経理部門長承認代行

質問

経理部門長承認
経理部門長承認というテーマで質問させてください。
私は経理財務に所属しますOLです。

経理は各　部署からあがってくる伝票をチェックし、問題がなければ　担当部署の伝票を承認し、パソコン上で　承認を行います。

そうすると次に経理の部長に伝票を提出し、それを部長が全てチェックし、データの承認をパソコンで行います。
承認することにより　仕訳が自動的に　データ上で作成されます。

↓

そうすることにより、各伝票の支払いのデータが一つ一つ作成され　財務担当に全ての金額が移行されます。（データ上で）

私は会社と直接契約の　契約社員の身で、ファイリングを担当してるのですが、この部長から仕事の依頼がありました。
それは　データ上では経理部門長承認を代理で全てやってくれということでした。
伝票の中身は部長が確認するので、データ承認を全て依頼したいといわれたのですが、この件、引き受けるべきか悩みます。

これを引き受けると、部長のパスワードでパソコンに入り、私が代理して承認することとなります。
ましてや　経理部門長承認は　会社の各部署からあがってくる伝票の最終通過地点であり、また仕訳も自動的に行われます。
代理で　契約社員の私が　代理で行うということは　どうなんでしょうか？
もし　間違えて　伝票を承認もれがあったら社内だけの問題ではなく　支払いが滞り、業者への信用問題になります。
他にも仕事をくださいとは言いましたが、単純にご自信の仕事を私に降ってきてるだけで、これがルーチン業務として私の仕事になっていくことって、いかがなものかなあ・・・・と悩んでます。

ある先輩に相談したら、それは　引き受けてよいべきものではないとアドバイスを受けたのですが、どんな事が模範的回答となるのか　私　悩んでます。
アドバイスお願いします。

( 追記:)
以前から部長がデータ承認に不備があり、業者への支払いが何度も滞ったことｈがあります。
その際、財務担当者から経理財務にメールで一斉送信されました。
内容としては　承認がされてないことにより　何回も支払いが滞りました。
これは　社内の問題だけでなく、社外への信用問題となることですので、
経理内での支払いもれに対する改善を今一度、徹底していただきますようお願いします

という内容でした。
経理財務あてに一斉メールを出されてきましたが、メールを送信した本人はこの部長宛に出したものと認識できる内容です。
こういう意味でも　責任のある作業であることを　私も意識してたため、引き受けるべきなのかさえ悩んでしまいました。

この部長の委譲行為ははたして正しいものなんでしょうか？？？？

回答No.2

tosiro

建前から言えば、正しくないし引き受けるべきでないです。
問題点は、本来の承認者でない人がパスワードを使用し承認する点ですよね。
大きい会社のようですから、内部統制がうるさくなっている昨今、何らかの
社内規定があるはずです。
それに違反している可能性大です。

ただ、実際問題として、引き受けるのもひとつの方法ではあります。
部長は他の業務が忙しいのか、ＰＣ操作が苦手なのか知りませんが、
ミスが発生して困る以上、まあやむを得ない感じはあります。
そのかわり、伝票の中身は部長が確認する事が絶対条件になります。
（ただ、そんな事本当は不可能ですよね・・・自分で承認操作しないんだから）
引き受けた場合、問題ありそうな伝票や分からない伝票は
部長に、データ承認してもよいか確認を都度求める形にしといたほうがいいですね。

システムでがちがちに固めてしまうとこのような弊害が起きるものです。
そこは割り切って人間がカバーするしかないのかも知れません。

回答No.1

ok2007

システム上はsakuramitaさんが承認の判断に関与できてしまう、ということですね。そうであれば、sakuramitaさんがその判断に関与できない仕組み（関与すればそれが分かる仕組み）を用意することが肝要であり、またそれで足りるかと思います。

内部統制の観点からは、個々の要承認事項につき部長が確認した痕跡を何らかの形で残すことができ、その確認に従いsakuramitaさんが承認手続を行えば、特に問題はないかと思います。こうすれば、sakuramitaさんが承認の判断に関わることなく承認手続のみ行っていることを証することが出来ます。

契約の観点からは、承認手続につき委任した旨の書面を出してもらうと、安心かと思います。

もちろん、引き受けずに別の方法で解決できるのであれば、それに越したことはないと思います。

なお、正しいかどうかは個々の事情状況によるため、何ともいえません。