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企業名・担当者名がとっさに覚えられません。。
こんばんは。 この度、派遣で初めて仕事に就きました。 営業事務で、電話も多くかかってくるような職場です。 『○○会社××部△△と申しますが、＃＃さんいらっしゃいますか？』と 言われたとき、どうやったら全部覚えられるんですか？ メモも追いつかないし、聞き取れてはいるんですが 最終的にはいつも聞きなおしています。 相手は違うけれど、毎度毎度聞き返すのも恥ずかしいし、自分でも克服したいと思っています。 他の人を見ていると特にメモも取っているわけでもないし わりと正確に引き継いでいます。（電話） 覚えるときになにかポイントでもあれば・・と思い、質問させていただきました。 周りの人に聞いたら『適当』とかそういう返答ばかりです。 真剣に悩んでいるので、アドバイスよろしくお願いします。
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あえて言うなら企業名だけは必ず聞き取ることですよね。その次に誰あてかという点。 ＞『○○会社××部△△と申しますが、＃＃さんいらっしゃいますか？』と 言われたとき、どうやったら全部覚えられるんですか？ 私も全部覚えられません（笑） 慣れないうちは聞き取れないのでやはり毎回聞き直していますよ。このとき聞き取りメモは必ずとりますがもう殴り書き状態です。最後にかたことのメモ書きを見ながら復唱し確認を取ります。 自分なりのコツ 途中聞き取れなくても、とりあえず先方が言い終わるまで待ちます。（先方が言っている最中に聞きなおすのは避けたほうがよいでしょう） 仮に『○○会社××部△△と申します』が全然聞き取れなくても、最後の『＃＃さんいらっしゃいますか？』の言葉尻だけとらえて次のように対応します。 『はい、＃＃でございますね。恐れ入ります、お名前のほうもう一度お願いできますか？』 『○○会社××部△△です』 『はい、△△様でございますね、ただいま代わりますのでお待ちくださいませ』 こんな感じに応対すると、＜ああ、社名はちゃんと聞き取ってるんだな、自分の氏名を念押しで聞いていたんだな＞と思ってもらえます（笑） ホントは聞きたいのが企業名から全部であっても、まるまる聞き返してるのがバツが悪い時には、いかにもあなたのご氏名を確認させていただいています、みたいな感じをよそおって。一番いいのは、ちゃんと会社名、（部署）、氏名を復唱することだと思います・・・ あともうひとつ。 職場に取引先名簿などがあると思いますので、自分用に控え（コピー）を取らせてもらってはいかがですか？（無理なら閲覧させてもらうだけでも） 企業名を文字として目で確認するだけでも印象に残るし、さらに声に出して読み上げてみると、頭に入りやすいかもしれませんよ。 職場の方に「一日でも早く電話の取次ぎがスムーズに出来るよう、勉強したいんです」とお願いすれば協力してもらえるのではないでしょうか。 がんばってください！
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- 0201_4_sou
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かかってくる電話の相手というのは、大体決まった企業が多いと思います。ですので、最初は分からないだらけでも、ある程度期間続けていれば自然に覚えられると思いますよ。 それに相手の名前までは無理でも、企業名だけ覚えるようにすれば、「●●会社さんから電話です」と伝えればそれで充分だと思います。 伝えられた側も、ここの企業からだと誰からというは分かると思いますから、全く問題ないですよ。 もちろん、相手の名前まで覚えられるようになったら、企業名共に伝えられると一番いいですよね。 私も電話で相手先や名前を覚えたつもりが、保留を押した瞬間忘れてしまった！ということが何度もあります。 そのときは、もう一度電話に出て聞き返すときもあれば、「誰だか忘れたけど電話です・・」なんてひどいつなぎ方をしてしまうときもあります(^_^;) 誰だって最初は覚えられないものです。「慣れる」ということが一番のアドバイスだと思います。
お礼
ありがとうございます。 電話には慣れてきたのであとは環境だけです・・。 なかなか難しいですね・・。 3ヶ月だし、割り切ってますが、 やっぱり話しに加えてもらえない雰囲気は辛いです。 あーはやく慣れないかなー
- fanfan-nya
- ベストアンサー率16% (4/24)
私も最近新しい派遣先に変わって同じ事に悩んでいます。 前の派遣先では私の机には電話はなかったので、あまり電話慣れしてないんです。 おまけにあやうく前の社名で出そうになったり・・・。 やっと落ち着いて今の社名を言えるようになったのですが、聞き取る方はまだまだです。早口でボソボソ、という人も多くてかなり苦戦しています。 でもよくかかってくる人は覚えはじめたので、あと少しの辛抱と自分をなぐさめています。 昔電話の多い所に勤めたこともあるので、克服まであと少し、という感じはもう自分で解ってはいるんですよね。解っていてもなかなかできないですが。 tea999さんももう少しの辛抱でよくかかってくる人は覚えられると思いますから、それまではきちんと聞きなおしたりして頑張りましょう。
お礼
1週間が経ちました。ずいぶん慣れました。 名前もちゃんと聞き返しています。 嫌味な言い方で名前を繰り返す人もいますが・・ わからないまま保留すると怒られるので頑張ってます。 やっぱり最初の1週間は耐えないとダメですね。 ありがとうございました！
- kobalt
- ベストアンサー率31% (1861/5998)
最初はそうですね。 他のかたは、電話のくる企業名、担当者名がだいたい決まっているので 覚えてしまっているのでしょう。 最初は聞き返していいですし、最低でも社名だけわかればなんとか なると私は思っています。 「○○銀行のかたからです」と言えばいい場合もありますし、 部署名まではメモしなくても、社名と担当者名で充分の場合もあります。
お礼
慣れるしかないんですねぇ・・ ありがとうございました。
- ezcomeezgo
- ベストアンサー率18% (3/16)
市販のメモもあるけれど、私の場合は Excelでオリジナルメモを作っていました。 会社名 _______________________ 部署or担当 _______________________ お名前 _______________________ 誰に？ _______________________ 用件 _______________________ みたいな簡単なもの。 ＃1、＃2の方も仰っていますが、復唱するのは 別に恥ずかしいことではないと思います。 頑張ってください。
お礼
そういうメモはあるんです。 ただ・・毎回毎回聞き返すのも失礼なので なにかコツがあればなぁ・・と思って。 慣れるまで頑張ります。。 ありがとうございました。
- aiko74
- ベストアンサー率34% (76/222)
確かに聞きなれない社名で長い部署名や担当者の名前を全部覚えるのは大変ですよね、はっきりと聞き取れない場合もありますし。 私も社内の直通電話がなっているのに取り次ぐときに 「サンダースさんとかいう外人みたいな名前の人から電話です」と取り次いだら「○○支店のハンザワさんじゃないか」って遠くから言われ社内全員のひとに 笑われたことがあります。 間違わずに伝えられるように私が気をつけたことは 聞き取った全部をメモするのは難しいので ○○株式会社××部▲△ですが ◎◎さん居ますか？ って言われた場合 ○ × ▲△ ◎ の部分だけ走り書きをして それを頼りに復唱をして正しくすべてをメモをして 取り次いでいました。
お礼
やっぱり間違えますよねー たまになら笑って済まされますが、毎回だと引きますよねぇ・・。 慣れるまで頑張ります！ ありがとうございました！
- sukeken
- ベストアンサー率21% (1454/6647)
こんばんわ。 やはり最初は躓きますよ。普通。 分からなければ聞き返しておくのが、Bestだと思います。分からないまま取り次ぐ方が、失礼です。 名前はそのうちにいやと言うほど覚えられるはず。 「適当」は慣れた結果の話だと思いますよ。 声を聞いただけで分かるようになれば、たいした物ですけど、やはり少し時間は必要ですよね。 頑張って！ でわ！
お礼
ありがとうございます。 やっぱり時間の問題なんでしょうねぇ・・。
お礼
ずいぶんお礼が遅れてしまい申し訳ないです。 派遣後1ヶ月が過ぎ、本当に慣れました！ 聞き取れないときは聞き返す、回数もずいぶん減りました。 聞き取れないのはやっぱり緊張と不慣れが原因みたいです。 社員の方に電話応対が綺麗だと褒められてちょっと浮かれてます！ 派遣だからすぐに慣れないとダメなのかな・・と思っていましたが、 3ヶ月は思ったより長いです。 1ヶ月かけて慣れても十分だとわかりました。 次の職場ではもう悩まなくていいかな？なんて思ってます。 ご丁寧にどうもありがとうございました！