会社で整理整頓が出来ない！！

質問

総務関係の仕事をしています。
現金も取り扱っています。

いつも机の上が書類の山で、自分で置いた書類が、どこにあるのか、探している時間が多いです。

その書類の山から、見てはいけないような、提出期日が完全に過ぎてしまった書類などが出てきたりする事もしばしばです。

事務量は多く、仕事は「前倒し」ではなく、いつも目先の仕事ばかりしているので、まわってきた書類も、とりあえず仮置きしといて・・・　といった具合です。

仕事が忙しくても、整理整頓ができるコツなどはありませんか？
もちろん、仕事が忙しいから整理整頓ができないわけではなくて、性格だとは思ってますが・・・

こんなに整理整頓ができないと、事務職失格です。
よろしくお願いします。

回答No.3

noname#16273 · ベストアンサー

私の場合は会社の封筒の上部を７センチくらい切って、それに書類を案件ごとに分類して、本のように立てて置いています。

封筒の隅にカラープリンターでタイトル欄を印刷して、まずは色で大まかに分類します。

横にして置いてあると崩れない限り際限なく積んでしまうのと、その中から目的の書類を捜すのが大変です。しかし縦に置けば机の上に並べるられる量に限界がありますから、ある程度たまると自然に片付けざるを得ません。（とは言えある程度たくさんは置ける点も良い）
さらに目的の書類を捜すのも簡単です。

お礼

お返事遅くなりました。

そうです、私は横に積んでいるのですが、資料を探す時間かもったいない。
縦に置いてみるのは、ホントにいいアイデアだと思います。

ありがとうございました。

回答No.6

noname#5115

私もファイリングは苦手ですので、参考にならないかも知れませんが、「積んで置く」ということにも法則性をもち、一日一回は必ず目を通すというようにすれば、大きなミスは防げると思います。
右側に積んでおくものは、急ぎ、2～3日中に作成すべきもの、左側に長期的な仕事、としておくだけでも、随分違います。
また、仮置きしてある書類に、あらかじめ自分で期限を決めて、付箋などをつけておくという方法もありますよね。
私もgajigomaさんの書かれたように「性格」が関係してきます。長続きしないような方法より、少しずつでも改善した方法を身につけていくことが大事ではないか？と感じます。

お礼

ホントですね。おっしゃる通りです。
一日一回目を通す事をすれば、うっかり提出忘れの仕事もなくなるでしょうし・・・

とにかく、上に上にと積んでしまう癖があるので、積む場所を変えるのは、いいですね～

お礼が遅くなりましたがありがとうございました。

回答No.5

noname#5148

私は、１００円ショップの書類ケース、書類棚、ざる（プラスチックバスケット）等を活用しています。

最初にバスケットに簡単に仕事別に分けます。
片付ける順番に積み上げておきます。
（高く積み上がってくるとプレッシャーですけど・・・）
次に目を通して処理したら透明の書類ケースに入れ目の付く所に立てて置きます。
ケースには、ラベルを付けます。
それと、期日のある物は色つきのケースにいれたり。
目の前にカレンダーを置いて、でっかく赤丸印！
私は、絶対忘れたくない仕事は、携帯やパソコンのスケジュール機能を使って、朝一番にアラームが鳴るように設定しておきます。これはかなり効果ありました。

私も整理整頓が苦手でしたが、いろんな小物を利用するようになったら、だいぶ楽になりました。

とりあえずは、ザルとアラーム試してみては？

頑張ってくださーい(^^)/

お礼

ありがとうございます。ざるは今も使ってはいるんですが、その使い方が悪く、そのざるが一番の問題なんですよ。
でも、色つきのものや、ラベルを貼ったりすることはしてなかったので、早速やってみたいと思います。

回答No.4

monaka32

職場でファイリングの講習があったんですが、簡単に紹介すると

・書類は分類してフォルダーに入れる。
・フォルダーには分類ごとに色シールを張る。
・不要な書類はすぐに捨てる。

日頃から整理整頓のくせを付けるようにしましょう。

お礼

不要な書類が捨てられない。
「後で必要かも・・・」と思ってしまうんですね。

この３点、ちょっとメモしておきたいと思います。

ありがとうございました。

回答No.2

babuo

＞もちろん、仕事が忙しいから整理整頓ができないわけではなくて、性格だとは思ってますが・・・

私も外出してない時は、デスクに座ってやってますが書類の山（汗）です。
顧客からの電話とかも多いので、なかなか事務処理に集中できないですし、私にあってないって割り切ってます。

そんな状態を見かねて先輩から、助言してもらいました。
ファイリングしたらいいそうです。
カテゴリごとにファイルしたり、期日の急ぐものは目立つ色（赤）のファイルに閉じたり・・・。

本職エンジニアですが、参考にして下さい。
お互い頑張りましょうネ♪

お礼

ファイリングですね。
私も電話を取ったりしているので、一つ一つの仕事が中断されて、もう大変です。

暖かい、ご回答ありがとうございました。

回答No.1

Hageoyadi

野口センセイの超整理法は
抱えている仕事が50を越えるとまったく機能しません。ましてや、TODOをパソコンで管理するなど、よっぽどヒマじゃないとプログラムが開くまで何秒も待ってられませんし。

と先に言っておきます。

ぜひアタシも知りたいところです。

お礼

早速のお返事を頂いたのに、お礼が遅くなりすみません。
超整理法なるものがあるのですね？

後で検索してみます。
ありがとうございました。