請求書のわかりやすい保管方法

質問

お世話になります。
1人事務をしはじめて4年目になりました。
会社にとって始めての事務員で私自身も始めての事務職。
ぜひ皆さんの会社ではどうされているのか、どうすれば簡素でわかりやすいか教えてください。

今回請求書の保管方法について質問です。
今までは、毎月取引のある企業から送られてきた請求書は企業ごとにファイルを作り保管していました。
が、取引をする企業が年々増えるにつれファイルも増えていき目当てのファイルを探し出すのも現在では一苦労の状態です。
そして1回限りの取引で終わる企業も多数あります。
その場合は、1つのファイルに【一見さん企業】としてファイリングして保管していますが、どうもごちゃごちゃして見にくいのが現状です。

振込み月もまばらで管理が大変しにくく、たまに振込みの漏れが生じたり・・・。

4年目に入り、いい加減改善したいと思っています。
以前お邪魔した取引先では大容量の太いファイルに全請求書を収納しカラーの仕切りインデックスでわかりやすくなっていました。
ですが振込みの管理はどうしているのかまではわからず・・・。
どうか良い方法を教えてください。
宜しくお願い致します。

回答No.2

yamato1957 · ベストアンサー

会計ソフトをパソコンに導入すると簡単に解決出来ると
思いますがね。
貴方の貴重な時間浪費を会計ソフトが肩代わりしてくれますよ。
＞振込み月もまばらで管理が大変しにくく、たまに振込みの漏れが生じたり・・・。
自動的に振込みをしたり、請求書を発行してくれます。

社長さんに相談して見れば？。会社なら税理士さんとお付き合いが
あるはずです。相談するのも手です。

回答No.4

noname#77757

ＲＭＳ＝レコーディング　マネーメント　システムと言う言葉を聞いたことありますか？このシステムは手書きでも電算アウトプット用紙でも容易に管理が出来ます。これについて間単に書きます。「請求書は月に１件また１０・２０・２５・月末日のようにしか来ませんのでその積りで書きます。」

※請求書はこれから支払う分と支払済のものがあります。この請求書の整理がＲＭＳです。
(1)未払い請求書は支払前日に仕分して支払日に一括支払します。
(2)支払済請求書は相手先毎にファイリングします。
(3)そうしてそれぞれの相手先ファイルのインデックス（相手先見出）をつけます。
(4)これをボックスに収納します。側面上部に請求書その下に相手先を記録します。
(5)このようにすれば監査等のとき容易に照合「チェック」が出来ます。
(6)量的に多い場合は毎月相手先毎に製本します。「資材は文房具にて」

回答No.3

noname#155097

うちも請求月別にファイルしています。
あくまでも原始伝票ですから、すぐにみられるようにしています。
月ごとに、業者名、請求金額などの目次をつけたりもしています。
そうすれば、その目次(エクセルで２枚作成)を別途ファイルしておけば
欲しい請求書にすぐにたどり着くことができます。
その目次に、振込金額、手形期日と金額の項目をのせて、
それをチェックリストにすればいいのです。

請求書が来る→ためる→目次をつくる→ファイルする→振込する
→もれがないか確かめる。
私はこのファイルに振込伝票を添付しています。

顧客管理、買掛管理、仕入管理など、さまざまな要求があるとは
思いますが、安価な会計ソフトでもある程度はカバーできますので、
そちらの導入も視野に入れられてはいかがでしょうか。

回答No.1

noname#144768

月別にファイルしています。
どの程度の量があるのか分かりませんが
ウチでは部署ごと、部門ごとに月別でファイルです。
支払いが終わるまでファイルはしません。
この《月別》の意味は振込み月の意味ではなく
請求書の日付という意味です。