会社のデータをまとめたい【ソフト探してます】

質問

会社にあるデータをまとめ、クラウドでデータをみれるようにしたいです。

現在「販売管理」「営業マン各自管理エクセル」「日報」
の3つのデータがあり、これをまとめたいです。

販売管理はアクセスのシステムでCSが入力、営業マンが閲覧しています。
売上が上がった時は一回会社に戻ってきて入力したりと無駄が多いです。
営業リストは営業マンが各自でエクセルで各自管理しており、引き継ぎ等もされたりされていなかったり。
日報はメールで毎日送っていますが、これが形骸化してみていない者もおりこれを今回クラウドでいつでもどこからでも入力できるようにしたい。

このような状況で過去「シナジー」「セールスフォース」等使ってみましたが、結局継続して使っていく事ができずにデータベースがばらばらのままです。
今の形からやる事を増やすと誰もやらないと考えていますが、今の形から作業が減らすことができ社内の仕組みを作れればと考えております。
何か良い方法はありませんでしょうか。

よろしくお願い致します。

回答No.1

tachin · ベストアンサー

２つも製品を購入できてうらやましい企業だと感じます。
　当方、ベンダSEを経験した後、社内SEとして従事してます。
　企業規模、社風、営業社員の比率ごと、加えてお金の限度で、導入できるシステムは異なるはずです。

　そもそも２つも高額な製品を入れて、継続して使えてないという点に、大きな問題があると感じます。
　何故でしょうか？。
　恐らく、次に別のを入れても、スクラッチで開発したとしても、継続して使ってもらえず、社員の誰かには、「使えない代物」と言われて同じ結果だと思います。

　組織体制、業務の仕方、部長や経営陣の仕事の方針など、はっきりしてない企業だと思われます。
　使っている社員もほんの一握りで、経営陣すらその存在を知らないといった企業ではないでしょうか？。
　ベンダ時代、幾つかの企業を拝見し、今の企業もそうですが、社員も経営陣もボンクラばかりです。老害とオーナー企業のため、PC満足に使えない、教えても使えない社員にも使えというのは、酷でもありますし、経営を省みず、一般株主のようにいるだけの経営者であれば、会議もそんなシステムのデータを用いて動向を考慮しての会議などしてないはずです。

　システムを入れる前に、業務改善をするべきと思います。システム入れればどうにかなるという考えは、中小ではよくある話しでもありますが、その考えでは、まっとうに動くはずもなく、社内SEがいらっしゃるのであれば、同じ意見を言うはずです。転職経験のない社内SEだと、日々の販売管理の業務の方法しか知らず、窓口程度の作業や、旧態スキルのプログラミングしかできず、LAN配線すらできないといった方も多くいるようですので、あてにならない社内SEを抱えている中小は多いと感じます。逆に管理部門においても社内SEは、雑務と言う立場でしか捉えておらず、意見を求めると言う事をしない企業もあるようですし。

　体制の一つとしては、売上入力は営業マンではなく、庶務職や購買部門に任せるというのもあります。但し、それだと営業マンが売上把握を即把握できないという事があります。
　Web化をすることで外でも見ることは可能でしょうが、入力となるとパソコンでないと、不自由、見えないという意見はありえますし、いまやスマフォ時代ですから、スマフォ対応のものを用意してあげる必要がでてもくるかと思いますが、結局は自社に戻った方がやりやすいということにもなるでしょう。そのため、照会機能だけスマフォにして、売上入力などからは外すという体制作りをする方が良いと思います。しかし、扱い商品や即顧客対応が求められる商材であれば、そうとも言い切れません。
　次に日報等に関してですが、これは販売管理と連動させるとしても販売管理の中に組み入れない方が良いと思います。使っていくうちに、求められる機能が代わってくるためです。やるならば、販売管理からBIなどで欲しいデータを抽出でき、それを営業管理に連動できるようなものが良いと私は感じてます。その営業管理システムに日々の日報が入れられれば、履歴管理もできます。但し、これをオープンにすると、他部門の営業マンも見れてしまうため、ある意味競争の渦中にいる営業マンにとっては、自分のノウハウや情報を出したくないという方もいるので、重々検討する事をお勧めします。もしかして、そういう営業マンがいるため、使われてないということありませんか？。

お礼

継続して使えていない点に問題がある。
おっしゃる通りだと思います。
過去のシステム導入も全て社長の一存で導入が決まり、
それが勝手に降りてきていました。
社内のデータベースに関してもここ数年まとめたいと
ずっと言っており、それが担当部署に降りてくるんですが
その責任者が何も進めないということで
今回私の部署にそのお鉢が回ってきました・・・。
今までの高額システムも使っている社員はほんの一握りで・・・
まったくもってその通りです。
ようは社内、その先の利便性よりも
社長をみて仕事をしていたのだと思います。
頂いたアドバイスの
照会機能だけスマフォにして、売上入力などからは外すという体制作りをする
というのは早速社内で取り組んでみたいと思います。
あと日報のオープンに否定的な社員がおり、現在の幹部しか見れないという形に収まっております。
共有すべき情報とクローズにすべき情報を洗い出し、再度進めたいと思います。
回答いただきありがとうございました。