ガソリン代精算について

質問

代表取締役２名　同族会社（親子）です。

前社長（他人、すでに退任）がガソリン代を一人当たり２万までと決めました。
月に１５０００円未満の処理方法として以下のやり方をしていました。（15,000円～2万までなら処理なし）
①その月が仮に１万円だったら差額分の５千円を個人負担している社宅初期費用等と相殺する。
②旅費支出表で精算する。旅費規程で代取は１泊２日15,000円なので相殺して0円。

このようなことはせず　ガソリン代は使用した分を経費計上するだけでよいでしょうか。

回答No.4

f272 · ベストアンサー

社宅初期費用についてはすべて会社負担とすべきです。
毎月の家賃も会社負担ですが、社宅使用料として家賃相当額の50%を徴収するというのは普通のことです。家賃１１万円のときに６万円徴収というのも普通です。

会社名義の車のリース代もすべて会社負担とすべきです。５万/月までと決めているのならそれを超える車にすべきではなく、それでよいと会社が許可したのなら全額会社が負担すべきです。

出張のときにかかる費用は交通費、宿泊費、日当などがありますが、交通費と宿泊費については実費精算が基本です。会社名義のクレジットカードがあるなら簡単です。高いホテルは認められないというのなら宿泊費の上限を決めておけばよい。日当は食事代とかもろもろの雑費に充てることを想定しています。役員であれば1日5000円というのが相場です。出張先で取引先との食事をすれば、業務の一環と考えられますから食事代は会社負担にします。そうすると日当を充当すると想定されている食事代が個人にかかりませんから、その分を減額して日当は3000円にするとか決めるのです。
なお、今どきは出張は極力減らす時代です。たいていのことはオンライン会議で済みます。会わなければならない理由がない限り出張は止めるようにしましょう。

お礼

続いてご回答ありがとうございます。
大変詳しく書いていただきとても助かりました。理解できました。前社長の言うことが全て正しいと疑いもせず来たことが間違いでした。健全経営を目指します。
本当にありがとうございます。
家賃の件はそうでした。仰る通りです。
ここは今まで通りに６万は徴収の処理します。
今後ともよろしくお願いいたします。

回答No.3

ruitarou

＞ガソリン代を一人当たり２万までと決めました。
このような実態にそぐわない規定はすぐに廃止してください。

＞①その月が仮に１万円だったら差額分の５千円を個人負担している社宅初期費用等と相殺する。
②旅費支出表で精算する。旅費規程で代取は１泊２日15,000円なので相殺して0円

　不明朗な処理で税務署の監査で不正出金とみなされる恐れがあります。
ガソリン代は実費で精算すべきです。

＞車両も法人名義になっています。
車両用途は　通勤、出張、及び私用時が含まれます。

厳密に判断すれば私用で使用した場合はその部分だけは個人でガソリン代を支払うべきですが役員は勤務時間外の行動も仕事に生かすべきであり領収書があれば特別な高額でない限りその支出が問題となることはありません。

お礼

続いてご回答ありがとうございます。
実態にそぐわない規定はすぐに廃止いたします。
ガソリン給油は会社名義のクレジットカードを皆が利用しています。実費精算すること以上になにもないですね。
前社長が過去報酬に加算していくお金が欲しいだけのルールだったと思います。
的確なご回答ありがとうございました。

回答No.2

f272

社用車であれば、それにかかった費用は全額会社負担の費用にします。個人で立て替えたのなら領収書と引き換えで実費精算、もっといいのは会社名義のクレジットカードを使用してもらうことです。通勤、出張はこれでOK。
私用で社用車を使うのは公私混同です。私用で使うのなら会社に使用目的を報告し、かかった費用は個人負担です。社用車の使用料を会社が請求してもよい。
また、社宅初期費用等は個人負担にする必要はない。会社負担にするのが通常でそのように規定で定めてください。
旅費規程で支払うのは、交通費(上記のとおり実費精算)、宿泊費(実費あるいは定額とする)、日当(定額)です。出張先で取引先との食事代があれば会社負担にする代わりに日当を減らすとかも定めておきます。

補足

ご回答ありがとうございました。
会社名義のクレジットカードを使用しています。
これで実費精算とすればよいですね。

①社宅初期費用については前社長から常務の給与から控除処理するように言われていました。来月の給与処理からは控除はなしよいでしょうか。
※前社長から社員社宅は会社から５万円しか支給しない。（今から１０年近く前の規定）と言われて差額の６万円も常務の給与から控除するように言われていました。家賃１１万です。
ここについてはどんなもんでしょうか。前社長曰く「常務が一緒ん住んでいるのは婚約者で配偶者ではないから、本来は一人暮らしならばもっと安いところでもいいはずだ。家族でもない人間の費用まで会社は持たん。」と言っていました。ご意見いただければと存じます。

②前社長が会社名義の車のリースも５万/月までと決めていました。常務の車が５万２０３０円/月です。差額の２０３０円も給与から控除するように言われていました。これも控除は無しでよいでしょうか。

①は昨年６月から②について今年の６月から控除処理をしてきました。１２月から給与から控除しない処理の仕方で進めて問題ないでしょうか。税理士事務所からは何故と問われることになりますでしょうか。

③ご回答頂きました「出張先で取引先との食事代があれば会社負担にする代わりに日当を減らすとかも定めておきます。」とございますがこれはどういう意味になりますか。
規定で一泊２日の場合定額で１５０００円（日当を含む）となっております。

以上ご回答頂けますと幸いでございます。

回答No.1

noname#259815

〉　ガソリン代は使用した分を経費計上するだけでよいでしょうか。
制限を2万円までと決めたのは通勤に使うという事でしょうか
使用した分を2万円限度として実費として交通費（給与手当）として支給する
（交通費は非課税になります）
＊実際には自宅・会社の距離×ガソリン代（会社の規定でよい）
　として毎月同額を支給するのが望ましいと思います）

通勤でなく仕事で使ったガソリン代であれば会社の費用として
すべて旅費交通費で処理する。

補足

ご回答ありがとうございます。
車両も法人名義になっています。
車両用途は　通勤、出張、及び私用時が含まれます。