メールの内容を素早く理解するには？

質問

3ヶ月ほど前から営業事務のパートをしています。

膨大のメールが送られてくるのですが、内容を理解しないと業務ができず
その内容を理解するために時間がかかり仕事に支障をきたしています。

こなさなければならない業務があるため、ずっとメールを読んでいるわけにも行かず、
かといって、仕事の支持や流れがメールで来ることがほとんどのため、
メールを読み逃したり、内容をきちんと理解していないと仕事ができません。
業務をこなしている間に、またたくさんのメールがたまっており、うんざりです。

メールの内容は、顧客からの問合せや契約、見積、請求に関することなどです。
その中身でわからないことがあると、クリアにするため調べたり上司に質問したりするのですが、
その間にまたメールが溜まって行き、内容を理解できないまま仕事をしている状態です。

どのように仕事を処理していいかわからず、うんざりしています。

何か良い方法はないでしょうか？

回答No.1

blazin · ベストアンサー

確かにすばやさがあればベスト。
でも速さを求めすぎて正確さを欠いたら元もこうもないでしょ？
速さは慣れも大きい。色々なケースを経ていく事で、こういう内容はこういう感じだという経験値が備わってこそ貴方の自然な速さに繋がってくる。まだ３ヶ月。
今は内容をしっかり理解することの方を大切に。
溜まっていく事による焦りはあるのかもしれないけど。
結果としてきちんと処理できない状況を作ってしまう方が問題ですからね。今は一つ一つのメールの対応が貴方自身の経験値を積み上げているんだという気持ちで焦らずに☆

お礼

温かいお言葉ありがとうございます。

そうですね。確かに焦って正確さを欠いてしまっては
しょうがないですよね。

限られた時間でどうしても焦ってしまいますが
与えられた仕事を一つ一つ確実にこなしていけるよう
頑張ります。

ありがとうございました。

回答No.7

noname#189408

こんにちは。

メールがどんどんたまっていくのは、恐怖ですよね。

私のやっている方法をご紹介します。参考になるといいのですが。

アウトルックをお使いでしたら、
特定の条件を設定してフォルダに自動振り分けする機能がありますから、
その機能を活用して、受信時に送信者別とか案件別とかで振り分けするようにして整理しておくといいと思います。
ちょっと設定が面倒ですけど、かなり仕分けが楽になります。

あと、メールをチェックしたら、
その場ですぐに処理をするのがいいと思います。
対応に時間がかかる場合は、そのことを連絡する形で返信をしておく。
とりあえず、半日以上は放置しないことです。
なぜなら、一度読んだメールをあとで処理すると、
その場で処理するより倍の時間がかかるからです。
もう一回読んで、思い出して、書くことをするのは時間の無駄です。
忘れたり、ミスも多くなります。
最初に読んだときに、どんどん処理していきましょう。

お礼

自動振り分けの方法はメールを読む前にフォルダに入ってしまうので
私は使っていません。
現在仕訳しているフォルダが100以上もあるので、
どこに新しいメールが振り分けられたかわからなくなってしまうからです。

メールをチェックしたらその場で処理するように、
また、焦らずじっくりメールを読むようにしたら
だいぶ把握できるようになって来ました。

ここに相談してよかったです。

ありがとうございました。

回答No.6

impiousfox

津波のように押し寄せるメールの処理能力を向上するためには
すでに来ているメールやメモの徹底的な整理が前提になると思います。

なぜなら、新しいメールが来て
「新たに何が追加されたか」を素早く理解しようと思うとき、
「今までどのような文脈で話が進んでいたか」を
いかに素早く思い出せるかにかかっているからです。

しかし整理といっても頭の中はすでにいっぱいですし
いちいちプリントアウトして綴じるのも現実的ではありません。
メールソフトの件名表示や検索機能だけを使用しているなら遅いです。

やはりここでもパソコンを使います。
読んだ情報を読んだ端からタグをつけて貯めておいて、
必要なときにキーワード一発でそれに関する情報が時系列で
パッと表示されるメモツールが便利なのでおすすめです。
案件毎、商品毎、得意先毎に並べて可視化できるので飲み込みも早くなります。

無料サービスには「Evernote」「Quill」「紙copi Net」などがあります。

お礼

このような無料サービスがあるのは知りませんでした。
参考に致します。

ありがとうございました。

回答No.5

yoichi001

全然関係ないかもしれませんが、パソコンの能力不足が足をひっぱてったりしてませんか？

事務職にはそれ程高度な処理能力のPCを必要としないと思い、古い型のノートPCで作業している事務職の方がときどきいます。（うちの会社の事務の人がそうでした）

オフィス系やメールの整理だけと言っても、最近は色々なデータの添付ファイルが付いてたりして、意外とPCの性能が良ければ結構効率が上がる場面もあると思いますよ。参考までに・・・。

お礼

回答ありがとうございます。

確かに、今の部署に移動してきたときにもらったパソコンは
古いタイプのノートパソコンです。
（とりあえずあまっている古いタイプのものをもらった）

今までの仕事はこんなにメールを使用することがなかったので
機能などは良くわからないのですが、現在outlookを使用しています。

回答No.4

swktnk

タイトルの頭に顧客名と【緊急】とか【請求】とか入れてもらい、
タイトルだけでだいたいの内容がわかるようにしてもらえば
いいんじゃないですか？
処理してないものは未処理フォルダに入れていき、そのなかで
優先順位をつければいいと思います。

それでもこなしきれない場合は人員を増やしてもらうしかないと
思います。

補足

回答ありがとうございます。

タイトルには顧客名と内容がわかるメールを入れてもらうように
してもらっています。

また、自分が直接行う業務には、先輩の営業事務の方などが
メールの頭に○○さん××をお願いします。
というようにしてフォローしてくれるので
なんと業務をこなしている状況です。

ただ、自分の業務と直接関係がないようなメールでも、
流れを把握していないと仕事を読み逃してしまう場合があったりするので、
ある程度の流れや案件の内容を理解していることが必須なのですが、
膨大な情報量と、複雑で専門的な内容であるため理解するのが大変です。

回答No.3

noname#121524

ご質問内容を拝見しますと、あなた様がそのようなお悩みを持つ必要がある事自体、職場の責任者に疑問を抱きますね。本来なら、そのような職場は然るべき立場の責任者によって改善されるべきです。
基本的には、先人の方のアドバイスに尽きますね。

あなた様の会社や職場では、業務毎にメールアドレスを使い分けていないのでしょうか？
（例）
・問い合せ ： help＠△△△.co.jp
・契約や請求 ： office＠△△△.co.jp
・社内（個人用） ： ○○-△△△＠△△△.co.jp

以上はあくまで例ですが‥。
一般には顧客や取り引き先、及び個々の社員用など、業務別にアドレスを用意し、先方がどのアドレスを使って問い合わせて来るか（又はその内容）によって、業務への割り振りまでもされているものだと思います。
当然、自社ＨＰ等でもそのようなサイト作りも行うでしょうし、先方への返答も単純に同一アドレスで返信するのではなく、（例）のように適切な業務別のアドレスで返信し直すなどし、日々の業務の簡素化を図れる運営がなされます。

受信フォルダを分けるのは、先方のアドレスが判っていないと意味が無いので、むしろ単一のアドレスではなく以上のような複数のアドレス別に受信できるように（業務の目的別に来るメール）に振り分けて受信できる形の方が、結果的に明瞭になります。
急に人員の問題などで業務を引き継いだり交代する事になっても、対応が容易です。
また優先順位は送信して来る人の配慮が必要になるので、それもあまり現実的ではないです。【 先方との関係で会社側のアドレスを使い分ける 】 べきです。

このような手法はオフォス運営の定石ですが、実現するには当然スキルや権限も必要です。いずれにしても、ただウンザリしているだけでなく、パートの立場であっても職場に改善を求めなければ切りが無いです。気づけるのが、その業務をしているあなた様だけかも知れませんし。

お礼

回答ありがとうございます。

パートの立場で状況を変えるのは難しいですが、
参考にさせていただきます。

回答No.2

blue_r

#1のblazinさんの仰る通りだと思います。
業務においては「速いがミスが多い」より「遅いがミスがない」方が優秀です。
最初は「遅いくてもミスがない」を心がけ、次に「速くてミスもない」を目指しましょう。

現状でアドバイスさせて頂くなら、受信したメールを優先度（や、それに関連付く項目など）で
分類し、それぞれ異なるフォルダーに入れておくというのは如何でしょうか？
例えば[緊急][優先１][優先２]・・・・[その他]や[お客様お問い合わせ][見積もり][契約]・・・など

また、今すぐは無理かも知れませんが、関係者の方々に協力を仰いで、メールのタイトルに
優先度を示す言葉を入れてもらい、まずはそれで判断するなどもいいかも知れません。
例えば、タイトル：<９月３０日まで>○○契約書の処理依頼　など。
また取り決めによって優先度を数値化して貰い　タイトル：<優先２>○○見積書作成依頼　などもいいかも知れません。

こういったことは社内業務の効率化にも繋がると思いますので
上司の方にでも相談されては如何でしょうか？

まだまだ、これからが大変かも知れませんが頑張って下さい。

補足

質問に入れ忘れたのですが、顧客ごとに状況の把握をするには
どうしたらよいかもアドバイスをいただけると嬉しいです。

膨大なメールのなかで、様々な顧客の情報があるのですが
どの顧客がどんな状況なのかごっちゃになってしまいます。

一応、顧客ごとにフォルダに分けて区別し
その都度確認できるようにしているのですが
一つ一つ確認していると、とても時間がかかってしまいます。（汗）