子供の学校のPTAで監査役の仕事は？

質問

子供の学校の保護者会の役員となり今年度いつの間にか監査役となっていました。

昨年度の監査役に仕事の内容を聞いたところ決算書にサインと印を押すだけの内容だそうです。
学校の保護者会の担当の職員と何年も続けて役員をしている人から、
『大丈夫だから、サインと印を押すだけ』といわれたそうです。

前日に『認印を持ってくるように』とメールをもらい、前任者は監査についての知識も引継ぎも無いため、
領収書を一枚も見ることなくいわれるまま押印したそうです。
納得できる押印ではなく、問題提議するにには時期が遅すぎたようですが、知識も発言力もないので仕方なく……。

不正はないと信じていますが、一年間役員活動で、一部の職員と役員の馴れ合いが見え隠れしているように思えました。
会議で話し合っていないことが、いつの間にか決まっていたりしていました。

できれば正しい方向に役員会を修正するためにも、中間的な監査をしていきたいと思いますが、
どの時期に何をどのようにチェックするのか、まったく解りません。

監査に関してある程度の知識を伝授いただければと思っています。
ご指南よろしくお願い致します。

回答No.4

会計の人（@ichizoo） · ベストアンサー

NO2の回答。
支出の妥当性というと難しく聞こえますが、通常の経費でしたら1人が購入者、もう1人が承認者で、支払処理を1人で処理しないことです。

例えば、ＰＴＡでペン1000円が欲しい場合、購入支払伺書（Ａ4用紙で作成すると便利）を書いて、別の役員責任者の人が承認印するのです（常に購入者と承認者2人の印がある）そして、その購入支払伺書の下の方に領収書を貼っておくことが非常に大切です。
現実的にはみなさん忙しいと思いますので、電話連絡で、後で承認印をまとめてつく場合が多い（それでも、承認という意味では責任者の承認印は大切です）

あまり無いとは思いますが、質問のとおり高額な金額の支出が突発的に発生しそうな場合は、やはり役員会を開いて補正予算（予算の変更）をくむ必要があります。

いずれみんなのお金なので、承認を得て1人で処理しないことが大切です（それを書類として残すことが大切）

忙しいなかＰＴＡ活動ご苦労様です

お礼

回答ありがとうございました。

会計処理方法が漸くわかってきました。
自分なりに整理し役員会にもって行きたいと思います。

惰性で馴れ合い？信頼関係だけで印は押してはいけないことを他の役員の方にもわかっていただきたいと思っています。
それが一番難しいかな？

会の前に同じ役員の方に相談してからの行動となりますが、見直しの一歩目を歩めた気持ちです。

ありがとうございました。
参考にさせていただきます。

回答No.3

satoshilove2

＃１です。
お礼を拝見いたしました。

チェックだけでしたら1学期分ですので1時間もあれば出来ると思いますが・・・。

領収書だけでしたら大きさが違ったりして整理が大変なのでA４くらいの用紙に「領収書を貼り、詳細を記入できる」物を作られるとよいかと思います。（学校で印刷が出来ると思いますので）
領収書がないものの場合も書き込めます。（祝儀、香典など）

また私が役をやっているときにちょっと意見が出たのが「交通費」です。公立でしたので「校区内の行事」は交通費無し、校区外なら普通に乗るだろうバス、電車代（往復）です。（車やバイクの使用は考えませんでした。ガソリン代駐車場代などややこしいので）

またわかりにくければ回答します。

お礼

早々に回答いただきありがとうございました。
自分なりに考えを整理して次回の役員会に提案していきたいと思います。

回答No.2

会計の人（@ichizoo）

一般的には、中間期と決算期の2回の監査です。
PTAだと3月決算だと思いますので、9月までの帳簿完成時（10月～11月）と決算まで（4月～5月はじめ頃）が監査の時期だと思います。

監査の留意点
(1).予算と実績が大きくかけはなれた金額となっていないか
(2).帳簿と銀行通帳、現金残が一致しているか
(3).支出が妥当か（支出承認印の確認）

上記をみれば、ほぼ決算の妥当性が確認できます

お礼

パソコンの具合が悪くお礼が遅くなり申し訳ありませんでした。
専門家の方の意見参考になりました。

領収書・帳簿・通帳・現金の確認の他に支出の妥当性の確認までするのですね。
中には支出として認められない領収書もあるかもしれませんね。そこまで気がつきませんでした。
支出承認印の確認とはどんなものなのでしょうか。
通常発生する経費は別として、高額だったり突発の支出に対して承認をした懸案の議事録などに承認印を設けたりした方がよいのでしょうか。
（現在　口頭での承認だけで議事録もない状況ですが）

今年2年目ですが迷いながらでも正しい監査ができればと思っています。
他の役員の協力が無ければ難しいとは思いますが、再度ご回答いただければと思っています。よろしくお願いします。

回答No.1

satoshilove2

監査というのは「会計監査」ってことでよろしいんですね？

娘が中学の頃ＰＴＡの会計の役をやっていました。
そのときの会計監査は「会長」「副会長」「会計」立会いのもと、一学期ごとに「出納帳」と「領収書」の照らし合わせ（間違いがないか）、通帳のチェックなどをやり、１学期の分は２学期の「委員会」（各クラスの代表が集まる会議）で「間違いがなかった」と報告されておりました。２学期は３学期、３学期は翌１学期。
１年分は新年度「総会」で決算報告のあと「間違いありませんでした」と報告されていました。

１学期は夏休みも含まれていたので１学期分は２学期の初めにやってました。２学期分は３学期初め・・・という風にやってました。

お礼

パソコンの具合が悪くお礼が遅れ申し訳ありません。
経験者の方の意見参考になりました。

金額の違いはあるかと思われますが、どの程度の時間がかかりましたでしょうか？
今まで判を押して済んでいただけの役員の仕事が増え心配ですが、協力いただけるように提案したいと思います。
大体の目安を教えていただけませんでしょうか。よろしくお願いします。