電話対応をするパートに就くことに。

質問

事務経験が欲しい、と思い伯父が世話になっている会社で丁度事務を募集している、と言われお世話になる事になりました。
運送会社で、会社の人間の報告と取引の会社の連絡が少しある程度の電話対応と言われました。

先ほど、一応採用は決まっているが顔出しをして来い、と言われ会社の都合の良い日に行こうと電話しました。
出た相手は「ハイ・・・」だけで会社名も何も言わずビックリしてみたり。
大概は会社名を名乗るのに、いきなり戸惑う自分が居ます。
用件を伝えると、なーんとなく伝わったらしい(私の喋りが下手だったのか)ので日時が決定。

明日は午前しか自分が居ないからなー、とぼやいていたのでおそらく社長さん。
苦手な電話対応を克服したい、と調べたコツを読んた後で電話したのでこの会社の電話対応ってこんなのか？？と自分はどう電話対応するばいいんだ？？みたいな状態です。
あまりにも張り切りすぎると、失敗しそう、だが最低限の電話対応をしないと意味がない。

考えすぎでしょうか・・・。
初めての転職と事務で今から緊張しています。
電話してビックリして面接も今からまたこれも緊張しています。

回答No.1

yuko0401 · ベストアンサー

前の前の会社（スーパー）で独学で電話応対を覚え、今は不動産会社で事務なんですが、自分は関係ない損害保険担当の電話番も任されてるという者です。事務的業務の経験はあるけど事務として採用されたのは（当時）32歳にして初めて、といったところでしょうか。今はもうすぐ２年です。

まず独学、と書きましたが、レジもやりつつ、レジ機や備品などの発注をパートながら頼まれていたので、誰も教えてくれる人がいなかったんですね。で、本屋で電話マナーとかビジネスマナーとかいう本を読んだ訳です。
私の場合、元々吃音障害だった上に、とある病気でわずかながら舌と唇にけいれんが後遺症として残ってしまったため、それをカバーしつつ、「怖がらずに」電話しました。まず相手の会社と名前を確認・復唱、自分でものろいと思うほどゆっくり喋る、電話に出る時は会社名と自分の名前を名乗る、などです。

今の会社では自分でかけることはまずなく、稀にお客様から問い合わせの電話がかかってきますが、７割方別の支店か業者です。ので、まずゆっくり会社名（といっても子会社名になるため微妙に違うので注意）を名乗り、用件を聞く、走り書きでわかるようにメモ書きする（切った後に清書）。
私が出るということは関係業務に就いてる者全員が社内にいないか席を外しているのでその旨伝える、ですかさず「こちらからかけ直しいたしましょうか」と言う。希望の場合は相手の会社名と名前、連絡先、必要なら連絡つかない時間帯などを聞き、復唱。後でかけ直しますという場合は名前だけ聞いておく（復唱）、名乗らなかった場合「失礼ですが、お名前もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞く（あくまで相手が言わないからわからないということにしない）、などしてます。

私はないですが、社内の人でしたら誰彼構わず「俺だ、俺」とかいう人もいるそうです(^^;)皆「似たような声してるの他にもいるのに『俺』でわかるかぁ!!」と言ってます。私は幸い受けたことありませんが、その手の相手は慣れですね。

あっ、ちなみにメモ書きする時は、かかってきた時間も書くといいですよ。
後は先輩のような方がいれば教えてくれると思いますので、もしそのような方がいたら聞いた方が良いです。運送会社で取引先からも、ということは、専門用語も出てくるでしょうからさすがにそれくらいは教わるでしょう。
ただ、必要最低限度のマナーは覚えておいた方が良いですよ。おかげで、私は今の会社でも教わらないまま来てますけど(^^;)（指導があったのは「落ち着いて話せば通じるから」だけです）

お仕事、がんばって下さいね。