【至急】メールを添削していただきたいです。どうして

質問

【至急】メールを添削していただきたいです。どうしても偉そうになってしまいます。
新しくなった貿易のルールと手順書がわかりにくく、営業所から問い合わせが殺到しています。

別部署の課長にメールを送りたいのですが、どうしても偉そうになってしまいます。
添削していただけないでしょうか。。
私は社会人2年目の経理課ぺーぺーの立場です。

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お疲れ様です。
海外貿易の未着品受け入れ依頼書につきまして、ご質問がございます。

(1)『A/N本船入港日』は経理課の処理では必要ない日付です。
未着品受け入れ依頼書に書くと混乱してしまうのではと思いますが、営業所の処理で必要なのでしょうか？

(2)『貨物搬出日』には輸入許可書の輸入許可日を記入するようになったと思いますが、
貨物搬出日の表記のままだとわかりにくいのではと思います。
また、手順書を拝見したところ『輸入許可書』を確認して仕入計上するということはわかりますが
『輸入許可書の輸入許可日で処理』ということがわかりにくいのではと思います。

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必要のない日付をなぜわざわざ依頼書に書かせるのか。
手順書の表記が分かりにくいんじゃないかって偉そうにならないように伝えたいです。。。

急いでます。よろしくお願い申し上げます。

回答No.5

kanstar

メールの添削内容ではないけど、別部署へのデータへの提供はよくあることだけど、それはデータを加工しないでそのままでの形で提供というのが基本です。

理由は、提供先で提供されてきたデータを業務で作業しやすいように加工すればいいだけです。

もしも、提供元に提供先の業務に合わせてデータを加工してもらうということなら、それは組織(部署間)の話し合いが必要となります。

理由は、データの加工には提供元の社員の人件費(コスト)が掛かるからです。

まあ、この辺は、ご質問者様の直属の上司にご相談した方がいいのではと思います。

このような内容のメールを直属の上司に事前の相談なしに送ったら、組織(部署)間の問題になるでしょうね。

回答No.4

pluto1991

経理課にも4月入社で多数の新人がおり、この2点についてが非常に間違いを誘発しやすい表記となってしまいます。
間違いを起こすと営業部にも迷惑をかけることになってしまいますので、出来ればこのように一部改正していただけると、とても助かるのですが。
いかがでしょうか。

「自分のためにこうしてもらえると助かるのです、ありがとうございます。」　というスタンスが「じゃあしゃあないなあ」と思わせる秘訣ではないでしょうか。

回答No.3

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）

・ご質問がございます→　各営業所から要望が殺到しているので
　以下の通りご変更いただけないでしょうか。

（変更前）～～
（変更後）

ご検討何卒宜しくお願い致します。

・急ぐのであればあなたの上司の課長さんについてきてもらって
別部署の課長さんに直接話した方がよいです。

・リモートであれば上司の方から電話してもらいましょう。

・メールだと表情が見えないのでどうしても冷たい印象になります。

・それと一度定めた手順書を簡単に変更できないのでは？

・会社のルールが変更になるとしばらくは
営業所から質問が殺到するものです。
なので一斉メールで補足説明をしたりします。
しばらくすると収まります。

その辺りの対処があなたの仕事として与えられているのではないでしょうか。
質問回答窓口としてあなたが対応することで各営業所に名前も知られ
今後の仕事がしやすくなるのではないでしょうか。

回答No.2

中京区 桑原町（@a4330）

先に案内のあった海外貿易の未着品受け入れ依頼書に関し、一部不明瞭な点があり改善の検討をお願いします。

(2)『貨物搬出日』
手順書では「輸入許可日」で処理することになっています。
貨物搬出日と表記すると輸入許可日が判らず混乱します、併記するか輸入許可日に変更をお願いします。

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(1)『A/N本船入港日』は経理課の処理では必要ない日付です。
未着品受け入れ依頼書に書くと混乱してしまうのではと思いますが、営業所の処理で必要なのでしょうか？

※：これは相手に言う事ではない
混乱しない様に経理部で気を付ければよい
もし、A/N本船入港日と類似の表記があるのなら具体的に混乱しない方法を提案すべき

回答No.1

Nobu-W

お疲れさまです

『海外貿易の未着品受け入れ依頼書について』
(1)『A/N本船入港日』は経理課の方では、処理として必要のない日付であり、
　　未着品受け入れ依頼書に記入されますと、混乱してしまうのではと思いま
　　すが、営業所の処理で必要でありますでしょうか？
(2)『貨物搬出日』には輸入許可書の輸入許可日を記入するよう変更があった
　　と思われますが、貨物搬出日の表記のままですと、分かりにくいのではと
　　思います。
　　また、手順書を確認したところ『輸入許可書』で仕入計上するという事は
　　把握できますが、『輸入許可書の輸入許可日で処理』という事が分かりに
　　くいのではと思います。
以上２点　ご確認ください

かな？　＞＜