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社員の誕生祝金を出すことについて
各社員に5千円くらいの誕生祝金を出すことについて質問です。 本人から領収書をもらうことは必要でしょうか、また本人から個人で使った領収書を5千円以上集めて5千円を支給するところも聞きましたがそれはよいのでしょうか。その場合領収書は会社名、個人名どちらでもらうか、その他一般的な方法を教えてください。
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1)領収書は不要だと思います。ただ、誕生祝金もお給料のうちに含まれることになるかと思います。明細や台帳に支給の事実を記録する必要があるでしょう。 2)「個人で使った領収書」に対しての支給ですが、個人で使っているのであれば、これもやはり個人に対する給与となると思います。まあ、領収書を会社名でもらっているのであれば、本人の給与としないで他の会社の経費であると誤魔化すこともできなくはないでしょうが・・・ 会社としてみた場合その個人が役員でなければ、給与でも他の費用でも税務上は経費として認められます(交際費など一部例外はありますが)。 むしろ、個人に対する給与としてその方の所得税の計算に影響します。 ただ、ものによって非課税となるものもあるようですので、その辺りの確認が必要です。
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#1の追加です。 ご質問のように、社員全員が対象となる、5000円程度の誕生祝い金なら、慶弔費として「福利厚生費」で処理し、給与に含める必要はありません。 役員だけとか、特定の社員に支給する場合は、「役員賞与」や「給料」として処理することになります。
社員の慶弔規定をつくり、その規定に従って支給する方法を取られたらよろしいでしょう。 支給に際して、本人から申請書を提出させて支給するようにすれば、この金額であれば敢えて領収書を取らなくても税務上は問題はありません。 例えば、永年勤続の記念として、旅行費用など多額の祝い金を支給する場合は、旅行業者の領収書などを、後日提出させたほうが税務上の対策として有効です。