上司の承認印（内部統制について）

質問

情報システム関係の部署にいます。

開発は、ほぼアウトソースをしており、設計書やテストケースの
承認を弊社でしています。（レビュー結果など）
システムもたくさんあるため、システムごとに弊社の担当者がいて
その人が承認をしております。

この前、監査指摘で、担当者の上長（役職者）が承認していないと
だめだと言われました。
しかし、実際のところ上長がなんでも知っているわけでもないですし、
担当者のほうが内容も理解できているのが現状では、上長の承認は
形だけになってしまいます。

上長の承認が必要な意味を教えてください。
（なにかあったら責任をとるのが上長だとしても承認印が必要なの？）
また、担当者、課長、部長といた場合に、せいぜい課長承認だけでは
だめなのでしょうか？
いちいち部長まで承認していたら、えらく面倒なことになります。
（押せばいいっていうのなら少しは楽ですが、無意味な感じですし。）

回答No.2

daidou

こんばんは

業務権限やマニュアルで決められた規則の問題でしょうね
会社組織として、業務レベルに応じた「職務権限」というもんがあります
内部統制を行っているなら、対象業務に対しては必ず「誰が承認をするのか」という事がマニュアルに明記されています

まあ「担当者が一番分かっている」「具体的な話を上席に言ってもチンプンカンプン」、なんてことはよく聞く話です
担当者レベルでは「無駄・無意味な手続き」と感じるだろう、という事はよくわかります

しかし管理職にとっては、部下が行っている業務の把握は必須事項です
具体的・技術的な部分においては担当者の方が詳しくても、自分の部署が行っている業務全体を把握し、必要に応じた部門運営をすることが求められるモノです

それと、何かあった場合の責任の所在の明確化

以上のような事を記録として残すために承認印を押すわけです
企業は人が入れ替わりますからねぇ、
実際は口頭で承認を受けていたとしても後任者が書類を見て「特に承認を取らなくてもいい」と勘違いすることもあります
もっとアレなのは、嫌な言い方ですが、書類をいくら調べても管理職が承認した形跡が出てこないという事態になると、問題発生時に「担当者が独断でやった事であり、会社としては承認も認知もしていない」という事にされかねません
実際に不動産や金融関係では、いくらでも事例があります
「独断か会社ぐるみか」ってやつですね

おそらく質問者さんの会社は、社員の皆さんも会社自体もお若く、活気がある会社なんでしょうね
そういう企業ですと、やる気やガンパリというポジティブな要素がより働き、良い方向へ向かうものです
細かい手続き論にこだわらず、どんどん仕事を進めていこう！という企業風土なのでしょう
根底に性悪説の潜む内部統制などにはそぐわない。
ある意味羨ましいですね

しかし、こういう承認権限や内部統制を明確に記録に残す、という事は会社にとって必要なことです

回答No.1

keiruru

監査指摘とありましたが、部長まで承認を得なければならないとゆう会社のマニュアルがあるからだと思います。

ISOを取得している場合でも同じですが、今の仕事の内容を明確にし、マニュアル通りに仕事をしているかいないかを監査員は監査します。

従って、今現状、課長まででいいやとは言えないのでは？

担当者だけでいい。きちんと仕事として成り立つのであれば、マニュアルの改定を行って、それが会社の方針になれば監査から指摘を受けたりはしないはずですよ♪