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出張旅費の支給と出張報告書
- 出張旅費の支給と出張報告書についての疑問
- 小さな会社での出張報告書の状況と税務調査への不安
- 役員にも出張報告書を書いてもらうべきかの決断
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「出張旅費は、接待交際費、現物給与と関連し注意を要する費用です。 出張が業務上必要であるのか、清算がしっかりと行われているのか等、 実態を明確にする必要があります。 旅費規程を決め、社内で徹底して運用することがポイントとなります。 業務に不必要とされる支出は、個人が負担すべき業務外の観光代金、 買い物代金、精算がされていない支出（渡切交通費）である場合で、 対象が従業員であれば給与として取り扱われます。 役員であれば役員賞与となり、全額損金不算入となります。 いずれの場合も給与認定を受けると、源泉所得税の追加徴収が発生します。 また、業務上であっても全てが損金となるわけではありません。 出張目的、行路、滞在期間、宿泊状況、職務内容等が妥当である 支出金額を超過している場合も、超過部分が給与認定を受けます。 」 http://www.bizup.jp/solution/zeimutyousa/01/01_14.html ＞税務調査の際、税務署の方が必ず出張報告書の有無をチェックするのであれば かどうかまではわかりませんが、金額が大きい、回数が多いということで あれば、チェックされやすい項目ではあります。 上の項目で業務に必要かどうかというのがありましたが、 それらを明らかにするのが出張報告書ですから、 毎回、報告書を作成してもらうほうが無難ではあります。 前職では特に役員は自ら範を示す意味でも報告書を作成してもらっていました。 出張報告書がないと直ちに否認されるものではありませんが、 いちいち説明する手間は省けます。
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- damoi-39
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大会社でも小さな会社でも出張の意味は同じです。会社で決めた事はしっかり守って書類を作成してください。その証憑書類に基づいて仕訳伝票を起票し正しい経理処理をしてください。 勿論仮払金で暫定支払いする場合もありますが，いずれにしても正しい経理処理をしてください。そのことで懸念はなくなります。 役員（社長・副社長）は，出張報告書を書かないと言う習慣・・・と書いてありますが，社長・副社長の行く先が分からないまま旅費交通費を支払うなんて事をしていてはいけない。 社長・副社長とは？ ← この意味を把握してください。社長・福社長が出張をする時は部下が何故出張するか把握していなければならない。ですから部下が出張報告書を作成して社長・副社長の押捺の上仕訳伝票を起票し，添付して支払いをします。そうして監査・調査を受けるのです。 質問者と同様私も赴任の都度同じ会社でありながら，このようにやり方が違うのか理解に苦しみました。しかし本社の規定規約に基づいて指導する事で社員が理解してくれました。改善すれば，無駄が省けて心配も少なくなります。私の体験と経験からです。
お礼
ご指摘のとおり、現状では社長・副社長が何故出張に行っているのか 会社の従業員は把握していないことがあります。 社長は関連会社の役員を兼務しているおり、 出張内容については行き先は私たち従業員も把握していますが 何の目的でそこへ行っているのかは本人から報告がない限りわからない、という状況です。 ですが、仰るとおり出張目的がわからないまま 会社が旅費交通費を支払うのはおかしいですよね。 出張旅費精算の際に、日程や行き先だけでなく 訪問先会社名や出張目的も記入してもらうようにします。 ”改善すれば，無駄が省けて心配も少なくなります。私の体験と経験からです。” そうですね、無駄を省いて心配も少なくなるように がんばって改善したいと思います。 どうもありがとうございました。
- aokii
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出張者本人に出張報告書を書いてもらう必要はありません。 出張報告書がないと、税務調査の時に出張旅費として否認されることもありません。 単なる形式的な出張報告書は、工数の無駄になっていることが多いので、税務調査のためだけなら不要でしょう。
お礼
早速のご回答ありがとうございます。 出張報告書の有無で、否認されることはないのですね。 安心しました。 出張旅費精算の書類に、日程・経路・交通手段・訪問先などを 記入してもらっていますのでそれでカバーできる気がします。 形式のためだけに役員に出張報告書を書かせるのは 気が進まなかったので、すっきりしました。 ありがとうございました。
お礼
早速のご回答、ありがとうございました。 報告書の有無がポイントなのではなく、業務上必要かどうかを 確認できるかどうかがポイントなのですね。 参考サイトも教えて下さり、ありがとうございました。 ”役員は自ら範を示す意味でも” そうですね、確かにそのように考えることも出来るなと思いました。 現在、出張旅費精算に使用している精算用の書類に 日付・経路・交通手段・訪問先などを記入してもらっていますので それで何とか対応したいと思います。 だた、その書類には出張目的までは書きませんので、 今後その欄を追加して業務上必要であることの説明になるように しようと思います。 ご回答どうもありがとうございました。