整理整頓が苦手な方に書類整理をお願いする、困った

質問

私は、事務を社長の奥様に引き継いでいます。
奥様は、整理整頓が苦手で、きっと奥様の家はゴミ屋敷に近いものがあるかなと思われるような方です。
その奥様に、書類の整理をお願いするのに、非常に困っています。
私は、重要な書類関係は、銀行関係の書類、保険等の書類、他の重要な書類と３つに大きく分けてファイルするだけにしています。会計事務所の方が来られてもその３つのファイルを見てもらえば問題ありません。
奥様は、保険の書類を封筒にいれたまま（封筒は開封した形跡はあるけど、また封筒に入れてそのままになっている）引き出し奥に入れっぱなしにしたり、はがきサイズの大事な明細を机の引き出しに入れっぱなしでほったらかしたり等重要な書類をあちこちにおきっぱなしにされます。
いくらいってもおきっぱなしです。
また、書類を見て、大事な書類かどうでもいい書類かの判断ができない方です。
ですが、私が作った３つのファイルに分類してとじてほしいのです。古い保険の内容説明書等は最新の内容説明書が来たら捨てるとかしてほしいのです。
が、どうやら奥様にはとても高度なことのようです。難しいみたいです。
整理整頓が苦手な人にどのように言えば、整理してもらえるようになるでしょうか？
請求書等の整理は、仕入業者、梱包等の業者、運送会社等の業者・・・と分けて閉じるようにお願いしたらやってくれました。これは請求書と見てわかるためか大丈夫です。
アドバイスお願いします。

回答No.4

captain_bonds · ベストアンサー

こんにちは。
拝見しましたところ、請求書に関しては認識されているようですね。
ここが重要だと思います。

これが請求書である、と判断できることが鍵になります。

つまりどれが保険の書類なのか、識別する訓練が必要です。
例えば○○からきた書類は保険関係とし
まず受け取ったら保険専用受け取り専用BOXを設けます。
そして次に内容を確認したことがわかるように隣にでも
開封済みBOXを設置します。その時に開封済みのBOXに
入れるときに必要か不要化を区別します。
不要だと分かればそのまま処分できます。
常に受け取りBOXに入っている場合は他の誰かも気づくことができます。

銀行関係の書類に関しては
もっと細かく分類します。特にどのような書類があるかは
文章からは判断できかねますが、提出用や保存用、重要など
分類できるように収納すればいかがでしょう。

これは色々共通するのですが、CDで例えると
よき聞くものを右に置きます。すると左に行けばいくほど
聴く頻度が少ないものになります。そうすれば左側から処分することも出ます。
書類も新しいものを右に置いて古いものは左に置く。

整理収納には概念があります。
それをうまく活用しながら
社長の奥様にあった収納方法を見つけることが望ましいかと思います。

そして何よりも奥様だけでなくて、Staffすべての共通認識事項を
作り上げて誰でも気づくことができるルール作りも、オフィスの
整理収納に欠かせないことでもあります。

できないではなく、なぜできないのか？
できることは何なのか？

こう言った観点で考えていくと解決します！！

お礼

ご丁寧にありがとうございます。
そうか、そうすればいいのかということをたくさん書いていただき、たいへん助かります。
さっそく月曜からやってみます。
どれもこれもためになることばかり感謝いたします。
人に片付けを教えるって難しいですね。自分は得意でも人にはうまく伝えれなくて頭を悩ましました。

回答No.3

E-1077

となると
　「箱」作戦しかないかも・・・・。

　請求書の箱
　領収書の箱
　保険関係の箱
　銀行関係の箱
　そのほかの箱

　というように取りあえず一か月分ずつ全部入れていくと、一番下の書類が一番古い状態になるので、会計事務所にもわかるでしょう。追加料金を取られそうですけど。

　とにかくは見本を作って、「この書類はここに」と指定するのがいいでしょうね。
　場所はとりますが、仕方のないことでしょう。

　ファイルもスクラップノートもやったことのない人には簡単そうに見えて、全然ダメなんです。
　見本を見せてもだめだったケースもあります。

　最後には一か月分丸ごと箱・・・・という会社もありました。

　支払いは翌々月支払いにしてもらって、対処しました。

　本来であれば、一つに一つのファイルが良いのです。
　一つの取引先に対して一つのファイル。
　三つに区別するのが出来ない人に個別区分ができるのかと疑問に思うかもしれませんが、その方が楽です。

　ともかく、しまい込まないことをお願いし、封を開けたら中身をだして、処理する。
　その場でです。後でやろうと絶対に思わないことを強く意識させるのです。
　郵便が来るのは決まった時間帯ですよね。
　ですから、その時に一気にやる。

　いるいらないで迷うなら取っておく方がまだましです。
　必要書類を捨ててしまわれたら大事ですからね。

　書類置き場を定位置にし、絶対に動かさないこと。
　机の引き出しに書類は入れないこと。

　あとは。。。箱かファイルを多くするのどちらかです。

　そういう会社って結構多いのですよ・・・・。

　多分に奥様は軽度のもしくは中程度の発達障害でしょうね。
　ADDと呼ばれるやつです。

　片付けや分類が苦手な人はかなりいますから、そのためには目につくところに指示を書いて貼り付けておくと良い結果が得られます。

お礼

ご丁寧にありがとうございます。
発達障害の可能性はあるかもしれません。
お客様から込み入った電話が入ったらパニックになられますし、人の話をきちんと理解することができないこともしばしばですし。
強く認識させる・・・やってみます。
箱は、社長がしょっちゅう部屋の模様替えをするので危険です。
ありがとうございました。

回答No.2

elf2814

文面を読む限り、だらしないのではなく出来ないようですね。
見てハッキリ分かるモノであればちゃんとやって下さってるようなので。
No.1の方も言われているように、軽度の発達障害等で苦手なのかも知れません。
私もそうなので…（＾＾；）
出来ない人に言っても出来るようにはならないので、何か工夫をしたいところですね。

とりあえず、最初のハードルとしては、あちこちに置くのだけはやめて、分けなくていいから全部この箱に入れて欲しい！ということの徹底だけなら出来るかも知れません。箱に突っ込むだけならとっつきやすいです。

その後に、自分の会社でやってた方法ですが、担当の会計士さんと信頼関係が出来ていれば、お願いして経理関係の書類だけそこから会計士さん自身に引っ張り出してもらう。自分のときは外回りで忙しくて出来なかった状態だったのですが、事情を話して社長のポケットマネーから会計士さん個人にバイト料を払いそういう煩雑な部分をやってもらっていた時期もあります。

あとの書類は、その書類に用事があったときに箱の中から探す、という具合です。
会計士さんには迷惑をかけますが、他に人が雇えないとなるとあとは社長さん自身がやるしかなくなると思います。

社長さんともその辺のことでご相談されてみては。

お礼

社長にも話してみます。
ご丁寧にありがとうございました。
片付けが苦手な障害があるんですね。

回答No.1

jacksic

どうしても社長の奥様にその業務を引き継がないといけないのですか？他に適任者がいないのでしょうか？

その方の味方をするわけではないのですが、整理整頓が苦手な人は単なるだらしない人ではない場合があります。注意欠陥障害という脳の発達障害の可能性があります。

実は私自身もそうなんですが、汚れた窓ガラスを拭き掃除することは出来ても、片付けや整理整頓となると脳が混乱してまったく作業が進まないんです。

社長夫人も私と同じだとしたら、やはり社長と相談して別の人を雇った方が会社のため、夫人のためだと思います。

お礼

どうしてって社長が決めたのです。
発達障害の可能性はあります。ミスが半端ないですし。
ありがとうございました。
零細なのでほかの人は雇えませんし、雇ってもすぐやめると思います。まともな精神では勤まりませんので。