年末調整の事務について、教えて下さい！！

質問

仕事で年末調整の手続きを担当することになりました。
私自身、税金のことなどをよくわかっていないので、
不勉強で何をしたらいいのかよくわかりません・・

職場で年末調整の事務担当の経験をお持ちの方にお聞きしたいのですが、
(1)まず何から始めたらいいのでしょう？
(2)どういうふうにしたら効率がよくできますか？
(3)手続きで気をつけなければならない点は？
(4)知っておかなければいけない知識は？

その他なんでも、教えて下さい！

回答No.12

mameko3

わたしは１０月になると社内に貼り紙をします。
「１２月は年末調整です。
保険料の控除証明書・扶養家族の収入証明書・他、該当書類の準備をしてください。扶養家族に変動はありませんか？」
記入用紙が郵送されてくると、
「１２月１０日までに提出。期日までに提出のない人はせっかくの控除を受けることができません」
と社員に配布します。
社員数は２０名です。実際は、皆、証明書の添付だけで、内容は私が全て記入しています（前任からの嫌なしきたり・・・）。

期日前後に、改めて社員に「昨年と扶養家族や申請内容に変更はありませんか」と朝礼で呼びかけます。

私の年末調整の方法は、調整金額は、１２月給与の所得税欄で調整します。
だから、末締め翌５日払いの給与ですが、１２月だけは、
１２月２０日で締めて、３１日までは定時出勤扱いにして（以降の残業や有給は１月給与にて調整）、１２月２８日くらいに、年末調整を反映させた給与を支給します。
（源泉徴収票は２月に配布するので早く必要な方は申し出てください、と給与明細に印字しています）

源泉徴収票は、年が明けて、計算間違いも改めてなければ、１月末日までに市町村に提出したあと、２月上旬までに、社員に配布します。

というのが私のスケジュール。

（２）効率アップ
社員が少ないけど、提出先の市町村が多いので、今年のうちなど事前に、封筒の宛名書きと書類送付表を作成しておきます。
あとは、いかに早く社員から提出書類を回収するか。
うちの会社でもたつくのは、扶養の奥さんが働いていて、そこの源泉徴収票がなかなか出ない。あんなの１２月は予定額でいいんです。１月にちゃんと調整できるんですから。
あと、扶養の親の年金収入がつかめない、とかいう社員。困ります。

（４）知っておいたほうがよい知識
その年、離婚したのが年末に近いほどに、税金の還付は少なく、かえって不足額を支払うはめになる。
逆に、年末に結婚や出産で扶養家族が増えると税金の還付はまるっと１年分対象なので今年だけお得感があり、翌年は普通です。
以上の２点で、「計算間違いしてない？！」と怒る社員がまれに出てきます・・・。慌てないように。

回答No.11

777maru777

＃７です。追記させていただきます。

・途中入社の人について
他の方も書いていらっしゃいますが、途中入社の方で今年中に前職があった方は、その源泉徴収票が必要です。
途中入社時に提出されていればいいのですが、そうでなければ早めに声をかけて提出してもらうようにします。

本人が持っていない場合、本人から前の会社に連絡をとって出してもらうのですが、退社時にきちんとくれない会社（本来は退社時にもらうものです）はそういう時も発行が遅いことが多いのです…。

合算で年末調整する方法は、手引きにも解説されていますからそれにそって計算すれば大丈夫です。

・控除について
私は、一般的な控除（基礎控除、配偶者控除や扶養控除）のほかに控除がある人は、間違えないように事前に扶養控除申告書でチェックし、目印をつけています。（寡婦控除や同居老親の控除などです。）
途中でこどもが生まれた人も、扶養人数が間違っていないかよく確認します。

保険の控除も去年のものをみて、提出されそうな人を予想しておきます。
前年とかわらない場合が多いので。

年末調整は、ひとつひとつは難しくないです。
年間の給料（賞与）を合計し、該当する控除金額を合計し、それを元に税額を出して、預かった源泉税と精算すればいいのです。

ただ、手計算だと、どうしても計算ミスが出たりして、数字が合わなくなったりするんですよね（泣）。
手計算の時、一番時間がかかったのは、やはり「計算」そのものでした。２００人分くらいだったんですけど、合わなくて、原因をつきとめるのも大変で…。
計算ミスというよりも、ケタ違いをしていたり、数字の見間違いや転記ミスだったりしました。

給料ソフトなどを使っている場合は、そういう点での心配がないので全然ラクです。

ひとつひとつを、間違いなく計算し、項目ごとに合計してみて「ここまではＯＫ！」と詰めていくのが、結局は一番早いと思います。

お礼

何度もありがとうございます。
＞年末調整は、ひとつひとつは難しくないです。
年間の給料（賞与）を合計し、該当する控除金額を合計し、それを元に税額を出して、預かった源泉税と精算すればいいのです。

テキストを読んだりしていて、なんとなく流れがわかってきたところです。

＞手計算だと、どうしても計算ミスが出たりして、数字が合わなくなったりするんですよね（泣）。

エクセルで表を作って、計算させるようにしてみました。
間違えないように入力して、これを書き写します。

＞ひとつひとつを、間違いなく計算し、項目ごとに合計してみて「ここまではＯＫ！」と詰めていくのが、結局は一番早いと思います。

毎月の給与計算の度に入れておけば、今度の年末調整は楽になりますね＾＾
手計算ではこれしかないですもんね！
頑張ります。ありがとうございました。

回答No.10

777maru777

こんにちは。
給与は手計算なんですね。
私の職場も、以前は全て手計算で（そろばんの者多数…笑）、年末調整の時は、それはそれは大変でした。
他の方の回答をみて、きちんとシステマチックになっている会社さんなら何でもないことなんだなあと、恥ずかしながら感心した次第です。
既にご存知のことばかりでしたら申し訳ないのですが、何かお役にたてればと思い、回答させていただきます。

・一人別徴収簿は毎月記入されているでしょうか。年末調整までに、記入ミスがないか、もう一度確認しておきます。一枚、総合計の紙を用意して、合計を記入し、給与台帳などときちんと合っているかも確認してください。（していらっしゃると思いますが。）

・扶養控除申告書の内容をもう一度確かめます。扶養人数や住所の変更がないか、従業員の方に確認しておくといいと思います。

・保険の控除証明を早めに提出してもらいます。去年のものを参考にしながら、記入できる人から書いていきます。（本人が書いている場合は、間違いがないか確かめます。）

・私は、控除関係と途中入社などの情報を、人別に一覧にした表を作るようにしています。

実際に去年年末調整をしたものを見せてもらい、勉強する時間があるといいですね。
毎年少しずつ制度が変わりますが、基本だけでもわかっていると落ち着いて取り組めると思います。

私は、パソコンを使うようになってもうそんなに手間がかからないのに、いまだに「年末調整」ときくとドキドキしてしまいます。
がんばってください！

お礼

ご回答ありがとうございました。

そうなんです。手計算で・・
他のところでは、普通はシステムが入っているんですかね？それなら年末調整も心配ないのでしょうか？

777maru777さんのご回答、とても参考になります。
今できるところから準備したいと思います。

＞実際に去年年末調整をしたものを見せてもらい、勉強する時間があるといいですね。

そうですね。今は他の仕事で手一杯なのですが、
なんとか年末調整のことは勉強しておきたいです！

私も「年末調整」と聞くと、ハラハラしてしまいます。。
まだ何もわかっていないのですが、どうしようという不安ばかりです。
ありがとうございました！

回答No.9

noname#13679

#1です。

手順や説明は他の方々のご回答を参考なされるとよろしいと思います。
注意点としては
再就職者の内で前の会社を今年に退職された方がいましたら、前の会社の源泉徴収票を提出してもらう必要があります。前の会社の分を含めて年末調整を行います。
本年分の源泉徴収票は年末調整をする、しないに関係なく12月の支給時に全社員に交付するようにしてください。

一回流れをつかめばそれほど難しい作業ではありません。

回答No.8

noname#13679

#1です。

手順や説明は他の方々のご回答を参考なされるとよろしいと思います。
注意点としては
再就職者の内で前の会社を今年に退職された方がいましたら、前の会社の源泉徴収票を提出してもらう必要があります。前の会社の分を含めて年末調整を行います。
年末調整を反映させた結果の源泉徴収票を12月の支給時に必ず交付してください。

一回流れをつかめばそれほど難しい作業ではありません。

お礼

再就職の方がいるか、から調べないといけないですね。
3人はあてはまりそう・・
がんばってみます。
再度の回答ありがとうございました。

回答No.7

kamehen

再び＃３の者です。

会社によっては、担当者が見本を作ったりしている場合もあるようですが、毎年記入するものではありますので、例えば、昨年も年末調整した方であれば、昨年の本人分を見せても良いでしょうし、とりあえず書いてもらって、わからないところは聞いてもらうなり、チェックして不足等があれば書いてもらったりすれば良いのでは、と思います。

最初に掲げたサイトに、扶養控除等申告書等の記載例の画像もありますので、そちらも参考にされたら良いかと思います。

お礼

昨年のものを添えるのはいいですね。
新採用さんにはどうしましょう？
自分でも理解しないと説明できないですよね・・
記載例も参考にさせていただきます。

再度の回答ありがとうございました。

回答No.6

Faye

＃２です。

> 手引きは数年前のものが職場にあるのですが、それでは古いでしょうか？
古いです。
毎年毎年、若干システムが変わっています。

> 職場の人たちに「こういうふうに記入して」とか「こういう書類を添付して」という説明はどのようにされていますか？
職場の人間は私一人でしたので参考にならないかと思いますが…
記入してもらう書類って限られてますよね？
扶養関係のことと生命保険の関係…
とりあえず事実のみを書いてもらい、計算はこちらでやります。
…あまり難しく考えなくていいと思います。

お礼

再度のアドバイスありがとうございました。

毎年システムが変わるんですね。
今年の説明会で手引きを買ってきます。
ありがとうございました。

回答No.5

jeee

概要はつぎも参照してみてください。
http://www2.ttcn.ne.jp/~mkikuchi/nenmatu.htm
「年末調整のしかた」は、Ｈ１６年分が公開されていますので参照してください。
http://www.nta.go.jp/category/pamph/gensen/2774/01.htm

とりあえずは、１１月分の給与をしっかりやりましょう

年末調整は、通常、１２月分の給与＋年末調整になりますので

給与ソフトを使っていれば相当楽するけど（ソフトの更新しないといけないけど）

お礼

早速の回答ありがとうございました。
参考ＵＲＬ、役に立ちそうです。ありがとうございます。

給与ソフトはないんです。。
手計算でしているので。

回答No.4

inopapa

大丈夫、そう心配しないで。年末調整は給与所得の１年分が確定する１２月末に、決定する年税額と各月に天引き（源泉徴収）した税額をみて差を徴収したり還付したりする事務。NO1さんのように近く行われる、所轄税務署主催の事務説明会に参加し、NO2さんがおっしゃる参考書を購入すること。あとは足し算と引き算と少しのかけ算が出来る電卓を用意すればＯＫ

お礼

早速のアドバイスありがとうございました。

そんなに気楽に考えても大丈夫でしょうか？気にしすぎでしょうか・・
私はまったくわからないし、職場の人たちからも「これはどうすればいいの？」と聞かれたりすることもあるので、とても不安なのですが・・
年末調整にあたっての準備や手順など、もしよかったら教えて下さい。

回答No.3

kamehen

手抜きですが、次のサイトが参考になるかと思います。
http://www.otasuke.ne.jp/jp/kihon/nencho/

ただ、しばらく更新がされていないので、リンク先等が古かったりしますが、基本的なものは同じですので、後は「年末調整のしかた」等も参考にされれば良いと思います。

蛇足ですが、税務署が作っている「年末調整のしかた」は、もれなく無料でもらえます。
ただ、それ以上に詳しい説明については、＃２の方が書かれている本を買われた方が良いかと思います。

お礼

早速のアドバイスありがとうございました。

参考ＵＲＬありがとうございました。よく見てみます。

職場の人たちに「こういうふうに記入して」とか「こういう書類を添付して」という説明はどのようにされていますか？
説明を聞いてからでも大丈夫なのでしょうか？
そういう段取りについても、よろしかったら教えてください。