小さなオフィスの経理として最近勤めだしました。交通費の支払に関して質問

質問

小さなオフィスの経理として最近勤めだしました。交通費の支払に関して質問です。

うちはよく視察等の外出が多く、そのまま直帰も少なくありません。
そしてその分はだいたい次の日に経費として出金伝票を書いてもらい、その金額を渡します。
あと、うちはバイトさんも多く、定期券を発行していない人も多いです。

そこで、月に一度支払う交通費と、外出した際そのまま直帰した時に支払った交通費がダブってしまうことがあります。

いちいち全部過去をみてから月の交通費を渡すのも結構時間がかかるのですが
どういうふうに処理したほうがいいですか？

やはり全部まとめて一回にしてもらった方がいいのでしょうか？
でもそうすると、バイトさんに負担が多い気もします。

お知恵お貸しください！

回答No.3

noname#155097 · ベストアンサー

＞そこで、月に一度支払う交通費と、外出した際そのまま直帰した時に支払った交通費がダブってしまうことがあります。

これはだぶらないように、自己申告してもらいます。
経費精算の一覧表を作るのもいいですよ。
・日付
・経路
・金額
で、１週間でも、１ヵ月でもいいので一覧にして書いてもらいます。
出勤伝票はそのトータル金額という感じです。

一覧にすると、この経路でいくら。。というのが同じ場所が出てきたりすると、
チェックしやすいというメリットもあります。

ある程度、その人の出費額の目算がつくなら、（例えば毎月５万円くらい使う人なら）
５万円を仮払いという形でお金を先に渡しておくのもいいでしょう。
で、毎月、清算してもらいます。そうすれば、チェックを後からゆっくりできるわけです。

お礼

なるほど。一覧つくるとわかりやすいですね。
ちょっとやってみます。ありがとうございました。

回答No.2

nitto3

細かくルールを設定して責任者の許可を貰っておきます。
ダブルところは定期券の最寄の駅までかなあ。
当然あなたは通勤経路も把握しておくことです。
毎回簡単な報告書で外出の裏づけを残しておきます。
必ず貯めないで毎回精算しておきます、大勢の場合を考えてみてください。

お礼

参考になりました。ありがとうございました。

回答No.1

topi2013

仮払をしたらいかがですか。
1か月○万円など金額を決めて、毎月仮払し、月末に通勤旅費と外出旅費をまとめて精算してもらい、差額を支給（返還）してもらえばよいのではないでしょうか。
(仮払処理の手間はありますが。）
それならば、本人が立替える金額も少なくて済みますし、ダブりは防げます。
通勤旅費が分かるように、外出旅費とは別表で精算してもらうと、給与明細などに転記するときに楽です。

お礼

なるほど、わかりやすくありがとうございます