け取りが会社でなく、本人であれば私の代筆でかまわないとのこと。 その旨を伝えるためにもう一度内線をかけたのですが、10コールぐらいしても出ず…。 1分ほどして総務部長が走って事務所へ来て、旅行会社の方の前で私をどなりつけました。 「会議中だって言ってるんだから、ここで待たせときなさい!だいたい今日が会議だってことを先にどうして言っておかないの?もう少し前に持ってきてもらうとかすればいいじゃないの!!」と。 しかし私自身は、今日チケットを持ってくるという話自体を知らなかったし、会議中なのでとりあえず報告しなければならないと思って内線をかけたんですが…。それに、会議はいつ終わるか分からないので、とりあえず内線かけたのです。 普通なら、こういう場合、どのように対応するのがマナー違反ではないんでしょうか?? ご解答よろしくお願いします。
お礼
ご回答どうもありがとうございます。 どうしても本人と話す必要があれば、メモを書いて会議室まで行くのが普通なのですね。 小さな会社ですので、社内会議であればどうでもよさそうな電話もほとんどまわしておりました(他の社員を含めて)。入社して1年半ほど経ちますが、メモをもって会議室まで持っていくという例を聞いたことがないので、仰々しすぎないかどうか上司と相談してみます。 また、1人きりでいる場合には、みなさんのお財布とか置いてある部屋が空っぽになるので、そういう場合どうすればいいか、総務部長に効いてみます。 小さな会社ですから、そのようなコンセンサスがないのも問題ですね。 おおよそこういう風にするのが普通だろう、と思って動いていますので、注意されないようにするには、きちんとしたコンセンサスが必要ですね! 本当に勉強になりました。私自身、マナーの実習などを受けたことがなく、あまりに知識不足だと痛感いたしましたので、秘書技能検定を受けて勉強しようと思いました。 どうもありがとうございます。