検収書のやりとりについての質問です

質問

ソフト開発会社を営んでおります。
検収書のやりとりについての質問です。

検収書にはベンダー側の印鑑は必要なんでしょうか？
もし必要な場合、捺印する印鑑は代表印・会社印どちらでしょう？
そして捺印する箇所は「自社名にかぶるようにする」等の決まりごとはあるんでしょうか？

また、原本とそのコピーはベンダーとユーザーどちらがそれぞれ保持するんでしょうか？

回答No.1

booboox · ベストアンサー

あくまで、個人的なしかも、素人の回答なので、参考までに、聞いてください。納品検収調書、検収書、受領書などは、ベンダー側の社名が印刷してあったり、社名ゴム印が押してあれば、捺印までは、不要と思われます。あくまで、商品を受け取る側の社員の受領、検収の証拠があれば、充分と会計処理的には、思われます。つまり、相手会社の受け付け嬢のサインでも、有効でしょう。しかしながら、ソフトベンダー屋さんに取って、ソフト開発内容と納期の相互理解契約書と開発商品の検収受領書は、後日、係争の元になりやすいことなので、業務的には、会計伝票の条件以上に、民事係争の判断証拠としての重要な意味を持つことから、やはり、契約書と納品受領書は、相互捺印した書式にすべきなのかもしれません。これは、相手に、これで、契約高の全額を支払う意思も確認ｄきるし、納品が契約書どおりに簡潔した証拠でもある訳です。ところが、契約書並に複雑にしたものを、いち早く納品するときに、受領担当者がサインするかと言うと、そうも行かないので、簡単な受領書と契約書の内容での検収受領書と２本立てのところもあるでしょう。また、繰り返し納品する相手ですと、初回のみ、詳しい検収受領書で、２回目以降は、簡便な検収受領書で済ますよう１回目の詳しい受領書に書いてある場合もありますし、ご商売の相手側との関係で、できることなら、詳しい検収をしていただけ、相手の捺印があるのが、後日の係争に発展しにくいでしょうか。なお、基本的には、相手の捺印があり、ベンダー側が保存するのみで、会計上は、ＯＫなのですが、ソフトベンダーの立場を考えると、複写式で、双方が持つ方が、問題が少ないかもしれません。よって、検収原本は、ベンダーが持たないといけませんね。コピーは、ユーザーです。

ことは、会計処理伝票の側面と民事契約の始期と終期に係わる書面ですので、両方から必要かつ充分な書面構成であり、かつ、あまり重い書面だと実務上、取り引きがスムーズでなくなるので、その兼ね合いは、ベンダーさんとユーザーさんの日ごろの取り引き関係そのものだと思われます。

ソフトは、裁判官など第３者に見えない商品ですし、企業秘密や個人情報保護など、すべてをあからさまに出来ない部分もありますので、各ベンダーさんごとで、やり方が、かなり違うと思われます。パッケージ商品の製品販売レベル、セミオーダーパッケージ個別納品、フルオーダー納品など、ケースによって、どこまで必要なのか、ランク付けする必要があるのかもしれませんね。

お礼

詳細なご説明ありがとうございます！
とても勉強になり助かりました！
普段何気なく行っている事についての法的な裏づけや根拠が
全くわかっていなかったので、とても不安になっていました。
ぜひとも参考にさせて頂きます。

回答No.2

booboox

もし必要な場合、捺印する印鑑は代表印・会社印どちらでしょう？
そして捺印する箇所は「自社名にかぶるようにする」等の決まりごとはあるんでしょうか？

＞＞＞＞。追加ですが、社印を押すか、代表者印を押すかですが、基本的には、同じ扱いでしょう。しかし、代表者が、よく変わる会社ですと、代表者印の方が事実関係が、はっきりするかもしれません。しかし、商法、民法上は、代表者が変わろうとも、会社は、契約を履行しなければならず、ゴム印に、代表者名を書くことですから、大差は、ないでしょう。ただ、社内的に、社印は、営業サイドの契約、代表者印は、経営サイドの契約など、判別できるようにしている会社もあります。なぜ、そうするかは、伝票を印章で分けて、係数を掛けることで、粗利益が、簡単に解かり、年度末の法人税対策など、簡単に出来るからです。営業サイドの粗利益は２０％、社長決済印は、２０％以外、極端には、赤字もありとなれば、その印の伝票を計算し、残りは２０％で計算すれば、決算前に、法人税を簡単に予測できます。

「自社名にかぶるようにする」等の決まりごとはあるんでしょうか

＞＞＞＞＞これは、特に重要な契約の場合、自署して、サインに、印影をかぶせることで、改ざんを防ぐと言うものです。
コピーや読み取り機の発達で、にせ札すら簡単に出来てしまうのですが、自署に朱肉印が重なっているものを、偽造しようとすると、結構手間がかかります。ただ、今は、重要な伝票以外は、逆にＦＡＸで送ったりと事務的には、印鑑がかさならない方が、ベターな場合も多いので、例えば、複写式の納品、請求伝票の場合、納品は、印影かけ、請求は、印影を離すなど、工夫している会社もあります。理由は、送金が遅れているが、請求書をすぐＦＡＸしてなどといわれたときは、印影が掛かっていると、相手にＦＡＸですと、重なりつぶれて読めないために、送金先銀行口座やＦＡＸ番号など、印影で読めないため、別途、手書きで、データーを送るなど、事務が煩雑になることを避けるためです。

今日、コンピューターで伝票を作るため、印影も印刷ですから、あまり重要な意味がないかもしれませんね。

昔は、日付けを漢数字を書くなど、本当に自分が書いたものか、判別する細工など、結構してましたが。。。。オンライン決済の今、あまり意味が、無くなりました。金額に、金ＯＯＯ円也と前と後を止めて、ドルか円かを明示するなど、昔は、改ざん対策は、結構しましたが。。。。