経費精算のシステム化のメリットって

質問

はじめまして。wolf0327と申します。
会社で経理を担当されている方に質問があります。

会社の経費(出張費や会議費等)の申請や精算業務をシステム化しているケースは多いと思うのですが、実際にそういったシステムを導入する前と後で具体的にどういった点でメリットがあるのでしょうか？
また、導入したことによって逆にデメリットが発生したということもあるのでしょうか？

知人(一応経営者)から相談を受けたので、私もネット等でいろいろ調べてみたのですが、見つかるのは各メーカーのHPの製品紹介ばかりで、悪い言い方をすれば「自分のトコに都合の良い事」しか書いてありません・・・
ですので、実際にそういったシステムを使用している方の体験談と言いますか、良い面も悪い面も含めた素直な意見をお聞かせ願えればと思います。

経理を担当されてる皆さんお忙しいとは思いますが、
何卒ご回答宜しくお願い致します。

回答No.1

ootsu · ベストアンサー

メリット
1.経費申請、精算期間の短縮
2.経費申請進捗が一元管理できて、いちいちどこで滞っているか聞いて回らなくてよい
3.経費精算進捗も一元管理できて、精算金振込み確認の問い合わせが激減。
4.勘定科目も検索機能をつけたところ、問い合わせが激減

デメリットというか変わらない点
必要証憑は変わらないのであいかわらず紙での管理が必要

お礼

早速のご回答ありがとうございます！！

なるほど～、１のメリットはある程度想像がついていたのですが、(私自身が経理業務をあまり把握していないという事もあるかと思いますが・・・汗)２～４はとても参考になりました！！
ペーパーの管理がひきつづき必要とはいえ、問い合せ数の激減というのは確かに大きなメリットですね！！

お忙しいところ本当にありがとうございました！！！
また何かありましたら相談にのって下さいね！

回答No.2

aaa999

小生が勤務していた会社は当初の電算化した場合は出張命令簿はハンドで命令簿を庶務部門の担当者（小生所属の事業所で≒２００名、全社で≒２５，０００名）が１件ずつハンドでコンピューターに入力していました。
庶務担当者は毎日２．３時間は入力に時間を費やしていました。
現在は社員各人が出張毎に出張命令簿の入力画面に事前、事後の2回入力します。
庶務担当者は旬日毎に集計画面で誤りをチェック、誤りがあれば却下します。
却下された社員は修正画面で修正するシステムとなっています。
出勤承認された出張旅費は旬日毎に社員各人の給与口座に降込まれます。
それ以前は旬日毎に経理担当者が銀行から出金して各人に振り分け現金支給全てハンド人手を煩わしていました。
勿論、通勤手当然りです。
現在、元会社は現金支給は表彰・褒章の臨時の出金のみが現金支出です。
全社で庶務部門の社員数は半減です。
只、税務調査、社内監査用に帳票として出金伝票は1部はペーパー化しています。
でも出張命令簿が発行箇所→承認箇所→発行箇所→承認箇所という流れがなくなり大変簡素になりました。
但し、プログラムの作成費用？を考慮すると其の費用をペイするには小規模会社だと時間が必要でしょう。

お礼

諸事情によりお礼が遅くなってしまい申し訳ございませんでした。

やはり費用はかなりかかってしまいますよね・・・
私の知人もそこネックとなってなかなか導入に踏み切れないようです。
ですが、実際に導入された方の意見としてこれだけ大きな効果を上げているというのは非常に心強く感じます。

お忙しいところ本当にありがとうございました。