営業経費の精算方法について

質問

営業経費の精算方法について
現在弊社では法人クレジットカードを部長と課長（一部）に支給し、経費の精算をしています。基本的に仮払いは行っておらず一般社員は出張時の精算を現金もしくは自分のカードでしています

出張から帰社後、経費請求をしてもらい現金で支払いをしていますが、長期出張の場合、自己負担での仮払いが数万円になり、一時的ではありますが、社員への負担感が大きいようです。
ただ、営業社員全員に法人カードを持たせてしまうと今度は紛失・悪用のリスクや年会費がかかるのが問題です。

皆さんの会社では、経費の精算はどのようにされているのでしょうか？
・出張の際には、事前に仮払いをされていますか？
仮払いの条件（試用期間終了後？）等はどのようになっていますか？
・個人のクレジットカードでの精算は許可されていますか？
・法人クレジットカードの所有者制限はどのようにされていますか？役員だけ？部長だけ？

他社での状況を確認するように上司より指示がありましたが、なかなかそんな資料はみつからず、ご質問させていただいている状況です。よろしくお願いします。

回答No.3

19620205

自分がいた会社は、旅券は事前に支給し、宿泊は個人個人が１万円を上限に自分で予約する仕組みでした。役職名を置き換えると、部長３０万円、課長２０万円、係長１０万円といった具合に、役職に応じて、月初に仮払金を渡していました。そして、１週間単位で精算というか、日付毎に領収証と伝票を提出させていました。仮払金の必要のない者は、自分で立て替えていました。クレジットカードでの支払いも許可していました。
法人カードを持つことを検討した事もありますが、紛失を考えてやめにしました。取引先の一部上場企業では、接待の必要のある部署の部長以上が法人カードを持っていました。

回答No.2

miche11e

出張時の仮払に焦点を当てて、私の知っている事例を回答させていただきます。

出張に際しては、仮払の要・不要に関わらず、出張申請書を提出させます。これは、出張予定を事前に押さえることによって、無駄な出張をなくす目的の方が大きいです。たとえば「同行者」を記入させることにより、大人数での出張予定をキャッチし、必要性の低い同行者にストップをかけることが、経費削減に大きく寄与します。

仮払が必要な場合には、この申請書に、必要な仮払額を記入してもらいます。

精算方法はシンプルで、社員の立替経費を１ヶ月ごと、１人１枚の伝票にまとめて記入させます（勘定科目別に欄を分けて）。その際、交通費の記入欄（日別に経路・金額を記入）に、出張時の交通経路・交通費も、すべて記入させるのです。ちなみに、出張手当もこの立替経費に加算して支払います。

事前に仮払をしている社員については、立替経費の合計金額から、仮払額を差し引いた残りを支給（振込み）します。予定していた経費より少なくて済んだ等の理由により、支給額がマイナスとなる場合には、現金精算（徴収）が必要です。

この方法であれば、法人のクレジットカードを出張用に用意しなくても済むのではないかと思います。

ご参考になれば幸いです。

回答No.1

nama777

御社の一般社員と同じです。出張時は自分のポケットマネーで立て替え払い、帰社後に領収書を示して現金精算です。カード払いは、よく知らないのですが何かの規則で不可となってます。最大で８０万立て替えたことがありますが、そういうものだと思ってこれまであまり気にしてませんでした。出張前の仮払いというのは、そういう制度があれば便利かという気もしますが、いったん預かれば受領書を書かなければいけないし、事務所側も後で残金を返されると手元に現金が残るし、面倒も増えるような気がします。個人的には、最後の結果が同じなら途中の事務手続は少ない方がいいです。仮払いを制度化するというより、希望者は相談に応じるくらいでどうでしょうか。