売掛金残高確認書について

質問

現在当社では、販売先に対して年２回残高確認を行っています。そこで下記の２点についてご回答いただけないでしょうか？

(1)このサイトで全ての債権先に確認は行う必要はない（法的に）とのご回答を拝見いたしましたが、一般的にはどのような状況なのでしょうか？（全債権先に確認するのが一般的？）

(2)当社では往復はがきにて残高確認を行っていますが、今回の残高確認を行った際に債権先（企業）から内容が丸見えで個人情報保護法に抵触するのでは？との連絡がありました。他の企業からは封筒で確認依頼が来ていると言われましたが、法的には問題があるのでしょうか？また、上記(1)と同様に一般的にはどのような状況なのでしょうか？（封筒の方が好ましいのでしょうか？）

ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.2

gutoku2 · ベストアンサー

>一般的にはどのような状況なのでしょうか？

法的には必須ではありませんが、企業会計上必須と考えます。
売掛金残高確認の目的は、正しい”売掛金残高”の把握です。当社の帳簿
価格が”正しい”保証が、別の方法で確認できるのであれば、あえて残高
確認をする必要はありませんが、他に方法がないのであれば残高確認をす
べきであると考えます。

当社の場合は
　○自社内の不貞の輩（自転車操業等）を排除
　○自社の売上計上過誤を排除
するという目的もありますので、残高確認は必須と考えます。
　※100%排除できませんが、牽制にはなります。

>当社では往復はがきにて・・・・法的には問題があるのでしょうか

個人に対する売掛がまったくないのでしたら、往復はがきでも問題は無い
と思いますが、個人に対しても残高確認を行うならば、金額が丸見えであ
る往復はがきは如何なものかと考えます。

>封筒の方が好ましいのでしょうか

当社では、封書に返信用封筒を入れて残高確認を行っております。
（当社は、顧客企業の方が商取引上の力関係が強いですので、お願いし
　て残高確認書に記入願っているというスタンスですので、お客様に少
　しでも嫌な思いをさせないように配慮しています。
　しかし当社の仕入れ先で非常に強い支配力を持った企業は、当社に対
　して往復はがきで残高確認を送付してきます）
よって、苦情になっても”平気”ならば、往復はがきでも問題ないと思
います。苦情を少しでも避けたいのであれば封書の方がよろしいかと考
えます。
必要経費と、後々の商売のし易さを天秤にかけて考慮してください。

お礼

ご回答ありがとうございます。
実務的なご意見で大変参考になりました。
また、封筒の件については私も貴殿と全く同様の考え方でありますので今後は封筒での送付を検討していきたいと思います。

回答No.3

hiroki0527

Ｎｏ１です。

＞私も個人？情報と思っていましたので相手が企業では法律には抵触しないということですね。

貴社が取引先から言われた際根拠を提示してはっきり説明(説得)できるならハガキで良いと思いますよ。(個人・個人企業は除いておいた方が良いと思います)
物事「法律で決まっているから」「法律で決まっていないから」だけでは動きませんので。

勤務先でもハガキで来る会社もありますし、以前から封筒で来る会社もあります、ハガキから封筒に切り替えた会社もあります。

個人的にはＮｏ２のかたが書いているような方法がベターだと思います。
貴方個人の考えではなく、会社としてどう考えるのか統一した見解を作成しておくことをお勧めします。

お礼

再三のご回答ありがとうございます。
ＮＯ２の方にお礼を申し上げた様に先方に配慮した方向で検討していきたいと思います。

回答No.1

hiroki0527

１）勤務先では原則全債権先に確認で、回収率により箇所としての成績査定に影響が出ます。

２）「個人」情報保護法にかかるんですかねえ？
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生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう
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あくまでも「特定できる個人」に関する情報を「個人情報」と定義しているようなので、法人情報って対象外だと思うんですけど。
「社長のプライベートデータ」や「社員の個人情報」は保護対象だと思いますけど。
「個人情報」を保護するために法律が「個人情報保護法」ですので。

お礼

ご回答ありがとうございます。
私も個人？情報と思っていましたので相手が企業では法律には抵触しないということですね。