マイナンバー取得後の保管方法

質問

マイナンバーを取得した後、みなさんの会社ではどのように保管されていますか。
鍵のかかるロッカーへ保管は必須だと思いますが、
そこに入れる前の状態についてアドバイス頂ければと思います。

30穴リング式ファイルに、透明ではないポケットファイルに入れて、鍵の掛かるロッカーへ。
または、そのファイル毎入る鍵の付いたケースに入れて、鍵の掛かるロッカーへ。
この程度でいいものでしょうか。

宜しくお願いします。

回答No.2

QCD2001

保管についてはそれで十分だと思いますが、マイナンバーについては、それが秘密であって見る権限のあるもの以外は見てはならないものであることを周知徹底することが義務付けられています。
周知徹底とは、社員が偶然そのファイルが机の上に置いてあるところに通りかかったときに、そのファイルが見てはならないものであることが分かる必要があります。ですから、ファイルの表紙と背表紙に「(秘)　許可されたもの以外の閲覧を禁ず」と書いておいた方が良いです。

現状では、他人がマイナンバーを盗み見たとしても、そこから利益を得ることはできないのですが、万一マイナンバーが外へ漏れたとき、「閲覧禁止」と明確に書いてあるにもかかわらず従業員が見た場合には、従業員が責任を問われます。マイナンバーが漏れたことによって誰かに損害を生じた場合には、盗み見た従業員と会社に賠償責任が生じます。
書いてない場合には、従業員は知らずに見てしまったのかもしれません。悪意があって故意に見たとしても、悪意を立証する方法がありませんから、従業員は責任を問われず、会社側にのみ賠償責任が生じることになります。

ですから、これが秘密の書類であって、閲覧を禁止しているものであることが見ただけでわかるようにしておいた方が、万一の場合に安心です。と言っても、現状では「万一」などということは起こり得ないのですが・・・。

回答No.1

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）

法人番号ですね。
十分だと思います。
当社でもダイヤル式手提げ金庫に入れて
金庫にしまい、金庫の鍵は鍵のかかるロッカーに入れています。