会社のペーパーレス化と印鑑

質問

小さい会社でシス管をやっています。

最近良く聞く会社のペーパーレス化を行いたい（極力紙の出力を少なくしたい）と漠然と思っているのですが、気がかりが判子についてです。

うちの会社は何をするにもとにかく判子を押す会社で、たかだか残業を申請するのにも３つの判子（自分、課長、部長）の印が必要になるなど、ペーパーレスの最大の障害になっています。

「判子なんて、その辺りで誰でも買えるんだし、意味無いから、廃止で良いんじゃない？」などとも思っています。

ペーパーレス化をした会社は承認などで使用する判子の扱いはどうされたんでしょうか？
また、社内承認に判子は必要なのでしょうか？
（できるだけ外注無しで安く上がる方向でお願いします。承認システムとかは高そうなので・・）

よろしくお願いします。

回答No.6

4610-37564

判子は電子判　サインなら簡易タブレットで直筆サイン
文面は改ざんできないPDF書類

社内鯖を立てて　HTML鯖を立てて
ファイルメーカーで業務の日報マクロなんかを作って　送信後メール発砲するようにする
（そんなに大した技術は要らない）

残業届けなどなら、ファイルメーカーにフォーマットを作っておいて
書き込んで発送したら各役員にメールで届けが着いたとお知らせ
各役員のIDのみが電子印なり打てるようにして　3つそろったら
依頼主に受領完了メールを送り、完了

HTML鯖で社内報ページを作って全体発信・連絡などをすれば、たとえ支社など
地域が別になっても本社情報にアクセスできる。

そんなに手間は掛からないとは思うけど　時間と金は掛かるよ

社内全員にファイルメーカーを入れるだけで業務申請はすべてPC内のみで出来る

回答No.5

lupin-333333

No4ですが、

ワークフローでも、今までの紙のフォーマットを活用することができます。それをワークフローで回すだけです。Acrobatだけでもできますし、専用システム、グループウェアでもできます。Acrobatなどは、自社に開発室などがないと無理ですね。

大事なのは、社内規則を含め、それを会社のきまりごととして、業務フローにくわえることと、他の会社（取引相手）との業務連携部分ですね。

よくあるのが、小売や問屋などの流通ですね。１９８０年代の初頭までには、伝票はすでに電子化されていましたよ。

でも結局決済の、元となるのは、紙に出力（当時のプリンターで印刷）して、そこで数字が修正され、その分を再入力と言う手間がかかっていました。これは出荷、入荷、検収（検品とも言う、実際の入荷の数の確認）、経理ホストコンへの反映と言う、膨大な手間をかけていました。

これは２０００年くらまで続いています。これを花王など、民間の運送業などを含め、効率化を図り、かなりの所まで自動化されています。iPadなどタブレット型の普及に伴い、セブンイレブンでも発注がタブレット端末になっています。

これで判子が、入らない時代になってきました。日本でも、電子化には３０年以上の歴史があるわけです。

スーパーでたな卸しのバイトしていた時が懐かしいです。食品だと、ホストコンにつないであったレジを切り離し、台車に乗せ（人も）、一人が読み上げ、一人が入力。で、ホストコンにつないで、データーを流す（ホストコンにつないでいればPOSが使えたが、コードが足りない）。

私は台車を押していました。今は、iPadなどで、スキャナーを使って入力。下手すると、ICタグで一括把握。

何せ小売は印鑑が必須。バイトでも一日に何度押す事か。

回答No.4

lupin-333333

＞ペーパーレス化をした会社は承認などで使

ペーパーレス化とは、２つのやり方があります。

初期型では、そう他の回答者も記載しているような、Acrobatなどを使い、実務で使用している紙をそのままスキャンして、デジタル化する方法です。

印鑑は、電子署名になります。これはPKIなどを使い、個人に配布される電子証明書を使います。

これは、導入が簡単で、即日に実務にあいます。

２００２年くらいまでの電子化です。１９９０年代にはやったやり方ですね。

よくTIFFとかに変換していました。

次にきたものが、

「承認配布」

です。これはワークフローというカテゴリーです

http://search.yahoo.co.jp/search?b=1&n=10&ei=UTF-8&fr=ie8sc&p=%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%82%B9%E3%83%86%E3%83%A0%E8%B2%A9%E5%A3%B2

これは、掲示板のような物と、メールシステムなど組み合わせ、Webアプリとなっている場合が多いです。

これを行うには、業務を精査する必要があります。つまり、承認は、誰と誰がすればOKなのか、権限の委譲などふくめ、いい機会のなので、業務改革をして、経費削減、人材削減、経営スリム化

を考えている企業にはピッタシのシステムです。

承認は、ボタンを押すだけです。と言うのが、販売側の売り文句ですが、当然それには、本人確認をどうするのかと言う問題があります。なので、同じく電子証明書、本人確認のシステムが必要です。

はんこは、本人しかもっていない。本人の意思で押される。事を前提として、すばらしい、古代からのシステムです（紀元前からだっけ）。

それを電子化するには、同じ理屈が働きます。

回答No.3

takashi_h

アドビのAcrobat（Readerではない、本体）にそのような決裁、スタンプ機能があったように思います。
当然決まった人しか決まったスタンプを使えない仕様で、オンライン稟議ができるという内容だったように記憶しています。
調べてみてください。

回答No.2

EF_510

とにかく判子を押すと言うより、稟議とか承認作業が多いのでしょうね。

ペーパーレスにするのであれば判子は廃止することが多いと思います。
ただ、承認ルートをちゃんと手当てしないと業務が混乱します。

回答No.1

kazuyax1

シヤチハタの電子印鑑「パソコン決裁」という物を使っています。
Excel/WordやAdobeAcrobatoで捺印が出来ます。
ただ、これひとつの印影を購入するのに２０００円ぐらいかかります。
（名前や印影の変更は不可。その場合は再度購入です。）

ペイントで作ったjpg/gifを貼り付けるのと差が無い様な気がするのですが、
いちおう企業では信頼性のある印鑑を使ったほうがいい様なので、
大量購入しています。

参考URL：

http://www.shachihata.co.jp/interweb/index.php