秘書業務って

質問

こんにちは。私は秘書にあこがれる２５歳事務員です。
現在の業務は一般事務経理事務営業事務なのですが、家の事情でしばらくは働いていきたいのとキャリアアップしていきたいのとあり、秘書になりたいと考えています。（現在の職場は結婚していられるような会社ではありません。）法律系の学校を出ているため短大のような秘書科を出ていなく、英語も全くだめです。
ただ電話応対、その他雑務、ＯＡや出張清算業務は現在女性一人でしているから若い子に負けない実務経験をもっているはずです。お茶だしはお客があまりこないので自信ありません。ただ先の将来を考えてそのときは派遣社員という勤務形態で行きたいのですが、実際派遣での需要はあるのでしょうか？
正社員で社内で決定するのが主としているようですし…。
現状を知っている方がいれば教えていただけないでしょうか？

回答No.2

noname#1583 · ベストアンサー

こんにちは！　(^.^)
秘書についてですが、私の会社のことをお話ししますね。

社員４０００人ほどの会社なのですが、本社では「専務以上」の役員に一人ずつ秘書がついています。
全て正社員で、短大卒であれば秘書科を卒業して秘書検定をクリアした人達です。
社長秘書は秘書科出身ではないのですが、学歴が非常に高く、超一流私大卒業、ＴＯＥＩＣ８００点以上の才媛です。
また非常にキレイな言葉遣いを自然に身につけています。
本社の役員秘書に派遣の方がなることはまずありませんし、社長秘書の例を除いては秘書科出身者以外（…というより、秘書検定を持っていない人）もいません。
条件はちょっと厳しいです。

本社以外の支店等ではどうかといいますと…正式な「秘書」はやはり専務以上にしかつきませんが、支店長、所長といった人達には、総務等の女性の中から中堅の女子社員が秘書代わりについています。
業務は秘書業務と殆ど同じですね。
ただ、正式に秘書という肩書きにはなりませんので、名刺等に「秘書」の文字が入ることはありません。居室も総務等のままです。
彼女達も全員正社員ですが、こちらは特に秘書科を卒業していなければいけないということはなく、むしろ、入社してから１０年以上の方が「痒いところに手が届く」サポートを行っています。(^.^)
新人がこの任につくことはあまりないですね。
社内の事情に詳しいエキスパートを採用しています。

「秘書」という仕事はその名前の通り、その会社の機密事項を取り扱うことになります。ですから、派遣の方をその任に当てることは恐らくないと思います。あるとしても、非常に稀ではないでしょうか…。
もし秘書を目指されるのであれば、秘書検定を取り、実務経験を添えた上で正社員として採用を申し込むのが最も良いと思いますよ！
それから、最低でも国際電話の応答がスムーズに行えるだけの英語力を身につけてください。
以前、私の会社が「秘書」の中途採用を行ったのですが、「最低でも国際電話の受け答えができる英語力」が条件に入っていました。

夢を壊すようなことを言ってしまって申し訳ないと思うのですが、現実としてなかなか難しい職業であるのは事実です。
私の友人は秘書科を卒業して秘書検定もクリアしましたが、配属された秘書課の「事務業務」に終わってしまい、入社後５年経っても「秘書」にはなれませんでした。
結局、その会社を辞めてイギリスに留学しちゃいましたね…。(^_^;)

ただ、私の後輩の様に「中途採用」で秘書になった人もいます。
ですので、自分を売り込むことができる業務経験と資格をしっかり取り、英語だけではなくフランス語や中国語（これは重宝されます）等も身につけておくとチャンスが来た時に勝負をかけられると思いますよ！
頑張って下さい！

お礼

ご回答ありがとうございます。秘書課うんぬんでもなさそうですね。実際励ましてほしいというよりは現状を知りたかったので、こういうアドバイスは利きます！今やっていることを見直しその道でプロになるのもいいかも…と思いました。

回答No.5

noname#1583

こんにちは、２度目の回答です。(^_^;)
「研究室秘書」の話が出ていたので、そちらについて知っていることを書かせて頂きます。

私自身の研究室在籍の経験と、実際に秘書を務める知人の話等を総合しますと、企業の秘書と研究室の秘書はだいぶ雰囲気が違います。
企業の多くは正社員を秘書として採用しますが、研究室は派遣も結構います…というより、派遣が多いのかな…？
しかも、雇用主は大学ではなく、教授個人である場合もあります。
つまり、大学とは何の関係もない身分だったりするんです。(^_^;)
高名な教授ですと、ポケットマネーで秘書さんを雇っちゃったりしますから…。
この場合は教授が勝手に募集をして、勝手に面接して雇います。
大学に断ってはあるんでしょうけれど、ね。
（←私の知人は某有名私大教授にこの形態で雇用されています。）
場合によっては保険等の契約が曖昧な場合がありますので気をつけてください。
知人の場合は、採用が決まってしばらくした後に、教授が「外部の派遣会社を通じて派遣されたことにする」という方式を取り、保険等の問題もクリアになったそうです。
…が、このあたりはかなり曖昧な印象を受けました。

募集は一般の求人雑誌にもあるみたいです。
面接は教授。場合によっては先輩秘書も参加します。
基準は相当曖昧で、教授の好みが優先されることも多いとか…（笑）。
先輩秘書が履歴書囲んで「このコ頭悪そうだからダメ～」なんていうことをやっているという話も聞きました。（←実話）
採用基準は果てしなく曖昧です。（；~▽~）トオイメ
ちなみに、資格は必要ありません。
あ、でも、理系の研究室であれば、理系卒業の方が有利だとは思います。

仕事の内容は普通の企業の秘書とかぶる内容も多いですが、基本的には電話応対（企業からのリクルーター対応も含みます）、事務手続き、場合によってはテストの採点（笑）などがあるそうです。
英語も使えればベター。
ただ、大学の研究室は（場所にもよりますが）時間の感覚がかなりルーズです。
夜来て朝帰る学生が山の様にいますし…（笑）。(^_^;)
教授も学会があって来なかったりする日もあります。
高名な教授になれば、ほとんどいなかったりしますしね～。（；~▽~）トオイメ
ですので、知人は「午後出勤したのに、人がいないのをいいことにタイムカードに午前出勤と記入する」なんて酷いことを平気でやっていました。
そして、バレないみたいです…。(~_~メ)
彼女の話だと、「適当に教授の話し相手になって、夕方さっさと帰ればいいから、子供産んでも楽に勤められるわ～」ということです。
もちろん、こんな研究室ばかりではありませんが、こういうパターンもあります。
「秘書」という職場の緊張感を求めるとすると、職場に当たり外れがあるかもしれません…。
「教授秘書」としてバリバリ働けるか、井戸端会議好きな先輩に囲まれてお菓子ばっかり食べてるか…運です。(^_^;)

後、研究室の秘書は企業の秘書以上に接する人間が限定されます。
あまり学生とは会わないみたいですし、秘書仲間と教授ばかりと顔を合わせる日が続く時もあるとか…。
そのせいか、私が知っている研究室は、秘書の回転が異常に早かったです。
ほとんど数年で辞めていきます…。
前述の知人は「私は辞めない」と豪語していますが、彼女は入社２年目にして先輩がみんな辞めてしまい、秘書の中でのリーダーになってしまってました。

…ちなみに、彼女の職場の印象は…話を聞いている限りでは「アルバイト以下」の職業意識しかない人が集まっている気がしましたね。
「機密事項の書いてある書類を読んだことを得意げに私に話してくれたり（内容付きで）」、「先輩が教授に投函を頼まれていた郵便物を１ヶ月以上も放っておいて知らん振りしたり」、「書類の上にコーヒーをこぼし、証拠隠滅をはかってシュレッダーに入れたり」etc.…。
彼女の話に相槌が打てないような話ばかりでした。(-_-;)
私の所属していた研究室の秘書さんはそんなことはなかったのですが、モラルの低い職場もあるみたいです。

え、と…真面目に頑張っている「研究室秘書」の皆様、申し訳ありません。<(_ _)>
ただ、「こういう研究室もある」ということでご容赦ください。

お礼

またまたありがとうございました～！職業モラルは大切ですよね。お堅いイメージの研究室でそんなこともあるんですね。働く以上モラルを持ちたいほうですが、お嬢でもないし現実的なので(爆）安定収入をを望みます。現職は保険も完備されてますからもう一度現会社のよさを見直してみようかと思います。本当に２度もありがとうございました♪

回答No.4

mihoko1977

現役で社長秘書をしています。（もちろん正社員です）
しかし、秘書科を卒業しているわけではありません。
入社後半年ほど経理部に所属していましたし・・・(笑)

kokkaさんは企業秘書を希望されているのでしょうか？
一般的に(当社だけ？)重役秘書には派遣社員を採用しません。
機密事項が多い為だと思います。
知人の会社で派遣社員を秘書として採用したことがありましたが、
「後任秘書の教育」という名目でした。

『秘書』というモノに憧れていらっしゃるのでしたら、
大学研究室秘書等はいかがでしょうか？
下記ＨＰに研究室等からの募集内容が掲載されていますので、
ご参考までに。

参考URL：

http://www.nifty.ne.jp/forum/fhisyo/

お礼

ご回答ありがとうございました。経理部から秘書ですか。
正社員の強みですね。私も現会社を見直してみようと思います。

回答No.3

yusyakun

知人の会社に秘書課という部署があり、彼女はそこに所属していました。
そこは、あまり条件が厳しくありません。
というのは、重役専門の事務員だからです。
電話応対、アポの調整、会議の設定、お茶出し・・・
ドラマのイメージとは違います ( 笑 )
ただし、英語の知識は問われるそうです(実際に役立つことはないそうですが)

その会社の場合、重役個人の秘書は、子飼いの部下(たいてい男性)が勤めることが多いそうです。
若くて綺麗でお嬢様っぽいのが、秘書課に抜擢される選考基準だとか。
セクハラじゃ、と彼女は怒っていました ( 笑 )
受付嬢と大差ないというのが、知人の感想です。

このように、会社によっても秘書の扱いは違います。
ただ、第三者として考えるに、派遣は難しいのではないでしょうか。
一般的な秘書といえば専属、というのが大前提のように思えます。

お礼

ご回答ありがとうございました。やはり派遣では秘書は無理のようですね。専属は先のことを考えても正社員にはなるつもりもないですし。会社によって秘書ってぜんぜん違うんだと実感できました。

回答No.1

mimidayo

秘書が実際に派遣で採用があるかはわかりませんが、あるとしても非常に少ないと思われます。一般的な会社は、総務の、庶務課あるいは秘書課に属していると思います。（会社によってちょっと課などは違うかもしれません）なぜ少ないか言えば、多くの会社は、秘書そのものの人数を減らしています。以前は各本部長クラスに一名ずつ・・だった場合も現在は二人にひとりであったり、秘書はいない・・・になったり、以前ならば、このひとなら、秘書がいたのに・・という方も現在ではいなかったり、兼任だったり・・です。
需要が少ないわけです。
学歴は、短大卒、大卒などです。英語は会社によっては必要がないかもしれませんが、一般的には、偉い人？会社の中でも秘書がいるのは数名ですから、その人がどのような方とお付き合いがあるかによると思います。
ちなみに、私の知っている範囲ですが、英語の日常会話と、フランス語が話せます。華道ができます。その理由は、（華道）部屋に花を飾るため。お客様がいらしたときに、日本風の生け花が喜ばれるとか・・です。
三名いますが、全部正社員です。
以前は受付が別にいましたが、現在は常駐していませんので、兼務で受付業務があります。（一時期は受付を派遣の方がやっていましたが、現在はいません。用のある方はインターホンで・・のメッセージになっています）
電話業務とお茶だしだけですと、やはり、一般事務の域を越えないのではないかと思います。ただ、それほど人数のいない企業ですと、社長さんの秘書兼務・・がありますから、そのようなところですと需要はあるかもしれません。

ご参考まで

お礼

ご回答ありがとうございました！！参考になりました。
ゆっくり自分に本当にできるのか、過信していないか考えたいと思います。